E-depot: de rechter spreekt
Op donderdag 15 januari 2009 diende bij de rechtbank in Haarlem de eerste
rechtszaak in Nederland die raakte aan het E-depot, dat wil zeggen een gemeente
lijk E-depot dat afgekeurd is door Gedeputeerde Staten, op advies van de
Provinciale Archiefinspecteur. Onderstaande is gebaseerd op de publicatie van de
uitspraak op het Archiefforum: http://forum.archieven.org.
Begin 2007 diende het college van Burgemeester en Wethouders van Amsterdam als
zorgdrager een verzoek in bij Gedeputeerde Staten (GS) van Noord-Holland om de
archiefkaarten van de Bevolkingsadministratie 1939-1964 na digitalisering te mogen
vernietigen. Dit verzoek werd door de Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland
geweigerd omdat het Stadsarchief Amsterdam niet beschikt over een ingericht
E-depot voor het langdurig beheer na de vervanging. B&W tekenden daarop beroep
aan bij de Bestuursrechter in Haarlem.
Feitelijk speelden er twee kwesties: 1. het ontbreken van een 'goed' (criteria?) inge
richt E-depot en vooral 2) of GS het beheer na vervanging mocht betrekken in haar
beslissing.
Digitalisering is één ding, de duurzame opslag van de digitale bestanden een ander.
De controleerbare en betrouwbare overheid moet uiteraard voorzichtig met haar
spullen omgaan. Zelfs als GS akkoord zou zijn gegaan met vervanging, dan nog zou
de Provinciale Archiefinspectie het - niet duurzaam geregelde - beheer van de digitale
bestanden hebben afgekeurd.
Naar hartelust kan er worden gedebatteerd over de 'letter' en de geest' van de wet,
maar nog meer over de technische aspecten van een goed E-depot.
Het Stadsarchief Amsterdam verdedigde zich met het argument dat zij - in tegenstel
ling tot de Inspectie - wél vertrouwen hadden in het digitale beheer na vervanging.
67
rené spork
