blauwdruk. Dit model, inmiddels een ISO standaard, kent een wereldwijde navolging en helpt bij een modulaire ontwikkeling. Indien verder zorgvuldig voor - liefst open - standaarden gekozen wordt, kunnen componenten van het systeem ook van elders betrokken worden, hetgeen dan weer in de kosten scheelt. Parallel In het grotere geheel van de informatiearchitectuur van een archiefdienst is een E-depot een module met interfaces naar andere modules, zoals beschrijven of raadplegen (digitale balie, digitale studiezaal). De module E-depot kan zelf ook weer verder onderverdeeld worden in de functies opnemen, opslag en beschikbaar stellen. De parallel met een depot voor fysieke documenten dringt zich op. De kernfunctie van het depot is het opslaan, veilig en geordend. De bestanden moeten vanzelfsprekend het depot in kunnen - dat is de opneemfunctie, waaraan een quarantaine-periode voorafgaat. We moeten immers voorkomen dat er schimmels of virussen het depot in komen. En tenslotte moeten voor raadpleging of bewerking de documenten eruit gehaald kunnen worden. Door deze inperking kunnen de bouwactiviteiten van het E-depot gescheiden worden van het ontwerpen en realiseren van digitale studiezalen, nieuwe toegangen of applicaties voor archief beheer. Helpende hand Hoe belangrijk ook, ontwerpen en opdelen in modules is nog niet hetzelfde als bouwen. Maar gelukkig is het Gemeentearchief Rotterdam niet de enige archiefdienst in de wereld die een E-depot wil realiseren. De helpende hand kwam van het Nationaal Archief dat zich al eerder over de E-depot kwestie had gebogen. Al in de ontwerpfase had Rotterdam gebruik gemaakt van ontwerpdocumenten van het Nationaal Archief en was gebleken dat de overeenkomsten groter waren dan de ver schillen - mede dankzij het OAIS referentiemodel dat beide diensten gebruikten. Nauwkeurige vergelijking van beide ontwerpen toonde aan dat de gemeenschappelijke ontwikkeling van een digitaal depot goed mogelijk was. De Algemene Rijksarchivaris toonde zich bereid de aanbesteding te doen, ontwikkelingskosten van de programma tuur voor zijn rekening te nemen, een gezamenlijk ontwikkelteam in te stellen en de software bij realisatie aan het gemeentearchief ter beschikking te stellen. Het Nationaal Archief doet daarbij zaken met een deskundig bedrijf dat eerder werkte voor de National Archives in Londen. De implementatie in Rotterdam komt vanzelfsprekend voor eigen rekening, evenals eventuele aanpassingen aan de Rotterdamse eisen. Die aanpassingen zullen, naar het zich laat aanzien vooral de wijze van opnemen betreffen. Het Nationaal Archief gaat daarvoor uit van afspraken over acceptatie criteria met de aanleverende departementen, het gemeentearchief houdt nadrukkelijk rekening met de opname van afwijkende formaten door particuliere archiefvormers en producenten. Mogelijk zal daarom aanvullende programmatuur nodig zijn, die Rotterdam dan weer aan het systeem toevoegt. Het gemeentearchief wil van de gelegen heid gebruik maken de huidige aanwinstenadministratie aan te passen. AIP - SIP - DIP Ook de koppeling met het beheersysteem en het metadatasysteem zou kunnen afwijken, maar naar verwachting kunnen deze afwijkingen bij implementatie goed opgelost worden. Het hele systeem wordt daardoor mogelijk flexibeler en beter toepasbaar in andere archiefdiensten. In het ontwerp worden enkele standaarden vastgesteld: voor het metadata model en voor de wijze waarop de metadata aan de digitale 'informatie objecten' worden gekoppeld. Het OAIS-model spreekt hier van Archival Information Packages, dat zijn de digitale informatie-objecten met de noodzakelijke metadata zoals die worden opgeslagen voor lange termijn bewaring in het depot. Deze pakketjes kunnen afwijken van wat de archiefvormer of auteur aanlevert, in OAIS termen de Submission Information Packages. Hoe meer deze SIP's gelijk zijn aan de AIP-standaard, hoe gemakkelijker het opname proces verloopt. Een derde standaard betreft dan de pakketten zoals die aan de gebruiker worden beschikbaar gesteld, de Dissemination Information Packages (DIP's). Een nieuw sort terminologie dringt zo de archivistiek binnen. Aanpassen en samenwerken Doordat Rotterdam kan bouwen op de expertise bij het Nationaal Archief is het in staat zelf de aandacht op de verdere implementatie van het E-depot te richten en de nodige aanpassingen aan het archiefbeheersysteem en de digitale studiezaal te onderzoeken. Ook daarbij wordt zoveel mogelijk met collega's samengewerkt, in dit specifieke geval met het Stadsarchief Breda dat een digitale onderzoeksomgeving wil inrichten. Naast het eigen E-depot werkt het Gemeentearchief Rotterdam ook mee aan een E-depot voor de hele gemeente. Het hebben van twee E-depots roept natuurlijk de vraag op: 'waarom niet integreren tot één?', maar zo blijven verantwoordelijkheden voor meer dynamische en statische archiefstromen gescheiden. Hoe dat zich te zijner tijd gaat ontwikkelen is nog onduidelijk. In Vancouver bijvoorbeeld kiest men wel voor het archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 26