Het digitaal depot
van het Nationaal Archief:
blijvend toegankelijk
jacques bogaarts ruud yap remco verdegem marianne kooge*
Creatie Waarmerken en/of Tekenen Valideren
Conclusie
Naast de voordelen van het creëren van één digitale werkstroom binnen archief-
rechtelijke kaders, waaronder het bevorderen van het gebruik van de digitale
handtekening is het CDD+ een archiefbeheersysteem dat de aanzet geeft tot een
ontwikkeling waarmee hergebruik van archiefbescheiden in de uitwisseling van
dossiers en documenten tussen ketenpartners mogelijk wordt. Er is een mogelijkheid
een "ketendossier" te definiëren dat documenten bevat dat door meer dan één
ketenpartner kan worden benut en een ketenbelang dient.5
De afgelopen twee jaar is door het Nationaal Archief een eerste versie van de
Digitaal Depot applicatie ontwikkeld. Deze applicatie vormt de basis voor een
digitaal depot systeem dat blijvende toegankelijkheid van digitale informatie
garandeert. Maar wat is nu precies een digitaal depot, wat komt er allemaal bij
kijken en hoever zijn we inmiddels gevorderd?
Voor veel mensen is een digitaal depot een voorziening waar je digitaal archiefmateriaal
in stopt en waar je na verloop van tijd datzelfde materiaal weer uit kunt halen. Een
depot dat op deze manier werkt, is echter niets meer dan een betrouwbare opslag.
Van een digitaal depot wordt binnen de archiefwereld meer verwacht. Zo moet een
digitaal depot ook in staat zijn om het opname-, beheer- en behoudproces optimaal te
ondersteunen. Dit betekent onder andere dat binnen het digitaal depot een "archief
van het archief" zal moeten worden bijgehouden, dat metadata conform de vereisten
worden opgenomen en dat er sprake is van blijvende toegankelijkheid.
Digitaal archiveren in de praktijk
Een archiefvormer wil digitaal archief overdragen aan een archiefinstelling. Na enig
onderhandelen resulteert dit in een formeel contract tussen de archiefvormer en
de archiefinstelling. In dat contract wordt onder andere geregeld wat voor archief
de archiefvormer gaat overbrengen en wie er geautoriseerd wordt om het archief bij
het depot van de archiefinstelling aan te leveren. Het archief wordt via een directe
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
Figuur 3. WTV: Waarmerk-, teken- en validatieservice 4
Oorspronkelijk verschenen in: Archievenblad, jaargang 114, nr. 2, maart 2010, p. 12-15.
De figuren 1 en 3 zijn betrokken uit presentaties van JustlD.
Eindrapport Vooronderzoek Centraal Digitaal Depot Strafrechtsketen voor de Justitiële Informatiedienst, Fase 1,
Drs A.M. Barneveld Binkhuysen e.a., 20 juni 2006.
93
Jacques Bogaarts /ten tijde van de oorspronkelijke publicatie van dit artikel werkzaam als senior adviseur Digitale
Duurzaamheid bij het Nationaal Archief en teamleider e-depot en teamleider Pilot BZK binnen het project
Digitaal Depot. Tegenwoordig werkzaam als adviseur Digitale Duurzaamheid bij de Justitiële Informatiedienst.
Ruud Yap programmamanager Digitaal Depot Diensten bij het Nationaal Archief en teamleider Pilot RHC's
binnen het project Digitaal Depot.
Remco Verdegem programmamanager Infrastructuur het Nationaal Archief en project manager Digitaal Depot.
Marianne Kooge communicatie adviseur Nationaal Archief.
