processen wordt gebruikt. Hierbij is het van groot belang dat het materiaal
beschikbaar moet worden gehouden voor de betreffende dienst of deelgemeente.
Daarnaast zal het Gemeentearchief als beherende organisatie het preserverings-
beleid ten aanzien van het materiaal zelf moeten uitvoeren.
Voor de gemeentelijke diensten en deelgemeenten is dit scenario voordelig
vanwege een extra besparing op (automatiserings)middelen en personeel
bovenop de besparing uit scenario 1. Het Gemeentearchief Rotterdam levert
diensten tegen betaling. Voor het Gemeentearchief betekent dit scenario een
(be)vestiging van zijn positie als autoriteit op het gebied van digitale bewaring
van archieven.
3. Het Gemeentearchief Rotterdam vormt een Trusted Digital Repository voor
regiogemeenten.
In Scenario 3 biedt het Gemeentearchief Rotterdam een dienstverlening,
tegen betaling, aan regiogemeenten. In dit scenario verzorgt het Gemeente
archief de opslag, het beheer en de beschikbaarstelling van digitaal archief
materiaal waarvoor andere archiefdiensten verantwoordelijk zijn. Het is van
groot belang dat dit materiaal beschikbaar moet zijn voor deze diensten en
hun klanten. Het Gemeentearchief Rotterdam is in dit model als beherende
organisatie verantwoordelijk voor het preserveringsbeleid.
Het voordeel van dit scenario is dat de specifieke kennis over omgaan met
digitaal materiaal niet door verschillende organisaties bijgehouden hoeft
te worden, maar dat het Gemeentearchief Rotterdam kennis over het duur
zaam bewaren van digitaal materiaal centraal kan opbouwen en benutten.
De deskundigheid van het Gemeentearchief Rotterdam groeit. Voor de
regiogemeenten is dit scenario voordelig vanwege de besparing op (automa-
tiserings)middelen en personeel. Het Gemeentearchief Rotterdam beheert
overigens al de papieren archieven van een vijftal randgemeenten.
4. Service Oriented Architecture.
Scenario 4 betreft de middellange termijn. In dit scenario gaat het Gemeente
archief Rotterdam als kenniscentrum aanvullende diensten verlenen op
het gebied van duurzame bewaring van digitaal materiaal. Deze diensten
zullen worden gerealiseerd binnen een zogenoemde Service Oriented
Architecture (SOA). Het zal dan meestal gaan om gegevensbestanden die
niet aan het Gemeentearchief Rotterdam zullen worden overgedragen. Het
Gemeentearchief kan ondersteunen bij het duurzaam beschikbaar houden
van deze gegevens door middel van kennis en het leveren van tools, bijvoorbeeld
voor het migreren van digitaal materiaal naar nieuwe omgevingen, enzovoort.
Voor deze vorm van dienstverlening zal het Gemeentearchief aanvullende
systemen moeten ontwikkelen en een organisatieonderdeel moeten oprich
ten dat deze diensten verleent binnen een brede infrastructuur (de Service
Oriented Architecture). De verantwoordelijkheid voor de gegevens blijft bij de
betreffende diensten. De gegevensbestanden blijven op locatie van de klant en
het Gemeentearchief Rotterdam speelt 'alleen' een faciliterende rol.
Voordeel van dit scenario is wederom kostenbesparing en efficiency. Andere
diensten hoeven geen aparte middelen te ontwikkelen en kennis op te
bouwen, maar kunnen dit tegen betaling afnemen als diensten van het
Gemeentearchief. Ook in dit scenario zal het Gemeentearchief Rotterdam
zich duidelijk profileren als uniek kenniscentrum voor duurzame digitale
bewaring van archiefmateriaal.
Resultaat
Het Concern, de Gemeente Rotterdam zal na afsluiting van het project in staat zijn
om digitaal (archief)materiaal dat wordt geproduceerd op verantwoorde wijze op te
slaan en aan de eindgebruikers te presenteren. Ook zal het Concern in staat zijn om
dit (archief)materiaal duurzaam te beheren. Daartoe zal het Gemeentearchief in
samenwerking met het Concern kennis opbouwen en delen, en middelen en syste
men realiseren. Ook zullen er voldoende mensen zijn om de nieuwe taken uit te
voeren en zal de organisatie hierop zijn ingericht. Het Gemeentearchief Rotterdam
zal binnen de Nederlands overheid en het Nederlandse archiefbestel één van de
kenniscentra met betrekking tot digitale archivering zijn. De Gemeente Rotterdam
profileert zich als een gemeente met een uitstekende informatiehuishouding.
64
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot