Dit laatste is dan weer het centraal gegeven in de benadering van de Justitiële
Informatiedienst. Het digitaal depot is er een belangrijk instrument in de justitiële
ketenautomatisering. Het realiseren van een centraal gegevensbeheer, digitale
dossiervorming, digitaal werken en substitutie met behoud van bewijskracht zijn
hun voornaamste doelstellingen. Deze situeren zich eerder in de archiefvormende
en records management sfeer, dan in de problematiek van langetermijnarchivering
van informatie met een (middel-)lange archiefwaarde.
Meer dan techniek, of toch niet?
Een digitaal depot is meer dan techniek alleen.1 De casus van het Gemeentearchief
Rotterdam geeft overduidelijk aan dat de implementatie van een digitaal depot veel
meer is dan de keuze en de inrichting van een nieuwe archiveringsapplicatie binnen
het archief: een digitaal depot is een organisatiebrede aangelegenheid en heeft
raakvlakken met alle aspecten van het archiefbeheer. Van bij de start van het project
besteedde het Gemeentearchief Rotterdam minstens even veel aandacht aan de
mensen en de procedures dan aan de hard- en software van het digitaal depot. De
implementatie van het digitale depot heeft er overduidelijk zijn invloed op het
analoog archiefbeheer en op het metadatabeheer in het algemeen. De gelijkenissen
met het Stadsarchief Antwerpen, waar de implementatie van het digitaal depot sinds
2006 mee de motor vormt van een vernieuwd en volledig geïntegreerd
archiefbeheer(systeem), zijn op dit punt treffend.
Anderzijds blijkt uit deze Nederlandse casussen toch dat vrij veel aandacht uitgaat
naar de techniek. De Justitiële Informatiedienst besteedde voor de realisatie van het
elektronisch dossier veel aandacht aan de applicatie, de storage en de integratie met
MS Office. Het Stadsarchief Amsterdam besteedde veel aandacht aan de gunning
en de implementatie van een robuuste opslagomgeving. De inrichting van de
opslaginfrastructuur kreeg de voorbije jaren overduidelijk veel aandacht en slorpte
veel middelen op. Natuurlijk is een veilig en betrouwbaar opslagsysteem voor de
digitale objecten een belangrijke voorwaarde om een groot volume aan digitale objecten
veilig te stellen voor de toekomst, maar dit is allesbehalve een uniek gegeven voor het
digitaal depot van een archiefinstelling. Opslagvolumes van 50 of 100 terabytes
met miljoenen digitale objecten zijn alledaags in tal van sectoren (financiële wereld,
petrochemie, pharma-industrie, enz.), en als de ICT-industrie voor 1 facet van
digitaal archiveren een oplossing heeft, dan is dit het wel. Bovendien is er steeds de
mogelijkheid om de fysieke opslag van bits en bytes intern of extern uit te besteden.
Anders geformuleerd, een opslagomgeving is wel een belangrijke voorwaarde, maar
vormt niet de essentie van een digitaal archiefdepot. Een digitaal depot is veel meer
dan een storageinfrastructuur: het gaat om de processen en om de metadata. In die
optiek komt het wat vreemd over dat het Gemeentearchief Rotterdam zijn server
ruimte liet auditen om die als 'officiële digitale archiefbewaarplaats' te laten erkennen
en die ruimte officieel de naam van 'digitaal depot' geeft.
Authenticiteit en compliancy
Illustratief voor de vrij technische benadering is ook de oplossing die de Justitiële
Informatiedienst voor de archivering van authentieke en integere archiefdocumenten
beschrijft. De Justitiële Informatiedienst doet een beroep op de geavanceerde digitale
handtekening om de authenticiteit en de integriteit van digitale archiefdocumenten
te verzekeren. Niet iedereen is het eens met deze oplossing. Niet alleen zegt een
digitale handtekening niets over de authenticiteit en integriteit van een digitaal
archiefdocument,2 de geavanceerde digitale handtekening verliest op termijn ook zijn
validatiefunctie. De voornaamste redenen voor dit laatste zijn de beperkte geldigheid
van de certificaten en digitale bewaarstrategieën zoals migratie en conversie die een
wijziging van het digitaal object voor gevolg hebben.
De Justitiële Informatiedienst heeft aandacht voor de beperkingen van de geavanceerde
digitale handtekening. De certificaten, hun metadata en de validatiegegevens worden
mee gearchiveerd. Toch blijft hun aanpak vragen oproepen. De archivering van de
digitale handtekening en zijn metadata (o.a. validatiegegevens, herroepingsinformatie
over het certificaat) volstaan wellicht. De archivering van de certificaten zelf lijkt
overbodig. Belangrijker is evenwel de vraag naar de finaliteit van de (digitale) hand
tekening en waarom het 'waarmerken' van de digitale documenten vanuit de proces
applicatie niet kan volstaan. Dat men zich wil conformeren aan het (archief-)
wettelijk kader is wel duidelijk, maar zo blijft het beeld bestaan dat de geavanceerde
digitale handtekening het antwoord is op het authenticiteits- en integriteitsvraagstuk
en wordt niet vanaf de start een duurzamer alternatief uitgewerkt. Wel integendeel,
er wordt een nieuwe uitdaging gecreëerd om op termijn toch enkel op validatiegegevens
in de vorm van metadata te kunnen terugvallen.
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
Zie bijvoorbeeld de omschrijving van een digitaal depot in ED3: "Het geheel van organisatie, beleid, processen
en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het
duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt". (LOPAI, Eisen Digitaal Duurzaam
Depot. Toetsingskader voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie, 2008, p. 7).
digitale depots in nederland
83
Een geavanceerde digitale handtekening wordt samengesteld op basis van een checksum berekend op de
bytestream(s) van het digitale object. Met een geavanceerde digitale handtekening wordt de bitintegriteit
van het digitale object aangetoond. Een geavanceerde digitale handtekening verschaft geen informatie over
de identiteit, de herkomst of de context van het archiefdocument en houdt hier ook geen rekening mee bij
het valideren van de digitale archiefdocumenten, tenzij deze metadata aan de digitale objecten zijn toegevoegd.