en de technici. Op dit moment is hij druk bezig met het onderzoeken van de moge
lijkheden van emulatie, conversie en migratie van digitale bestanden. Tal van digitaal
materiaal is door hem inmiddels verzameld en staat in de wacht om te worden opge
nomen in het E-depot.
Bijzonder was de vondst van een roterende 3D versie (eind jaren negentig) van het
standbeeld van Erasmus, afkomstig van Gemeentewerken en gebruikt bij de restauratie
van het beeld. Met grote moeite en veel inventiviteit is het gelukt om het 3D beeld
weer te tonen (is gebeurd op bovengenoemde studiedag), zij het dat het digitale beeld
hier en daar nog wat kleine gaten vertoonde.
Het metadata-model voltooid
Er is een metadata-model ontwikkeld in samenwerking met drie beherende afdelingen
(Archieven, Bibliotheek en Atlas), een functioneel gegevensmodel voor beschrijvende,
beherende en technische metadata. Bij de ontwikkeling kwamen uiteraard verschil
len aan het licht in beschrijvingstechniek en het gebruik van vaktermen door de
afzonderlijke afdelingen. De overbrugging van deze verschillen is een mijlpaal op
zich. Doel is het gemeenschappelijk gegevensmodel op te nemen in één beherend
systeem voor de metadata van de afdelingen Archieven, Bibliotheek en Atlas.
Dit metadatasysteem vormt de basis voor de zoekfuncties voor de Digitale Balie,
de interface voor onderzoekers.
Aanwinsten en retrowerk
Er is overeenstemming bereikt tussen bovengenoemde afdelingen over de verwerking
van aanwinsten volgens één systematiek. Ook dat mag een mijlpaal worden genoemd.
De resultaten worden verwerkt bij de implementatie van de eerder genoemde opname
functie van het E-depot.
Het ontwikkelen van een gemeenschappelijk metadata model is één ding, maar dat
betekent wel dat de bestaande metadata in de beherende systemen moeten worden
aangepast. Zo is straks al ons materiaal bevraagbaar via de Digitale Balie. Daar waar
de registratie afwijkt van het gemeenschappelijk datamodel, worden mutaties door
gevoerd. Met de uitvoering van het plan is gestart. De doorlooptijd is nog onzeker.
Authority beheerder en preserveringsplan
Er is per 1 juli 2008 een 'authority beheerder' aangetrokken (zo ontstaan er nieuwe
onvermoede functies binnen het archiefwezen) die gaat zorgen voor de standaardisatie
van de authority files. Doel is één centrale registratie van actoren (archief- dan wel
collectievormers) voor alle afdelingen en één centrale registratie van onderwerpen
(trefwoorden en locaties) die per object kunnen worden gekoppeld. Een preserverings-
plan is in concept gereed en de eisen worden de komende tijd uitgewerkt.
Dit betreft eisen ten aanzien van waardering en selectie en authenticiteit van digitale
bestanden. Tevens is er een standaard overdrachtprotocol waarin beschreven staat
hoe digitale aanwinsten moeten worden aangeleverd. Vooraf aan het preserverings
plan gaat natuurlijk het preserveringsbeleid. In het beleidsplan (concept) zijn onder
meer preserveringsstrategieën en standaarden uitgewerkt. De archivistische aspecten,
zoals authenticiteit/accepted loss en waardering/selectie zijn in het preserverings-
beleid verankerd.
Het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) heeft onlangs (mei
2008) onder de naam ED3 een toetsingskader voor de beheersomgeving van blijvend
te bewaren digitale informatie gepubliceerd. Het Gemeentearchief Rotterdam legt
zijn preserveringsbeleid langs deze meetlat.
Digitale Balie
De Digitale Balie vormt de zoekmachine voor het zoeken in de metadata van al onze
digitale en analoge bestanden. Het is mogelijk om analoge en digitale objecten te
bestellen en aan te vragen. Voor het bestellen wordt een koppeling met de webwinkel
gerealiseerd. Uiteraard worden alleen die objecten en/of informatie over objecten
getoond waarvan het volgens de beperkingsregels toegestaan is. De backoffice is
ingericht om de aanvragen en bestellingen af te handelen. Alle aanvragen worden
geregistreerd zodat inzicht kan worden verkregen in de behoefte van de afnemers.
De functionele eisen van de Digitale Balie zijn opgesteld. We bouwen de Digitale
Balie niet zelf, maar gaan in zee met een commerciële partner die een bestaande
applicatie naar onze wensen inricht. De virtuele studiezaal wordt verder ontwikkeld.
Realisatie
De voortgang van al deze deelprojecten wordt bewaakt door de 'Monitor grote auto
matiseringsprojecten' van de gemeente Rotterdam. Zij beoordeelt de projectplannen
ook op haalbaarheid en bekijken of de plannen SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel,
realistisch, tijdgebonden) zijn geformuleerd. Communicatie over het project gaat in
nauw overleg met de afdeling PR. Er is een communicatieplan, de website is op het
onderdeel E-depot aangepast, we geven presentaties, organiseren studiedagen en
schrijven artikelen. Op het gebied van verandermanagement zijn ook de nodige resul
taten behaald. Omdat veel medewerkers betrokken zijn in één of meer deelprojecten,
ontstaan er werkwijzen en werkverbanden over de grenzen van de afdelingen heen.
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot