E-depot Rotterdam 6: zijn we er al bijna? preserveren bouwen van één E-depot. Misschien kiest Rotterdam uiteindelijk voor één digitaal depot in technische zin, maar voor gescheiden beheersomgevingen. De digitale wereld schept mogelijkheden die voorheen nog moeilijk denkbaar waren; de paradigma verschuiving vindt ook op het niveau van archiefbeheer plaats. Spannende tijd Het tempo waarin een en ander gerealiseerd wordt in Rotterdam en Den Haag is trager dan aanvankelijk begroot, maar naar verwachting in 2009 (het werd 2010 RS) zal er een werkend prototype van het E-depot kunnen worden getoond. Dan breekt opnieuw voor Rotterdam een spannende tijd aan om de verschillende applicaties voor archiefbeheer en toegankelijkheid aan het depot te koppelen. Dan moet ook blijken of de concepten uit de ontwerpfase realiseerbaar zijn. De kleine adempauze die nu ogenschijnlijk geboden wordt, geeft de gelegenheid daar verder aan te werken, het tempo van de bouw van het depot leidt zeker niet tot stilstand. Er wordt gelopen. de vraag is alleen: 'zijn we er al bijna?' Op 19 juni 2008 organiseerde het Gemeentearchief Rotterdam een informatiedag over het project E-depot. Tijdens deze dag werden de circa 60 deelnemers op de hoogte gebracht van de ontwikkelingen, de stand van zaken en de komende activi teiten bij het project E-depot van het Gemeentearchief Rotterdam. De grote vraag was natuurlijk: Zijn we er al bijna? Wanneer worden concrete resultaten zicht baar? Een overzicht van de stand van zaken. Bij het Nationaal Archief worden de eerste bestanddelen van het door een externe leverancier te bouwen E-depot getest en het Gemeentearchief Rotterdam test mee. Het gaat hier in eerste instantie over de opnameprocedure: hoe haal je digitale bestanden binnen, waaronder ook zelf gecreëerde aanwinsten van kopieën van analoge of digitale objecten? In een later stadium wordt de beschikbaarstelling getest. Gegevens over de verrichte handelingen in het opnameproces worden vastgelegd in de centrale registratie van procesgegevens. Dit wordt logging genoemd. De benodigde hardware (servers enzovoort) is in een geschikte computerruimte geplaatst: het vormt het fysieke E-depot. Het Gemeentearchief Rotterdam heeft de realisatie ervan aanbesteed. Het Gemeentearchief Rotterdam wordt tevens 'rekencentrum' (uitwijk- centrum) voor de gemeente Rotterdam en dat vergt heel wat meer capaciteit dan voor de eigen digitale bestanden nodig is. De financiering van een en ander is daardoor wel eenvoudiger geworden. De noodzakelijke verbouwing van de ruimte, inclusief plaatsing van een generator, vindt nog dit jaar plaats. Organisatorisch is bekend wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel. Operationeel wordt het systeem en de integriteit van de digitale objecten dagelijks bewaakt. Het informatiebeveiligings- beleid en - plan, alsmede de calamiteitenplannen zijn aangepast aan het E-depot. De E-conservator aangesteld De functie van E-conservator bij het Gemeentearchief Rotterdam is ingevuld. Deze functionaris vervult een belangrijke rol tussen de verantwoordelijken voor het beheer archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur Oorspronkelijk verschenen in: Archievenblad, jaargang 112, nr. 6, juli 2008, p. 30-31. Bewerken materieel Omzetten naar duurzaam formaat 51 peter horsman en rené spork

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 27