Het niet verlenen van de machtiging zou bovendien voor meer beheerskosten zorgen en hield de voortgang van verdere vervanging door digitalisering tegen. Op 23 maart 2009 deed de rechtbank uitspraak. De rechtbank achtte GS wel degelijk bevoegd om te toetsen of het elektronisch depot van het Stadsarchief Amsterdam geschikt is voor het duurzaam beheer en behoud van gescande archiefkaarten. Interessant zijn de overwegingen: Het Stadsarchief Amsterdam [eiser] wenst de archiefkaarten Bevolkings administratie 1939-1964 te vervangen door digitale reproducties, en de aldus vervangen archiefkaarten te vernietigen. Niet in geschil is dat het hier archief bescheiden betreft die op grond van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet voor permanente bewaring in aanmerking komen. Voor vervanging is derhalve op grond van artikel 7 van de Archiefwet een machtiging van Gedeputeerde Staten [verweerders] vereist. Gedeputeerde Staten hebben geweigerd de machtiging te verlenen, omdat het elektronisch depot van het Stadsarchief Amsterdam nog niet geschikt is voor het duurzaam beheer en behoud van de gescande archiefkaarten. Het elektronisch depot voldoet daarmee niet aan de eisen van artikel 3 Archiefwet en de artikelen 11 en 12 Archiefbesluit. Het Stadsarchief Amsterdam kan zich met dit besluit niet verenigen. Het standpunt van GS dat duurzame bewaring in digitale vorm van de gescande archiefkaarten onvoldoende is verzekerd, is volgens het Stadsarchief geen grond die ingevolge artikel 7 Archiefwet tot weigering van de gevraagde machtiging kan leiden. GS leggen hiermee een toets aan de dag die slechts mag plaatsvinden in het kader van de uitoefening van toezicht als bedoeld in artikel 33 Archiefwet en handelen aldus in strijd met de artikelen 3:3 en 10:27 van de Awb. Voorts stelt het Stadsarchief dat de duurzame bewaring in digitale vorm van de gescande archiefkaarten wel degelijk voldoende verzekerd is. Het betoog van het Stadsarchief dat GS in strijd met artikel 10:27 Awb hebben gehandeld, kan volgens de rechter niet worden gevolgd, omdat geen sprake is van goedkeuring als bedoeld in artikel 10:25 Awb. Ingevolge dit artikel wordt onder goedkeuring verstaan 'de voor de inwerkingtreding van een besluit van een bestuursorgaan vereiste toestemming van een ander bestuursorgaan.' Hiervan is geen sprake, omdat de beslissing van het Stadsarchief om over te gaan tot het vervangen van archiefkaarten door digitale reproducties niet kan worden aangemerkt als besluit in de zin van de Awb. Van handelen in strijd met artikel 10:27 Awb kan derhalve geen sprake zijn. Het betoog dat GS de machtiging niet hadden mogen weigeren op de grond dat de duurzame bewaring in digitale vorm van de gescande archiefkaarten onvoldoende verzekerd is, omdat dit geen weigeringsgrond als bedoeld in artikel 7 Archiefwet oplevert, kan evenmin worden gevolgd. Uit artikel 7 Archief wet, in samenhang gelezen met artikel 6 Archiefbesluit, volgt niet dat GS bij het afgeven van een machtiging slechts mogen toetsen aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d, van het Archiefbesluit. Artikel 33 Archiefwet en de nota van toelichting bij het Archiefbesluit bieden evenmin aanknopingspunten voor dit standpunt. GS mochten dan ook toetsen of het elektronisch depot van het Stadsarchief Amsterdam wel geschikt is voor het duurzaam beheer en behoud van de gescande archiefkaarten. Dit kan niet in strijd worden geacht met het in artikel 3:3 Awb neergelegde verbod van 'détournement de pouvoir.' Ter onderbouwing van het standpunt dat er wel degelijk voldoende garanties zijn voor het duurzame beheer en behoud van digitale archiefbescheiden, heeft het Stadsarchief aangevoerd dat van de gescande archiefkaarten niet minder dan zes versies worden bewaard, welke worden beheerd in drie ver schillende, onderling niet gekoppelde, systemen op verschillende locaties. GS hebben hun standpunt dat het elektronisch depot van het Stadsarchief Amsterdam nog niet geschikt is, gebaseerd op het advies van de provinciaal archiefinspecteur, neergelegd in de Audit E-depot Stadsarchief Amsterdam van 17 december 2007. Hierin wordt onder meer overwogen dat de organisatie van het E-depot sterk in aanbouw is en nog niet (aantoonbaar) "in control" is, bijvoorbeeld op basis van audits en/of self assessments. Beleid en strategie zijn aanwezig, maar procedures en procesbeschrijvingen nog in opbouw. De technische infrastructuur en beveiliging wordt op onderdelen als goed gekwalificeerd, maar kent ook belangrijke verbeterpunten, zoals de depot- software en de informatiebeveiliging. Met betrekking tot de ICT-organisatie wordt opgemerkt dat het volwassenheidsniveau laag is. Er is geen ICT-adviseur op strategisch niveau, die de verbinding legt tussen de organisatiestrategie, de informatiestrategie en de ICT-strategie en -architectuur, die nodig is voor het duurzaam bewaren van digitale informatie in het E-depot. Op basis hiervan komt de provinciaal archiefinspecteur tot de conclusie dat de huidige kwaliteit van het E-depot nog niet dusdanig is dat er voldoende zekerheid is dat de digitale informatie duurzaam kan worden bewaard. archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur e-depot: de rechter spreekt

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 36