E-depot Rotterdam 6:
zijn we er al bijna?
preserveren
bouwen van één E-depot. Misschien kiest Rotterdam uiteindelijk voor één digitaal
depot in technische zin, maar voor gescheiden beheersomgevingen. De digitale
wereld schept mogelijkheden die voorheen nog moeilijk denkbaar waren; de paradigma
verschuiving vindt ook op het niveau van archiefbeheer plaats.
Spannende tijd
Het tempo waarin een en ander gerealiseerd wordt in Rotterdam en Den Haag is
trager dan aanvankelijk begroot, maar naar verwachting in 2009 (het werd 2010 RS)
zal er een werkend prototype van het E-depot kunnen worden getoond. Dan breekt
opnieuw voor Rotterdam een spannende tijd aan om de verschillende applicaties voor
archiefbeheer en toegankelijkheid aan het depot te koppelen. Dan moet ook blijken
of de concepten uit de ontwerpfase realiseerbaar zijn. De kleine adempauze die nu
ogenschijnlijk geboden wordt, geeft de gelegenheid daar verder aan te werken, het
tempo van de bouw van het depot leidt zeker niet tot stilstand. Er wordt gelopen.
de vraag is alleen: 'zijn we er al bijna?'
Op 19 juni 2008 organiseerde het Gemeentearchief Rotterdam een informatiedag
over het project E-depot. Tijdens deze dag werden de circa 60 deelnemers op de
hoogte gebracht van de ontwikkelingen, de stand van zaken en de komende activi
teiten bij het project E-depot van het Gemeentearchief Rotterdam. De grote vraag
was natuurlijk: Zijn we er al bijna? Wanneer worden concrete resultaten zicht
baar? Een overzicht van de stand van zaken.
Bij het Nationaal Archief worden de eerste bestanddelen van het door een externe
leverancier te bouwen E-depot getest en het Gemeentearchief Rotterdam test mee.
Het gaat hier in eerste instantie over de opnameprocedure: hoe haal je digitale
bestanden binnen, waaronder ook zelf gecreëerde aanwinsten van kopieën van
analoge of digitale objecten? In een later stadium wordt de beschikbaarstelling getest.
Gegevens over de verrichte handelingen in het opnameproces worden vastgelegd in
de centrale registratie van procesgegevens. Dit wordt logging genoemd. De benodigde
hardware (servers enzovoort) is in een geschikte computerruimte geplaatst: het
vormt het fysieke E-depot. Het Gemeentearchief Rotterdam heeft de realisatie ervan
aanbesteed. Het Gemeentearchief Rotterdam wordt tevens 'rekencentrum' (uitwijk-
centrum) voor de gemeente Rotterdam en dat vergt heel wat meer capaciteit dan voor
de eigen digitale bestanden nodig is. De financiering van een en ander is daardoor
wel eenvoudiger geworden. De noodzakelijke verbouwing van de ruimte, inclusief
plaatsing van een generator, vindt nog dit jaar plaats. Organisatorisch is bekend
wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel. Operationeel wordt het systeem en de
integriteit van de digitale objecten dagelijks bewaakt. Het informatiebeveiligings-
beleid en - plan, alsmede de calamiteitenplannen zijn aangepast aan het E-depot.
De E-conservator aangesteld
De functie van E-conservator bij het Gemeentearchief Rotterdam is ingevuld. Deze
functionaris vervult een belangrijke rol tussen de verantwoordelijken voor het beheer
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
Oorspronkelijk verschenen in: Archievenblad, jaargang 112, nr. 6, juli 2008, p. 30-31.
Bewerken materieel
Omzetten naar
duurzaam formaat
51
peter horsman en rené spork