en de technici. Op dit moment is hij druk bezig met het onderzoeken van de moge lijkheden van emulatie, conversie en migratie van digitale bestanden. Tal van digitaal materiaal is door hem inmiddels verzameld en staat in de wacht om te worden opge nomen in het E-depot. Bijzonder was de vondst van een roterende 3D versie (eind jaren negentig) van het standbeeld van Erasmus, afkomstig van Gemeentewerken en gebruikt bij de restauratie van het beeld. Met grote moeite en veel inventiviteit is het gelukt om het 3D beeld weer te tonen (is gebeurd op bovengenoemde studiedag), zij het dat het digitale beeld hier en daar nog wat kleine gaten vertoonde. Het metadata-model voltooid Er is een metadata-model ontwikkeld in samenwerking met drie beherende afdelingen (Archieven, Bibliotheek en Atlas), een functioneel gegevensmodel voor beschrijvende, beherende en technische metadata. Bij de ontwikkeling kwamen uiteraard verschil len aan het licht in beschrijvingstechniek en het gebruik van vaktermen door de afzonderlijke afdelingen. De overbrugging van deze verschillen is een mijlpaal op zich. Doel is het gemeenschappelijk gegevensmodel op te nemen in één beherend systeem voor de metadata van de afdelingen Archieven, Bibliotheek en Atlas. Dit metadatasysteem vormt de basis voor de zoekfuncties voor de Digitale Balie, de interface voor onderzoekers. Aanwinsten en retrowerk Er is overeenstemming bereikt tussen bovengenoemde afdelingen over de verwerking van aanwinsten volgens één systematiek. Ook dat mag een mijlpaal worden genoemd. De resultaten worden verwerkt bij de implementatie van de eerder genoemde opname functie van het E-depot. Het ontwikkelen van een gemeenschappelijk metadata model is één ding, maar dat betekent wel dat de bestaande metadata in de beherende systemen moeten worden aangepast. Zo is straks al ons materiaal bevraagbaar via de Digitale Balie. Daar waar de registratie afwijkt van het gemeenschappelijk datamodel, worden mutaties door gevoerd. Met de uitvoering van het plan is gestart. De doorlooptijd is nog onzeker. Authority beheerder en preserveringsplan Er is per 1 juli 2008 een 'authority beheerder' aangetrokken (zo ontstaan er nieuwe onvermoede functies binnen het archiefwezen) die gaat zorgen voor de standaardisatie van de authority files. Doel is één centrale registratie van actoren (archief- dan wel collectievormers) voor alle afdelingen en één centrale registratie van onderwerpen (trefwoorden en locaties) die per object kunnen worden gekoppeld. Een preserverings- plan is in concept gereed en de eisen worden de komende tijd uitgewerkt. Dit betreft eisen ten aanzien van waardering en selectie en authenticiteit van digitale bestanden. Tevens is er een standaard overdrachtprotocol waarin beschreven staat hoe digitale aanwinsten moeten worden aangeleverd. Vooraf aan het preserverings plan gaat natuurlijk het preserveringsbeleid. In het beleidsplan (concept) zijn onder meer preserveringsstrategieën en standaarden uitgewerkt. De archivistische aspecten, zoals authenticiteit/accepted loss en waardering/selectie zijn in het preserverings- beleid verankerd. Het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) heeft onlangs (mei 2008) onder de naam ED3 een toetsingskader voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie gepubliceerd. Het Gemeentearchief Rotterdam legt zijn preserveringsbeleid langs deze meetlat. Digitale Balie De Digitale Balie vormt de zoekmachine voor het zoeken in de metadata van al onze digitale en analoge bestanden. Het is mogelijk om analoge en digitale objecten te bestellen en aan te vragen. Voor het bestellen wordt een koppeling met de webwinkel gerealiseerd. Uiteraard worden alleen die objecten en/of informatie over objecten getoond waarvan het volgens de beperkingsregels toegestaan is. De backoffice is ingericht om de aanvragen en bestellingen af te handelen. Alle aanvragen worden geregistreerd zodat inzicht kan worden verkregen in de behoefte van de afnemers. De functionele eisen van de Digitale Balie zijn opgesteld. We bouwen de Digitale Balie niet zelf, maar gaan in zee met een commerciële partner die een bestaande applicatie naar onze wensen inricht. De virtuele studiezaal wordt verder ontwikkeld. Realisatie De voortgang van al deze deelprojecten wordt bewaakt door de 'Monitor grote auto matiseringsprojecten' van de gemeente Rotterdam. Zij beoordeelt de projectplannen ook op haalbaarheid en bekijken of de plannen SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) zijn geformuleerd. Communicatie over het project gaat in nauw overleg met de afdeling PR. Er is een communicatieplan, de website is op het onderdeel E-depot aangepast, we geven presentaties, organiseren studiedagen en schrijven artikelen. Op het gebied van verandermanagement zijn ook de nodige resul taten behaald. Omdat veel medewerkers betrokken zijn in één of meer deelprojecten, ontstaan er werkwijzen en werkverbanden over de grenzen van de afdelingen heen. archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 28