verbinding in het depot geplaatst (in een keer of in aparte sessies). Direct na de
opname in het depot wordt nagegaan of het archief aan de voorwaarden, zoals
gesteld in het contract, voldoet. Als alles in orde wordt bevonden, zorgt het Digitaal
Depot ervoor dat op de website van de archiefdienst een bericht komt te staan
waaruit blijkt dat het betreffende archief voortaan beschikbaar is voor de bezoekers
van het archief. Bij een volledig openbaar archief kan zelfs via de website direct in
de documenten worden gekeken. Al deze processen spelen zich zoveel mogelijk auto
matisch af. Slechts bij die processtappen waar "bestuurlijk" iets aan de hand is,
bijvoorbeeld het opstellen van het contract en de formele acceptatie van het archief,
is sprake van handmatige uitvoering.
Archief van het archief
Een digitaal depot moet niet alleen in staat zijn archief betrouwbaar op te slaan.
Om het opname-, beheer- en behoudproces optimaal te kunnen ondersteunen moet
binnen het digitaal depot onder andere een "archief van het archief" worden bijge
houden. Alle activiteiten die binnen het digitaal depot worden uitgevoerd op onder
delen van het overgedragen archief, zullen een spoor moeten nalaten waaruit op
heldere en transparante wijze gereconstrueerd kan worden wat er precies met het
archief is gebeurd. Dit gaat verder dan wat men in ICT land een "audit trail" noemt.
Het "archief van het archief" zal naast de neerslag van de binnen de applicatie uitge
voerde handelingen ook de neerslag van het handelen van de organisatie daaromheen
bevatten. Uiteraard zal binnen het digitaal depot ook een selectie- en vernietigings-
beleid, met name toegespitst op het "archief van het archief", geïmplementeerd
moeten kunnen worden.
Metadata
Het digitaal archiveringsproces stelt hoge eisen aan het over te dragen archief. Alle
metadata die nodig zijn om de toegankelijkheid te realiseren dienen expliciet beschik
baar te zijn, de digitaal depot applicatie moet de structuur van het archief kunnen
herkennen, moet weten wat de series, subseries en de dossiers zijn en wat de docu
menten zijn die in die dossiers zitten. Ook moeten de metadata de diverse archief
onderdelen inhoudelijk voldoende beschrijven, zodat de gebruiker op zinvolle wijze
kan zoeken. Voorwaarde hiervoor is dat de archiefinstelling, liefst in samenspraak
met de archiefvormers, een methodiek heeft vastgesteld om het archief, inclusief
metadata, aan te leveren. De archiefvormer dient te beschikken over een applicatie
waarin digitaal archiefmateriaal gestructureerd en betrouwbaar wordt beheerd.
Bij digitaal archief van mindere kwaliteit is een "archiefbewerking" nodig. Ook dit
verloopt zoveel mogelijk automatisch. Het in een directory structuur aanbieden van
archief met betekenisvolle namen van de mappen en submappen vergemakkelijkt dit
proces aanzienlijk. Het digitaal depot moet vervolgens functionaliteit bieden die het
mogelijk maakt om zonder veel bewerking een "licht gestructureerd" digitaal archief
op te nemen.
Als een digitaal archief wordt aangeleverd, is het uitgangspunt in principe dat alle
informatie die nodig is om dat archief te ontsluiten, in het archief zelf aanwezig is.
Bij het opnameproces worden deze metadata uit het archief gedestilleerd en vervol
gens verwerkt. Een van de belangrijkste functies van het digitaal depot is om dit
destillatieproces zoveel mogelijk automatisch te laten plaatsvinden. In de papieren
wereld is bij de bewerking van een archief over het algemeen de inhoud van het
archief leidend. Daarbij wordt gebruik gemaakt van literatuur over de archiefvormer
en van andere context bronnen. Bij digitaal archiefmateriaal wordt er van uitgegaan
dat de metadata integraal deel uitmaken van het archief en dus niet aangepast of
geherinterpreteerd worden. Hierbij wordt in aanmerking genomen dat het gros van
het aan te leveren archiefmateriaal in de toekomst afkomstig zal zijn vanuit records
management applicaties, waarvan de metadata de formele status van de documenten
en dossiers aangeven. De toegang op het archief wordt ook automatisch gegenereerd,
hetzij door middel van automatisch gegenereerde "klassieke inventarissen" of door
een moderne zoekfunctionaliteit, dan wel anderszins. Het moet uiteraard ook moge
lijk zijn verschillende manieren van zoeken naast elkaar te kunnen aanbieden.
Blijvende toegankelijkheid
Een andere zaak die in het digitaal depot geregeld moet worden is het waarborgen
van de blijvende toegankelijkheid van het digitaal archief. Wanneer bestanden in
het digitaal depot onleesbaar dreigen te worden, bijvoorbeeld omdat de software
waarmee ze worden geraadpleegd verouderd raakt, dienen in het depot bewaaracties
('preservation') te worden ondernomen. Ook hier dient zoveel mogelijk van auto
matische processen gebruik te worden gemaakt.
Waar staat het Nationaal Archief op dit moment?
De afgelopen twee jaar is binnen het Nationaal Archief een eerste versie van de
digitaal depot applicatie ontwikkeld. De functionaliteit kan op hoofdlijnen als volgt
worden omschreven. Binnen de applicatie kan een archiefvormer met het Nationaal
Archief een overeenkomst aangaan tot overdracht van digitaal archief. In deze
overeenkomst wordt vrij gedetailleerd aangegeven wat er overgedragen gaat worden
en wanneer de concrete overdrachtsmomenten zullen plaatsvinden.
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
digitale depots in nederland
95