Digitale depots in Nederland
81
Diverse archieven in binnen- en buitenland waren de voorbije jaren intensief
bezig met het ontwikkelen en het inrichten van een digitaal depot. Toenemende
digitalisering van analoge archiefdocumenten en van werkprocessen doen ook in
Nederland digitale depots hoog op de archiefagenda staan. In deze artikelenreeks
beschrijven 4 instellingen hun aanpak, hun stand van zaken en maken ze de balans
op. Het betreft 3 archiefinstellingen (het Nationaal Archief, het Gemeentearchief
Rotterdam en het Stadsarchief Amsterdam) en de Justitiële Informatiedienst.
Eenheid in verscheidenheid
In hun voorstelling verwijzen de 4 instellingen expliciet of impliciet naar de OAIS-
norm, en meer bepaald naar de uitgangspunten en de functies die in dit referentie
model worden beschreven. In deze norm wordt een Open Archival Information System
omschreven als een organisatie van mensen en systemen die ten behoeve van wel
bepaalde doelgroepen digitale informatie voor een lange termijn archiveert. Vertaald
naar de missie van archieven betekent dit onder meer dat een essentiële functie van
een digitaal archiefdepot de langetermijnbewaring van leesbare, authentieke en
integere archiefdocumenten is. Dit uitgangspunt vormt een gemeenschappelijke
basis voor de verschillende digitale depots.
Uit de beschreven casussen blijkt alvast dat het ene digitale depot het andere niet is.
Naast de gelijkenissen zijn toch enkele verschillen te constateren. Dit hoeft geen
verwondering te wekken: elke organisatie geeft zijn digitaal depot zijn eigen invulling
en legt zijn eigen accenten. In Amsterdam werd de voorbije jaren gefocust op een
oplossing voor de opslag en het beheer van grote hoeveelheden gedigitaliseerde
analoge archiefdocumenten. Het Gemeentearchief Rotterdam ziet de implementatie
van een digitaal depot als een organisatiebrede oefening. Het GAR en het Nationaal
Archief hebben niet alleen het gebruik van dezelfde software met elkaar gemeen,
maar besteden heel veel aandacht aan de aansluiting van het digitaal depot met hun
archiefvormers. Beide instellingen beperken zich niet tot het regelen van de digitale
overdrachten, maar gaan hier nog verder in door vanuit hun digitaal depot ook
records management oplossingen voor hun archiefvormers aan te bieden.
filip boudrez*
expertisecentrum DAVID vzw Antwerpen.