E-depot Rotterdam 4:
hoe zacht kun je landen?
Utopie
Daar sta je dan. Een E-depot bouwen binnen het bestaande budget, organisatorisch
passend in de bestaande organisatie en met gebruik van voor iedereen toegankelijke
open source software, met één zoek- en raadpleeginterface voor de bezoekers; dat
begon op een utopie te lijken. Het was toch wat ingewikkelder dan aanvankelijk
gedacht. Na het hoogvliegen en dalen stonden we nu voor de vraag: hoe zacht
kunnen we landen?
In de voorafgaande artikelen beschreven we de wil van het Gemeentearchief
Rotterdam om een digitaal depot (E-depot) te bouwen voor de te verwachten
opname van digitale bestanden. De uitgangspunten waren simpel: de bouw moest
binnen het bestaande budget worden gerealiseerd en het E-depot moest passen
in de bestaande organisatie. Bovendien zouden de resultaten vrijelijk voor andere
archiefdiensten beschikbaar zijn, zowel de documentatie als de software. Dat
laatste betekende de keuze voor open source software. Het depot zou verder zodanig
in de technische en functionele infrastructuur moeten passen dat bezoekers met
één zoek- en raadpleeginterface zowel analoge als digitale bestanden zouden
moeten kunnen vinden, ongeacht ook van het type materiaal. Die mooie voor
nemens begonnen echter op een utopie te lijken. Het was toch wat ingewikkelder
dan aanvankelijk gedacht of gehoopt.
De conclusie dat de voor de pilot gekozen software Dspace niet de goede basis
voor het E-depot zou zijn, hield niet in dat het project mislukt was. Integendeel
eigenlijk. De ingewikkeldheid vertroebelde niet het zicht op de maakbaarheid;
de horizon was misschien nog ver weg, maar niet onbereikbaar. Je leert scherper
formuleren wat je wel wilt. De twee jaar (vanaf 2004) van vergaren van kennis
en verwerven van inzicht door het uitvoeren van pilots en onderzoeken hadden
voldoende basis gegeven om het project voor de komende drie jaar vorm te geven.
De reis was te lang om in één keer afgelegd te worden, dus dan maar in etappes.
Dit resulteerde in het vaststellen van drie zogenaamde 'plateaus'.
Plateaus
Een plateau is een werkend geheel van organisatie, mensen en middelen, met
gedefinieerde, haalbare doelstellingen die werkende weg in de organisatie worden
verankerd. Elk plateau kan in een jaar gerealiseerd worden en een volgend niveau
bouwt voort op het eerste. Het projectontwerp voor de komende drie jaar kent drie
van zulke plateaus. Plateau 1 is de basis waarop andere plateaus door kunnen
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
Oorspronkelijk verschenen in: Archievenblad, jaargang 112, nr. 4, mei 2008, p. 24-25.
43
peter horsman en rené spork