raadplegen
waarin, naast dossiers die zijn overgedragen naar het GAR, ook afgesloten dossiers
worden opgenomen waarvoor de gemeentelijke diensten of deelgemeenten zelf nog
verantwoordelijk zijn. Eveneens komen objecten in aanmerking met een beperktere
bewaarplicht, die op termijn vernietigd mogen worden. Ook voor deze op den duur
vernietigbare objecten moet betrouwbaarheid en leesbaarheid gegarandeerd zijn in
verband met het juridische en administratieve belang, denk bijvoorbeeld aan eisen
van de belastingdienst.
Nader onderzoek werd namens het Telematica Instituut gedaan door Henk Jonkers,
Christian Wartena, Hugo ter Doest, A Service-Oriented Architecture for a Flexible
Digital Public Archive, Via Nova Architectura, 17 september 2007.
Sinds die tijd is energie gestoken in het praktisch afstemmen van het programma van
de Bestuursdienst en het Gemeentearchief Rotterdam wat betreft de verwante projecten
(Document Management System) DMS, Concernarchitectuur en E-Depot Concern.
De looptijd van het project bedraagt nu de periode 2008-2011.
Infrastructuur en reikwijdte
Het Gemeentearchief Rotterdam wil een infrastructuur realiseren waarmee de
blijvende toegankelijkheid van digitaal archiefmateriaal kan worden gewaarborgd,
waarmee dit materiaal via internet effectief kan worden ontsloten zowel voor de
interne medewerker als voor de burger, en waarmee de overbrenging van digitaal
archief van de diensten, deelgemeenten en andere zorgdragers efficiënt kan plaats
hebben.
Dat betekent in de praktijk: een dienst of ander onderdeel van het concern deponeert
semi-statisch digitaal archief dat nog niet wordt overgedragen aan het gemeentear
chief in het E-depot Concern. Zodra deze digitale archieven voor overbrenging naar
het gemeentearchief in aanmerking komen worden ze opgenomen in het E-depot van
het gemeentearchief en zijn ze - behoudens enkele uitzonderingen zoals persoons
gegevens - openbaar. Dat laatste is een belangrijk verschil met het E-depot Concern.
Overzie je de hele informatieketen van archiefvorming tot en met opslag en
beschikbaarstelling, dan wordt duidelijk dat de door het Gemeentearchief ingerichte
infrastructuur moet aansluiten op die van het Concern Rotterdam.
Het E-depot Concern is bestemd voor al het digitaal materiaal, zowel "digital born
als gedigitaliseerd materiaal (bijvoorbeeld bij substitutie). Daarnaast zal het E-depot
Concern voorzieningen moeten bieden voor het opslaan van legacy materiaal dat op
dit moment bij de verschillende diensten en deelgemeenten in beheer is en moet er
een "quarantaine" voorziening ontwikkeld worden om materiaal voorlopig op te
slaan waarop nog controles gedaan moeten worden (virussen!) voordat het definitief
in het depot opgenomen kan worden.
De volgende processen vallen binnen de reikwijdte van het E-depot Concern: selectie
en vernietiging, toegangen- en gegevensbeheer, digitale duurzaamheid en presentatie.
Kenniscentrum
Dankzij het project E-depot Concern en de ontwikkeling van het eigen E-depot wordt
het Gemeentearchief het kenniscentrum met betrekking tot het duurzaam bewaren
van digitaal archiefmateriaal binnen de Gemeente Rotterdam. Vanuit de concernge
dachte stelt het MT van het Gemeentearchief graag de benodigde kennis en expertise
(fte) beschikbaar om deze rol in praktijk te kunnen brengen.
Het E-depot is een geautomatiseerd systeem dat verschillende functies in zich heeft.
Het systeem maakt het mogelijk dat digitale archiefstukken door het Gemeentearchief
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot