Voor de regeling van verantwoordelijkheden voor de zorg voor het archief en het
beheer ervan is binnen het ministerie van Justitie een regeling archiefbeheer
opgesteld die het mogelijk maakt dat dienstonderdelen binnen de ministeriële rege
ling hun eigen archiefbeheer passend bij hun taken kunnen vormgeven. Daarnaast
geeft de regeling mogelijkheden dienstonderdelen beheertaken te laten uitvoeren
door een interne of externe serviceverlener. Deze taken houden onder andere in: ver
nietiging en overdracht van archieven, uitvoeren van migratie, conversie of emulatie.
Iedere ketenpartner zijn eigen archief in het CDD+
In het CDD+ worden de archieven van de verschillende ketenpartners gescheiden
opgeslagen. Dit vloeit voort uit regelgeving zoals bijvoorbeeld de Wet bescherming
persoonsgegevens en de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens. In de eerste wordt
aangegeven dat dergelijke gegevens alleen te gebruiken zijn voor het doel waarvoor ze
verzameld zijn. Dit gegeven zet voorlopig een rem op de ambitie van het CDD+ om te
komen tot een "ketendossier" waarin geen dubbele gegevens zouden voorkomen.
Echter, door autorisatie kunnen ketenpartners elkaar toegang geven tot elkaars dossiers.
Waarmerk,- teken- en validatieservice (WTVS)
Het CDD+ kan naast de gesubstitueerde documenten ook 'digital born' documenten
opnemen. Organisaties worden vaak belemmerd in hun streven om volledig digitaal
te werken omdat ze met documenten te maken hebben die een 'natte handtekening'
vereisen. Het gebruik van een digitale handtekening, hetgeen het scannen van
een 'natte' handtekening overbodig maakt, kan grote voordelen op het gebied van
efficiency bieden.
Het bieden van een digitale archiefvoering door het CDD+ heeft consequenties ten
aanzien van de integriteit en authenticiteit van digitale archiefdocumenten. De
integriteit van een document kan gemakkelijk worden aangetast. Het kan vrij snel
veranderd worden en kan gemakkelijk worden verzonden. Waarmerken van een
document en digitaal ondertekenen kunnen twijfels omtrent de integriteit en
authenticiteit wegnemen. Door het aanbieden van de WTVS al dan niet in combinatie
met het CDD+ aan ketenpartners kan JustID integriteit en authenticiteit waarborgen.
Wat houdt deze, binnenkort te lanceren, WTVS dan in? Voordat een document kan
worden ondertekend, zal er een waarmerk worden geplaatst om daarmee te bewerk
stelligen dat alleen documenten vanuit het primaire bedrijfsproces kunnen worden
ondertekend en de ondertekenaar te verzekeren dat het document niet kan wijzigen
tijdens de ondertekening. De ondertekenaar kan dan alleen gewaarmerkte documenten
van zijn elektronische handtekening voorzien. De geldigheid van de ondertekening
kan door de ontvanger van de documenten worden gevalideerd op basis van de PKI
informatie van de certificaatdienstverlener.
De gekwalificeerde certificaten die bij deze dienstverlener worden gebruikt verlopen
na maximaal 7 jaar. Om documenten met hun metadata betreffende de ondertekening
door de tijd heen te bewaren, is het nodig dergelijke certificaten met voor het bedrijfs
proces relevante metadata te bewaren. Dit om later nog steeds te kunnen vaststellen
dat toen het document werd ondertekend, op een bepaald moment in het verleden,
het certificaat geldig was. Om verschillende redenen kan dit al vrij snel niet meer
mogelijk zijn, bijvoorbeeld door het verlopen van het certificaat of dat de certificaat
dienstverlener de metadata aangaande de digitale ondertekening niet meer beschik
baar heeft/hoeft te hebben.
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
Handboek
Handboek
Uitvoeringsregeling uitvoering
Handboek(en)
Regeling archiefbeheer voor het CDD+
Regeling achiefbeheer
JustID
Regeling archiefbeheer
ketenpartners(s)
Beheersregels van het ministerie van Jusitie,
ex artikel 14 Archiefbesluit
Figuur 2: Beheersregels van het ministerie van Justitie
digitale depots in nederland
91