verbinding in het depot geplaatst (in een keer of in aparte sessies). Direct na de opname in het depot wordt nagegaan of het archief aan de voorwaarden, zoals gesteld in het contract, voldoet. Als alles in orde wordt bevonden, zorgt het Digitaal Depot ervoor dat op de website van de archiefdienst een bericht komt te staan waaruit blijkt dat het betreffende archief voortaan beschikbaar is voor de bezoekers van het archief. Bij een volledig openbaar archief kan zelfs via de website direct in de documenten worden gekeken. Al deze processen spelen zich zoveel mogelijk auto matisch af. Slechts bij die processtappen waar "bestuurlijk" iets aan de hand is, bijvoorbeeld het opstellen van het contract en de formele acceptatie van het archief, is sprake van handmatige uitvoering. Archief van het archief Een digitaal depot moet niet alleen in staat zijn archief betrouwbaar op te slaan. Om het opname-, beheer- en behoudproces optimaal te kunnen ondersteunen moet binnen het digitaal depot onder andere een "archief van het archief" worden bijge houden. Alle activiteiten die binnen het digitaal depot worden uitgevoerd op onder delen van het overgedragen archief, zullen een spoor moeten nalaten waaruit op heldere en transparante wijze gereconstrueerd kan worden wat er precies met het archief is gebeurd. Dit gaat verder dan wat men in ICT land een "audit trail" noemt. Het "archief van het archief" zal naast de neerslag van de binnen de applicatie uitge voerde handelingen ook de neerslag van het handelen van de organisatie daaromheen bevatten. Uiteraard zal binnen het digitaal depot ook een selectie- en vernietigings- beleid, met name toegespitst op het "archief van het archief", geïmplementeerd moeten kunnen worden. Metadata Het digitaal archiveringsproces stelt hoge eisen aan het over te dragen archief. Alle metadata die nodig zijn om de toegankelijkheid te realiseren dienen expliciet beschik baar te zijn, de digitaal depot applicatie moet de structuur van het archief kunnen herkennen, moet weten wat de series, subseries en de dossiers zijn en wat de docu menten zijn die in die dossiers zitten. Ook moeten de metadata de diverse archief onderdelen inhoudelijk voldoende beschrijven, zodat de gebruiker op zinvolle wijze kan zoeken. Voorwaarde hiervoor is dat de archiefinstelling, liefst in samenspraak met de archiefvormers, een methodiek heeft vastgesteld om het archief, inclusief metadata, aan te leveren. De archiefvormer dient te beschikken over een applicatie waarin digitaal archiefmateriaal gestructureerd en betrouwbaar wordt beheerd. Bij digitaal archief van mindere kwaliteit is een "archiefbewerking" nodig. Ook dit verloopt zoveel mogelijk automatisch. Het in een directory structuur aanbieden van archief met betekenisvolle namen van de mappen en submappen vergemakkelijkt dit proces aanzienlijk. Het digitaal depot moet vervolgens functionaliteit bieden die het mogelijk maakt om zonder veel bewerking een "licht gestructureerd" digitaal archief op te nemen. Als een digitaal archief wordt aangeleverd, is het uitgangspunt in principe dat alle informatie die nodig is om dat archief te ontsluiten, in het archief zelf aanwezig is. Bij het opnameproces worden deze metadata uit het archief gedestilleerd en vervol gens verwerkt. Een van de belangrijkste functies van het digitaal depot is om dit destillatieproces zoveel mogelijk automatisch te laten plaatsvinden. In de papieren wereld is bij de bewerking van een archief over het algemeen de inhoud van het archief leidend. Daarbij wordt gebruik gemaakt van literatuur over de archiefvormer en van andere context bronnen. Bij digitaal archiefmateriaal wordt er van uitgegaan dat de metadata integraal deel uitmaken van het archief en dus niet aangepast of geherinterpreteerd worden. Hierbij wordt in aanmerking genomen dat het gros van het aan te leveren archiefmateriaal in de toekomst afkomstig zal zijn vanuit records management applicaties, waarvan de metadata de formele status van de documenten en dossiers aangeven. De toegang op het archief wordt ook automatisch gegenereerd, hetzij door middel van automatisch gegenereerde "klassieke inventarissen" of door een moderne zoekfunctionaliteit, dan wel anderszins. Het moet uiteraard ook moge lijk zijn verschillende manieren van zoeken naast elkaar te kunnen aanbieden. Blijvende toegankelijkheid Een andere zaak die in het digitaal depot geregeld moet worden is het waarborgen van de blijvende toegankelijkheid van het digitaal archief. Wanneer bestanden in het digitaal depot onleesbaar dreigen te worden, bijvoorbeeld omdat de software waarmee ze worden geraadpleegd verouderd raakt, dienen in het depot bewaaracties ('preservation') te worden ondernomen. Ook hier dient zoveel mogelijk van auto matische processen gebruik te worden gemaakt. Waar staat het Nationaal Archief op dit moment? De afgelopen twee jaar is binnen het Nationaal Archief een eerste versie van de digitaal depot applicatie ontwikkeld. De functionaliteit kan op hoofdlijnen als volgt worden omschreven. Binnen de applicatie kan een archiefvormer met het Nationaal Archief een overeenkomst aangaan tot overdracht van digitaal archief. In deze overeenkomst wordt vrij gedetailleerd aangegeven wat er overgedragen gaat worden en wanneer de concrete overdrachtsmomenten zullen plaatsvinden. archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur digitale depots in nederland 95

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 49