E-depot Rotterdam 8:
hoeveel kun je hebben?
De verwachting is niet dat elke archiefdienst of gemeente of overheidsorgaan een
eigen E-depot zal bouwen. Instellingen zullen op dit terrein gaan samenwerken. Zal
een en ander gaan leiden tot schaalvergroting?
DIV-ers, archivarissen en informatiebeheerders kwamen op de najaarsbijeenkomst
van de SOD (regio Zuid) in november 2008 in Maastricht bijeen, onder meer om
te praten over de mogelijkheden van de inrichting van een E-depot als gemeenschap
pelijke regeling tussen een aantal overheden. Ons vak is in beweging en zoals het
vroeger was wordt het nooit meer!
Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden (informatie) is
niet zomaar een wettelijke verplichting: het dient de democratische rechtsorde.
Een controleerbare en betrouwbare overheid kan alleen bestaan bij de gratie van
een goed ingerichte informatiehuishouding. Papier is daarbij geduldiger dan
informatie bestaande uit bits bytes. De snelle wisseling van automatiserings
parken stelt ons voor een bijzondere uitdaging: hoe bewaar je de informatie die
uiteindelijk - na twintig jaar (wettelijke termijn) - moet worden overgedragen
aan het gemeentearchief? Waar laat je die informatie ondertussen? Papier staat
ergens in een kast, maar hoe bewaar je digitaal geboren archiefbescheiden? Een
E-depot concern, naast het eigen E-depot van het gemeentearchief, is daarvoor de
Rotterdamse oplossing. Hoeveel kun je hebben?
Om de beoogde doelstellingen te realiseren startte het gemeentearchief in 2008 in
opdracht van het gemeentebestuur het project E-depot Concern. Doel van het Project
E-depot Concern is om te komen tot een ingericht en werkend digitaal depot voor
de gemeente Rotterdam. Het digitaal depot is noodzakelijk om de uitvoering van de
Archiefwet in een digitale context te kunnen waarborgen.
Achtergrond
In 2004 zette het Gemeentearchief Rotterdam (GAR) de eerste stappen voor de ont
wikkeling van een E-depot. In 2004 en 2005 is onderzoek gedaan en zijn er producten
gerealiseerd.
Naar aanleiding van deze ervaringen, is in 2005 een haalbaarheidsstudie naar de
mogelijkheden en wenselijkheid van een E-depot Concern uitgevoerd door het
Telematica Instituut. In de Haalbaarheidsstudie E-depot Rotterdam beschouwt het
Telematica Instituut de ontwikkelingen ten aanzien van het E-depot GAR vanuit het
gezichtspunt van een mogelijke uitbreiding naar een concernbreed E-depot, een depot
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
Oorspronkelijk verschenen in: Archievenblad, jaargang 112, nr. 9, november 2008, p. 36-37.
59
mies langelaar en rené spork