Het Centraal Digitaal Depot (CDD)
van de Justitiële Informatiedienst
Verschillende archiefinstellingen zijn bezig met een digitaal depot. Het Rotterdams
Archief heeft er één en het Nationaal Archief is druk bezig met de ontwikkeling
van haar digitale depot. De Justitiële Informatiedienst (JustID) heeft vanaf 2007
een centraal digitaal depot operationeel. In dit artikel wordt beschreven wat het
is, waarom het is ontwikkeld en wat de voordelen ervan zijn. Het zal blijken dat
het een geheel ander doel dient dan de twee eerder genoemde digitale depots.
Ontstaan van de Justitiële Informatiedienst
Door de Bestuursraad van het ministerie van Justitie is op 10 december 2004 besloten
tot de vorming van de Justitiële Informatiedienst.
Door de samenvoeging van de Verwijs Index Personen (VIP-organisatie van het
Centraal Justitieel Incasso Bureau in Leeuwarden) en de Centrale Justitiële
Documentatie (CJD) in Almelo werd het mogelijk hun taken op het gebied van de
informatievoorziening in de strafrechtsketen onder te brengen binnen één organisatie,
de Justitiële Informatiedienst. JustID bestaat sinds 1 januari 2006. Op de afdeling
Expertise- en Dienstencentrum Digitale Archivering (EDDA) is men verantwoordelijk
voor het uitvoeren van alle processen met betrekking tot het aansluiten van klanten
op het CDD+ en voor het beheren van archieven van partners in de justitiële ketens.
Deze activiteiten passen naast alle (handmatige) administratieve en op archivering
gerichte werkprocessen met betrekking tot de bij JustID ondergebrachte informatie
systemen. Deze informatiesystemen betreffen gegevensbestanden van vele
Nederlandse en buitenlandse personen. De primaire taak van JustID met betrekking
tot deze laatsten is het verstrekken van een integer en een integraal persoonsbeeld van
justitiabelen aan daartoe gerechtigden.
Ontstaan van het Centraal Digitaal Depot (CDD+)3
Het idee voor het CDD+ is eigenlijk ontstaan vanuit de gedachte dit integer en
integraal persoonsbeeld nog breder te maken door niet alleen gegevens betreffende
justitiabelen beschikbaar te stellen, maar ook de archiefdocumenten waaruit veel
van deze gegevens zijn betrokken. Al deze gegevens op één plaats beheren is veel
efficiënter en draagt bij aan de primaire taak van JustID.
Justitie kent in de strafrechtsketen veelal op persoonsgerichte werkprocessen. In de
justitiële organisaties werken mensen samen, wisselen ze berichten uit en delen ze
informatie om hun werkprocesdoelen te realiseren. De handelingen die in de werk
processen worden uitgevoerd vinden uiteindelijk hun neerslag in documenten.
Documenten die het handelen van de organisaties verantwoorden. Het dossier is
voor de uitvoerende functionaris (nog steeds) een centrale informatiebron. Het is
een beproefd hulpmiddel en het biedt documenten geordend en in hun onderlinge
samenhang aan. Het geeft daarmee elk individueel document zijn specifieke
betekenis. Nadat het dossier een actieve rol als informatiebron heeft gespeeld in
het werkproces belandt het doorgaans in het archief. Klaar voor hergebruik in het
werkproces.
Doelen CDD+
De opzet van het Centraal Digitaal Depot (CDD+) heeft als doelen om binnen de
archiefrechtelijke kaders te komen tot:
1 digitale werkstroom (zie figuur 1);
Gestandaardiseerd digitaal dossier;
Directe toegankelijkheid vanaf de werkplek tot het archief;
Papieren documenten met behoud van bewijskracht geautoriseerd om te
zetten in digitale documenten;
Digitale duurzaamheid waardoor digitale archiefvoering mogelijk is (papier
mag na digitalisering worden vernietigd);
Integratie van het archief met andere bedrijfsprocessystemen middels een
gestandaardiseerde koppeling, bij JustID bekend als elektronisch berichten
verkeer;
Integratie van kantoorautomatiseringomgeving (MS-Office producten) met
archief.
douwe huisman*
adviseur digitale duurzaamheid bij de Justitiële Informatiedienst.
digitale depots in nederland
87
Met CDD+ wordt het concept bedoeld rondom het digitale dossier, terwijl met het CDD het eigenlijke
centrale depot wordt bedoeld.
