Voor de regeling van verantwoordelijkheden voor de zorg voor het archief en het beheer ervan is binnen het ministerie van Justitie een regeling archiefbeheer opgesteld die het mogelijk maakt dat dienstonderdelen binnen de ministeriële rege ling hun eigen archiefbeheer passend bij hun taken kunnen vormgeven. Daarnaast geeft de regeling mogelijkheden dienstonderdelen beheertaken te laten uitvoeren door een interne of externe serviceverlener. Deze taken houden onder andere in: ver nietiging en overdracht van archieven, uitvoeren van migratie, conversie of emulatie. Iedere ketenpartner zijn eigen archief in het CDD+ In het CDD+ worden de archieven van de verschillende ketenpartners gescheiden opgeslagen. Dit vloeit voort uit regelgeving zoals bijvoorbeeld de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens. In de eerste wordt aangegeven dat dergelijke gegevens alleen te gebruiken zijn voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Dit gegeven zet voorlopig een rem op de ambitie van het CDD+ om te komen tot een "ketendossier" waarin geen dubbele gegevens zouden voorkomen. Echter, door autorisatie kunnen ketenpartners elkaar toegang geven tot elkaars dossiers. Waarmerk,- teken- en validatieservice (WTVS) Het CDD+ kan naast de gesubstitueerde documenten ook 'digital born' documenten opnemen. Organisaties worden vaak belemmerd in hun streven om volledig digitaal te werken omdat ze met documenten te maken hebben die een 'natte handtekening' vereisen. Het gebruik van een digitale handtekening, hetgeen het scannen van een 'natte' handtekening overbodig maakt, kan grote voordelen op het gebied van efficiency bieden. Het bieden van een digitale archiefvoering door het CDD+ heeft consequenties ten aanzien van de integriteit en authenticiteit van digitale archiefdocumenten. De integriteit van een document kan gemakkelijk worden aangetast. Het kan vrij snel veranderd worden en kan gemakkelijk worden verzonden. Waarmerken van een document en digitaal ondertekenen kunnen twijfels omtrent de integriteit en authenticiteit wegnemen. Door het aanbieden van de WTVS al dan niet in combinatie met het CDD+ aan ketenpartners kan JustID integriteit en authenticiteit waarborgen. Wat houdt deze, binnenkort te lanceren, WTVS dan in? Voordat een document kan worden ondertekend, zal er een waarmerk worden geplaatst om daarmee te bewerk stelligen dat alleen documenten vanuit het primaire bedrijfsproces kunnen worden ondertekend en de ondertekenaar te verzekeren dat het document niet kan wijzigen tijdens de ondertekening. De ondertekenaar kan dan alleen gewaarmerkte documenten van zijn elektronische handtekening voorzien. De geldigheid van de ondertekening kan door de ontvanger van de documenten worden gevalideerd op basis van de PKI informatie van de certificaatdienstverlener. De gekwalificeerde certificaten die bij deze dienstverlener worden gebruikt verlopen na maximaal 7 jaar. Om documenten met hun metadata betreffende de ondertekening door de tijd heen te bewaren, is het nodig dergelijke certificaten met voor het bedrijfs proces relevante metadata te bewaren. Dit om later nog steeds te kunnen vaststellen dat toen het document werd ondertekend, op een bepaald moment in het verleden, het certificaat geldig was. Om verschillende redenen kan dit al vrij snel niet meer mogelijk zijn, bijvoorbeeld door het verlopen van het certificaat of dat de certificaat dienstverlener de metadata aangaande de digitale ondertekening niet meer beschik baar heeft/hoeft te hebben. archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur Handboek Handboek Uitvoeringsregeling uitvoering Handboek(en) Regeling archiefbeheer voor het CDD+ Regeling achiefbeheer JustID Regeling archiefbeheer ketenpartners(s) Beheersregels van het ministerie van Jusitie, ex artikel 14 Archiefbesluit Figuur 2: Beheersregels van het ministerie van Justitie digitale depots in nederland 91

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 47