bouwen en behelst alle basisfunctionaliteit van het E-depot. Het Nationaal Archief
ontwikkelt dit samen met het Gemeentearchief Rotterdam. Plateau 2 richt zich op de
aanlevering van digitale aanwinsten door de archiefvormers en op het gezamenlijk
beheer van metadata. Plateau 3 ontwikkelt en bewaakt de functionaliteit voor het
publiek en zorgt er ook voor dat alle benodigde activiteiten rond de ontwikkeling en
het beheer van het E-depot goed in de organisatie zijn belegd.
Uiteindelijk kan het project dan worden 'ontmanteld' omdat de staande organisatie
het werk overneemt.
Boodschappenlijst
De doelstellingen per Plateau leidden tot de formulering van een aantal deel
projecten. Zo werd het project E-depot opgedeeld in nog kleinere, maar wel haalbare,
stappen. De 'boodschappenlijst' die zo moet worden afgewerkt bestaat onder meer
uit het regelen van:
aanlevering en opslag van digitale aanwinsten inclusief registratie van alle
handelingen
één aanwinstenregistratie voor alle te verwerven 'objecten'
een overdrachtsprotocol voor de archiefvormers
één centraal metadatasysteem met ondersteunend retrowerk door beherende
afdelingen
één centrale registratie van authorities, trefwoorden en locaties
het opstellen van een preserveringsbeleid
een eerste set van preserveringsplannen voor minimaal tekstdocumenten,
websites en afbeeldingen
het online kunnen raadplegen (aanvragen en bestellen) van alle beschikbare
digitale objecten.
De projectleider E-depot en de stuurgroep bewaken het geheel en de voortgang van de
deelprojecten.
Digitale Balie
Het laatste punt op de boodschappenlijst is niet het onbelangrijkste. Een prototype
van een 'Digitale Balie' zou alvast kunnen worden gebouwd, waardoor het project
niet alleen maar een papieren tijger bleef. Het Stadsarchief Breda werkt al aan een
'virtuele studiezaal'; dus daar werd samenwerking mee gezocht. 'Digitale Balie' (zoek
en raadpleegmodule) en de 'Virtuele Studiezaal' (interactieve onderzoeksomgeving)
vullen elkaar aan.
Het Gemeentearchief Rotterdam wil de archieven en collecties die het beheert op een
samenhangende manier vindbaar maken via één online loket, de Digitale Balie. Als je
deze bevraagt over een bepaald onderwerp, moet je daarover alle relevante stukken
kunnen vinden die het Gemeentearchief Rotterdam in huis heeft. Het gaat niet
alleen om het vinden van de digital born objecten, maar ook om het vinden van de
gedigitaliseerde objecten én digitale informatie over analoge objecten die het
gemeentearchief bewaart. Het Gemeentearchief Rotterdam beschikt over een enorme
hoeveelheid 'objecten', in allerlei soorten en maten, en op verschillende wijzen
beschreven. Die beschrijvingen, de metadata, zitten opgeslagen in verschillende losse
databases. Die zijn niet gekoppeld en ze maken gebruik van eigen software en
computertaal.
Beheren en raadplegen
Het Gemeentearchief Rotterdam ging op zoek naar een manier om de bestaande
databases te koppelen aan de Digitale Balie, met behoud van alle informatie.
Aanvankelijk zou een extra database worden aangelegd en worden bevraagd vanuit
de Digitale Balie. Uiteindelijk is gekozen voor 1 beherend systeem. De velden in
de 'raadpleegdatabase', zo was de gedachte, worden met XML gelinkt met velden
uit de 'beheerdatabase', zodanig dat als je iets verandert in een beheerdatabase,
ook de beschrijving verandert in de raadpleegdatabase. De zoekmogelijkheden
worden dan bepaald door de keuze van metadata in de raadpleegdatabase. Het
gemeentearchief heeft daarom een lijst met beschrijvende metadata vastgesteld
die alle archiefbeherende afdelingen moeten gaan gebruiken. Die lijst is gebaseerd
op ISAD- en ISAAR-standaarden, richtlijnen voor het maken van archivistische
(ISAD) en archivistische geautoriseerde beschrijvingen (ISAAR). De beschrijvende
metadata zijn van belang bij het beheer van de collecties en archieven, maar ook
voor de ontsluiting in de Digitale Balie.
Grasduinen
De stukken worden niet als losse treffers aangeboden, maar in hun context. Je
kunt van het ene object naar het andere doorklikken en grasduinen in de archieven
en collecties en deze in samenhang bekijken. Je krijgt relevante informatie over het
geheel en de samenstellende delen. Binnen de Digitale Balie zijn er onderzoeks-
omgevingen (de virtuele studiezaal) speciaal voor doelgroepen/ gemeenschappen.
In het beleid moeten deze doelgroepen/gemeenschappen nader worden onderkend
en de behoefte worden vastgelegd.
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot