blauwdruk. Dit model, inmiddels een ISO standaard, kent een wereldwijde navolging
en helpt bij een modulaire ontwikkeling. Indien verder zorgvuldig voor - liefst open -
standaarden gekozen wordt, kunnen componenten van het systeem ook van elders
betrokken worden, hetgeen dan weer in de kosten scheelt.
Parallel
In het grotere geheel van de informatiearchitectuur van een archiefdienst is een
E-depot een module met interfaces naar andere modules, zoals beschrijven of
raadplegen (digitale balie, digitale studiezaal). De module E-depot kan zelf ook weer
verder onderverdeeld worden in de functies opnemen, opslag en beschikbaar stellen.
De parallel met een depot voor fysieke documenten dringt zich op. De kernfunctie
van het depot is het opslaan, veilig en geordend.
De bestanden moeten vanzelfsprekend het depot in kunnen - dat is de opneemfunctie,
waaraan een quarantaine-periode voorafgaat. We moeten immers voorkomen dat
er schimmels of virussen het depot in komen. En tenslotte moeten voor raadpleging
of bewerking de documenten eruit gehaald kunnen worden. Door deze inperking
kunnen de bouwactiviteiten van het E-depot gescheiden worden van het ontwerpen
en realiseren van digitale studiezalen, nieuwe toegangen of applicaties voor archief
beheer.
Helpende hand
Hoe belangrijk ook, ontwerpen en opdelen in modules is nog niet hetzelfde als
bouwen. Maar gelukkig is het Gemeentearchief Rotterdam niet de enige archiefdienst
in de wereld die een E-depot wil realiseren. De helpende hand kwam van het
Nationaal Archief dat zich al eerder over de E-depot kwestie had gebogen. Al in de
ontwerpfase had Rotterdam gebruik gemaakt van ontwerpdocumenten van het
Nationaal Archief en was gebleken dat de overeenkomsten groter waren dan de ver
schillen - mede dankzij het OAIS referentiemodel dat beide diensten gebruikten.
Nauwkeurige vergelijking van beide ontwerpen toonde aan dat de gemeenschappelijke
ontwikkeling van een digitaal depot goed mogelijk was. De Algemene Rijksarchivaris
toonde zich bereid de aanbesteding te doen, ontwikkelingskosten van de programma
tuur voor zijn rekening te nemen, een gezamenlijk ontwikkelteam in te stellen en de
software bij realisatie aan het gemeentearchief ter beschikking te stellen. Het Nationaal
Archief doet daarbij zaken met een deskundig bedrijf dat eerder werkte voor de
National Archives in Londen. De implementatie in Rotterdam komt vanzelfsprekend
voor eigen rekening, evenals eventuele aanpassingen aan de Rotterdamse eisen.
Die aanpassingen zullen, naar het zich laat aanzien vooral de wijze van opnemen
betreffen. Het Nationaal Archief gaat daarvoor uit van afspraken over acceptatie
criteria met de aanleverende departementen, het gemeentearchief houdt nadrukkelijk
rekening met de opname van afwijkende formaten door particuliere archiefvormers
en producenten. Mogelijk zal daarom aanvullende programmatuur nodig zijn, die
Rotterdam dan weer aan het systeem toevoegt. Het gemeentearchief wil van de gelegen
heid gebruik maken de huidige aanwinstenadministratie aan te passen.
AIP - SIP - DIP
Ook de koppeling met het beheersysteem en het metadatasysteem zou kunnen
afwijken, maar naar verwachting kunnen deze afwijkingen bij implementatie goed
opgelost worden.
Het hele systeem wordt daardoor mogelijk flexibeler en beter toepasbaar in andere
archiefdiensten. In het ontwerp worden enkele standaarden vastgesteld: voor het
metadata model en voor de wijze waarop de metadata aan de digitale 'informatie
objecten' worden gekoppeld. Het OAIS-model spreekt hier van Archival Information
Packages, dat zijn de digitale informatie-objecten met de noodzakelijke metadata zoals
die worden opgeslagen voor lange termijn bewaring in het depot. Deze pakketjes
kunnen afwijken van wat de archiefvormer of auteur aanlevert, in OAIS termen de
Submission Information Packages.
Hoe meer deze SIP's gelijk zijn aan de AIP-standaard, hoe gemakkelijker het opname
proces verloopt. Een derde standaard betreft dan de pakketten zoals die aan de
gebruiker worden beschikbaar gesteld, de Dissemination Information Packages
(DIP's). Een nieuw sort terminologie dringt zo de archivistiek binnen.
Aanpassen en samenwerken
Doordat Rotterdam kan bouwen op de expertise bij het Nationaal Archief is het in
staat zelf de aandacht op de verdere implementatie van het E-depot te richten en
de nodige aanpassingen aan het archiefbeheersysteem en de digitale studiezaal te
onderzoeken. Ook daarbij wordt zoveel mogelijk met collega's samengewerkt, in dit
specifieke geval met het Stadsarchief Breda dat een digitale onderzoeksomgeving wil
inrichten.
Naast het eigen E-depot werkt het Gemeentearchief Rotterdam ook mee aan een
E-depot voor de hele gemeente. Het hebben van twee E-depots roept natuurlijk de
vraag op:
'waarom niet integreren tot één?', maar zo blijven verantwoordelijkheden voor meer
dynamische en statische archiefstromen gescheiden. Hoe dat zich te zijner tijd gaat
ontwikkelen is nog onduidelijk. In Vancouver bijvoorbeeld kiest men wel voor het
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot