worden opgenomen, opgeslagen en weer beschikbaar gesteld in hun oorspronkelijke
vorm. Daarnaast zorgt het systeem voor het beheren van metadata van digitale
archiefstukken. Het heeft een functie voor het beheer van alle digitaal opgeslagen
archieven. Medewerkers zullen moeten worden opgeleid in het gebruik en beheer van
het systeem en in het algemeen in het omgaan met digitale archieven. Er is sprake
van lerend ontwikkelen.
Om langdurige bewaring van het in het systeem opgeslagen materiaal mogelijk te
maken wordt een'preservation system' (een soort digitaal restauratieatelier) gereali
seerd. Hierbij zal onder meer gebruik worden gemaakt van de resultaten (tools en
services) van het internationale samenwerkingsproject PLANETS. Het ontwikkelen van
'tools en services' zal een permanente activiteit blijven vanwege de voortschrijdende
informatietechnologie. Daarnaast moet het ten behoeve van opname van digitaal of
gedigitaliseerd materiaal een overdrachtproces worden ontwikkeld en bij organisaties
worden geïmplementeerd. Ook zal vanwege beschikbaarstelling van de digitale
archiefstukken een koppeling met de digitale toegangen van de portal (website)
Rotterdam worden ontwikkeld.
Gepland staat om het E-depot in januari 2009 qua functionaliteit (techniek) gereed
te hebben. De implementatie en organisatorische inbedding bij diensten en deel
gemeenten zal in de jaren 2009-2011 plaatsvinden.
Belang van het Concern
De diensten en deelgemeenten moeten archiefmateriaal dat voor blijvende bewaring
in aanmerking komt uiterlijk na twintig jaar in goede en geordende staat overbrengen
naar het Gemeentearchief. Zelfs als deze termijn korter wordt, wil dat nog niet
zeggen dat al het overgebrachte materiaal openbaar wordt (denk bijvoorbeeld aan
personeelsdossiers) en dus zal er altijd materiaal zijn dat ergens 'gestald' zal moeten
worden in afwachting van overbrenging of vernietiging.
Het overbruggen van nu nog twintig jaar zorg voor digitaal archiefmateriaal kan niet
opgelost worden door de bestanden simpelweg op te slaan op een harde schijf en deze
te bewaren. Er dient een actief preserveringsbeleid gevoerd te worden om het materiaal
in de permanent veranderende ICT-omgeving toegankelijk te houden. Hoe lang zijn
bijvoorbeeld 'word perfect' bestanden nog leesbaar en welke maatregelen moet je
nemen om ze leesbaar te houden?
Het concern hoeft deze hoofdbrekers niet zelf op te lossen Het Gemeentearchief
Rotterdam is met een operationeel digitaal depot en preserveringssysteem bij uitstek
geschikt om deze problemen de baas te kunnen.
Het uitvoeren van de taken inclusief alle benodigde middelen en bijbehorende
organisatie brengt hoge kosten met zich mee. Gemeentelijke diensten en deel
gemeenten hebben de neiging om deze taken op een eigen manier uit te voeren. Het
vroegtijdig onderbrengen van preserveringstaken bij een centrale en deskundige
organisatie als het Gemeentearchief Rotterdam is efficiënt en bespaart de gemeente
aanzienlijke kosten.
Scenario's
De volgende scenario's zijn denkbaar:
1. Het Gemeentearchief Rotterdam neemt de zorg voor digitale archieven van
gemeentelijke diensten en deelgemeenten vervroegd over.
Het Gemeentearchief Rotterdam neemt in dit scenario het digitaal archief
dat voor permanente bewaring in aanmerking komt meteen over nadat de
dossiers zijn afgesloten. De gemeentelijke diensten en deelgemeenten kunnen
het materiaal dat voor vernietiging in aanmerking komt onder "licht regime"
beheren en hoeven voor het te bewaren materiaal in dit geval geen zware
voorzieningen te treffen op het gebied van systemen en organisatie. Het
Gemeentearchief Rotterdam heeft de kennis, organisatie en systemen om
de zorg voor de digitale archieven van de diensten en deelgemeenten over te
nemen.
Het voordeel van scenario 1 is dat er één centrale, deskundige organisatie,
als een Shared Service Center, verantwoordelijk wordt voor bewaring van
de digitale archieven. Bewaring wordt zodoende op een eenduidige manier
uitgevoerd, wat het voor het Gemeentearchief eenvoudiger maakt om
bewaartaken uit te voeren. De kwaliteit van de binnenkomende archieven
wordt hiermee ook hoger, wat uiteindelijk ook voor de burger en de klanten
van het Gemeentearchief van belang is. Specifieke kennis over het omgaan
met en bewaring van digitaal materiaal hoeft slechts op één plaats, het
Gemeentearchief Rotterdam, bijgehouden te worden. Dit scenario bespaart
aanzienlijke kosten op het gebied van personeel en automatisering.
2. Het Gemeentearchief Rotterdam vormt een Trusted Digital Repository voor de
gemeentelijke diensten en deelgemeenten.
Scenario 2 gaat ervan uit dat het Gemeentearchief Rotterdam naast het
beheer van het permanent te bewaren digitaal archiefmateriaal ook de zorg
van het te uiteindelijk te vernietigen digitale materiaal overneemt van de
diensten en deelgemeenten. In dit scenario verzorgt het Gemeentearchief het
volledige beheer van digitaal archiefmateriaal dat niet meer direct in de werk-
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot