Kloof tussen werkproces en papieren dossier Hoewel men voor het dossier gebruik kan maken van verschillende ordenings- en structureringsprincipes, kent het in het algemeen een standaardindeling van documenten, tabbladen en een vorm van omslag. Doordat de bewijskracht van de documenten in vrijwel alle gevallen ontstaat door het toepassen van een met de pen geplaatste "natte" handtekening, bestaat het overgrote deel van de dossiers uit een gestructureerde verzameling papieren documenten. Dit terwijl de werkprocessen onder invloed van ICT-toepassingen steeds duidelijker een op elektronische wijze ondersteunde werkstroom kennen. Een werkstroom die in veel gevallen mede wordt gevoed door de basisvoorzieningen van JustID (zie figuur 1). Deze elektronische werkstroom heeft alle kenmerken van digitaal werken (beschikbaarheid en toegankelijkheid, onafhankelijk van tijd en plaats). De op papier gebaseerde archiefdienstverlening kent daarentegen de beperkingen in tijd en plaats die het gebruik van fysieke objecten met zich meebrengt. Bovendien hebben fysieke dossiers soms de neiging zoek te raken (onderweg danwel als gevolg van foutief terug plaatsen in het archief), met alle gevolgen van dien. Het digitale dossier Het Centraal Digitaal Depot (CDD+) biedt organisaties de mogelijkheid om gebruik te maken van een gestandaardiseerd digitaal dossier dat voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Bij de ontwikkeling van het CDD+ is het archiefrechterlijke kader steeds het leidende uitgangspunt geweest. De machtiging tot substitutie die JustID voor het CDD+ als systeem heeft verkregen, is mede hierop gebaseerd. Het in gebruik nemen van het digitale dossier kent dan ook twee vraagstukken. Enerzijds een tech nisch vraagstuk, hierbij komt aan de orde de applicatie (CDD+) met de bijbehorende storage oplossing (hardware) en de wijze waarop deze gekoppeld wordt met bedrijfs processystemen en de kantoorautomatiseringomgeving. Anderzijds een organisato risch vraagstuk, hierbij komt aan de orde de vraag hoe de organisatie de werkprocessen zodanig kan inrichten, dat ze kan voldoen aan de geldende wet- en regelgeving ten aanzien van archivering. De ondersteuning die JustID bij dit laatste onderdeel verleent levert de op bij het CDD+. Hierdoor is men gemachtigd daadwerkelijk de papieren dossiers om te zetten in digitale dossiers zonder dat de bewijskracht van de stukken verloren gaat. Na digitalisering van de documenten middels de geautoriseerde scanstraat is men gerechtigd de papieren stukken te vernietigen en nemen de digitale stukken volledig de plaats in van het papieren origineel. Daarnaast hebben de digitale dossiers in tegenstelling tot de papieren het voordeel meteen (overal) beschikbaar/raadpleegbaar te zijn en niet zoek te raken. Bijbehorende archiefdienstverlening Om het elektronisch dossier gedurende de verplichte bewaartermijnen beschikbaar te houden voor hergebruik in de werkprocessen, dient dit duurzaam opgeslagen te worden in het CDD+ archief. In dit archief wordt middels een strategische combinatie van bewaarstrategie├źn de duurzaamheid in de vorm van toegankelijkheid en leesbaar heid van de archiefobjecten gegarandeerd. Daarnaast biedt het natuurlijk ook het instrumentarium voor digitale archiefvoering en beheer. Het archiefrechtelijk kader van het CDD+ JustID biedt met haar digitaal depot een oplossing betreffende archivering binnen archiefrechtelijke kaders. Het omgaan met archiefstukken volgens de Archiefwet en regelgeving wordt hierdoor gerealiseerd. archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur %-iP-irai 1 f f-i i* M H. Figuur 1: Het "ketendossier" en de bijbehorende processen en werkstromen die tot een digitale werkstroom worden gemaakt. digitale depots in nederland 89

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 46