E-depot Rotterdam 8: hoeveel kun je hebben? De verwachting is niet dat elke archiefdienst of gemeente of overheidsorgaan een eigen E-depot zal bouwen. Instellingen zullen op dit terrein gaan samenwerken. Zal een en ander gaan leiden tot schaalvergroting? DIV-ers, archivarissen en informatiebeheerders kwamen op de najaarsbijeenkomst van de SOD (regio Zuid) in november 2008 in Maastricht bijeen, onder meer om te praten over de mogelijkheden van de inrichting van een E-depot als gemeenschap pelijke regeling tussen een aantal overheden. Ons vak is in beweging en zoals het vroeger was wordt het nooit meer! Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden (informatie) is niet zomaar een wettelijke verplichting: het dient de democratische rechtsorde. Een controleerbare en betrouwbare overheid kan alleen bestaan bij de gratie van een goed ingerichte informatiehuishouding. Papier is daarbij geduldiger dan informatie bestaande uit bits bytes. De snelle wisseling van automatiserings parken stelt ons voor een bijzondere uitdaging: hoe bewaar je de informatie die uiteindelijk - na twintig jaar (wettelijke termijn) - moet worden overgedragen aan het gemeentearchief? Waar laat je die informatie ondertussen? Papier staat ergens in een kast, maar hoe bewaar je digitaal geboren archiefbescheiden? Een E-depot concern, naast het eigen E-depot van het gemeentearchief, is daarvoor de Rotterdamse oplossing. Hoeveel kun je hebben? Om de beoogde doelstellingen te realiseren startte het gemeentearchief in 2008 in opdracht van het gemeentebestuur het project E-depot Concern. Doel van het Project E-depot Concern is om te komen tot een ingericht en werkend digitaal depot voor de gemeente Rotterdam. Het digitaal depot is noodzakelijk om de uitvoering van de Archiefwet in een digitale context te kunnen waarborgen. Achtergrond In 2004 zette het Gemeentearchief Rotterdam (GAR) de eerste stappen voor de ont wikkeling van een E-depot. In 2004 en 2005 is onderzoek gedaan en zijn er producten gerealiseerd. Naar aanleiding van deze ervaringen, is in 2005 een haalbaarheidsstudie naar de mogelijkheden en wenselijkheid van een E-depot Concern uitgevoerd door het Telematica Instituut. In de Haalbaarheidsstudie E-depot Rotterdam beschouwt het Telematica Instituut de ontwikkelingen ten aanzien van het E-depot GAR vanuit het gezichtspunt van een mogelijke uitbreiding naar een concernbreed E-depot, een depot archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur Oorspronkelijk verschenen in: Archievenblad, jaargang 112, nr. 9, november 2008, p. 36-37. 59 mies langelaar en rené spork

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 31