bouwen en behelst alle basisfunctionaliteit van het E-depot. Het Nationaal Archief ontwikkelt dit samen met het Gemeentearchief Rotterdam. Plateau 2 richt zich op de aanlevering van digitale aanwinsten door de archiefvormers en op het gezamenlijk beheer van metadata. Plateau 3 ontwikkelt en bewaakt de functionaliteit voor het publiek en zorgt er ook voor dat alle benodigde activiteiten rond de ontwikkeling en het beheer van het E-depot goed in de organisatie zijn belegd. Uiteindelijk kan het project dan worden 'ontmanteld' omdat de staande organisatie het werk overneemt. Boodschappenlijst De doelstellingen per Plateau leidden tot de formulering van een aantal deel projecten. Zo werd het project E-depot opgedeeld in nog kleinere, maar wel haalbare, stappen. De 'boodschappenlijst' die zo moet worden afgewerkt bestaat onder meer uit het regelen van: aanlevering en opslag van digitale aanwinsten inclusief registratie van alle handelingen één aanwinstenregistratie voor alle te verwerven 'objecten' een overdrachtsprotocol voor de archiefvormers één centraal metadatasysteem met ondersteunend retrowerk door beherende afdelingen één centrale registratie van authorities, trefwoorden en locaties het opstellen van een preserveringsbeleid een eerste set van preserveringsplannen voor minimaal tekstdocumenten, websites en afbeeldingen het online kunnen raadplegen (aanvragen en bestellen) van alle beschikbare digitale objecten. De projectleider E-depot en de stuurgroep bewaken het geheel en de voortgang van de deelprojecten. Digitale Balie Het laatste punt op de boodschappenlijst is niet het onbelangrijkste. Een prototype van een 'Digitale Balie' zou alvast kunnen worden gebouwd, waardoor het project niet alleen maar een papieren tijger bleef. Het Stadsarchief Breda werkt al aan een 'virtuele studiezaal'; dus daar werd samenwerking mee gezocht. 'Digitale Balie' (zoek en raadpleegmodule) en de 'Virtuele Studiezaal' (interactieve onderzoeksomgeving) vullen elkaar aan. Het Gemeentearchief Rotterdam wil de archieven en collecties die het beheert op een samenhangende manier vindbaar maken via één online loket, de Digitale Balie. Als je deze bevraagt over een bepaald onderwerp, moet je daarover alle relevante stukken kunnen vinden die het Gemeentearchief Rotterdam in huis heeft. Het gaat niet alleen om het vinden van de digital born objecten, maar ook om het vinden van de gedigitaliseerde objecten én digitale informatie over analoge objecten die het gemeentearchief bewaart. Het Gemeentearchief Rotterdam beschikt over een enorme hoeveelheid 'objecten', in allerlei soorten en maten, en op verschillende wijzen beschreven. Die beschrijvingen, de metadata, zitten opgeslagen in verschillende losse databases. Die zijn niet gekoppeld en ze maken gebruik van eigen software en computertaal. Beheren en raadplegen Het Gemeentearchief Rotterdam ging op zoek naar een manier om de bestaande databases te koppelen aan de Digitale Balie, met behoud van alle informatie. Aanvankelijk zou een extra database worden aangelegd en worden bevraagd vanuit de Digitale Balie. Uiteindelijk is gekozen voor 1 beherend systeem. De velden in de 'raadpleegdatabase', zo was de gedachte, worden met XML gelinkt met velden uit de 'beheerdatabase', zodanig dat als je iets verandert in een beheerdatabase, ook de beschrijving verandert in de raadpleegdatabase. De zoekmogelijkheden worden dan bepaald door de keuze van metadata in de raadpleegdatabase. Het gemeentearchief heeft daarom een lijst met beschrijvende metadata vastgesteld die alle archiefbeherende afdelingen moeten gaan gebruiken. Die lijst is gebaseerd op ISAD- en ISAAR-standaarden, richtlijnen voor het maken van archivistische (ISAD) en archivistische geautoriseerde beschrijvingen (ISAAR). De beschrijvende metadata zijn van belang bij het beheer van de collecties en archieven, maar ook voor de ontsluiting in de Digitale Balie. Grasduinen De stukken worden niet als losse treffers aangeboden, maar in hun context. Je kunt van het ene object naar het andere doorklikken en grasduinen in de archieven en collecties en deze in samenhang bekijken. Je krijgt relevante informatie over het geheel en de samenstellende delen. Binnen de Digitale Balie zijn er onderzoeks- omgevingen (de virtuele studiezaal) speciaal voor doelgroepen/ gemeenschappen. In het beleid moeten deze doelgroepen/gemeenschappen nader worden onderkend en de behoefte worden vastgelegd. archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 24