bewaren/opslag
ontwerpdocumentatie zou volgen op het programmeren. De afdelingshoofden
droegen in hoge mate de verantwoordelijkheid voor ontwikkeling en implementatie.
Die aanpak sloot goed aan bij de bedrijfscultuur van het gemeentearchief. De stuur
groep E-depot bewaakte budget en voortgang - een gemeentelijke 'monitor' keek
kritisch mee.
Een andere eis van het project was het voorkomen van het opnieuw uitvinden van
'het wiel.' Er moest maximaal gebruik gemaakt worden van wat aan kennis en middelen
beschikbaar was. Het werken met open source en open standaarden bleek daarin heel
goed te passen.
Minder geschikt
Een eerste verkenning van het gebruik van DSpace leerde dat dit systeem voor de
door het gemeentearchief gewenste zoek- en raadpleegfunctie minder geschikt was.
Om aan de eis van één interface voor de gebruikers tegemoet te komen leek het
Nederlandse open source product, i-Tor, dat ontwikkeld was in het kader van het
DARE-project (Digital Academic Repositories, een initiatief van de gezamenlijke
Nederlandse universiteiten om hun onderzoeksresultaten digitaal toegankelijk te
maken), meer geschikt. Maar uiteindelijk bleek toch ook i-Tor niet te voldoen.
Het metadatamodel ('beschrijvingsmodel') dat DSpace en i-Tor hanteren is Dublin
Core. Dat is niet direct een archivistisch metadatamodel, maar eerder afgeleid van
bibliografische standaards en minder geschikt voor archivalia. Met name de 'gelaagd
heid' van archivistische beschrijvingen, conform standaards als ISAD(G), worden
niet door Dublin Core ondersteund. Maar Dublin Core heeft weer wel het grote
voordeel van wereldwijde toepassing. Zou het gemeentearchief dan de intern in
gebruik zijnde metadatamodellen moeten herzien en moesten de archivisten, biblio
thecarissen en atlas-medewerkers in een meer uniform keurslijf worden gedwongen?
Het leek (en lijkt) er wel op.
Workflow
'DSpace' werd nog eens nader onderzocht. Als je weet wat een systeem niet kan en
waarom, dan wordt ook duidelijk welke eisen je aan een nieuw (te bouwen) systeem
moet stellen. In de kern is het pakket vooral een metadatasysteem. Bij het opnemen
van digitale documenten worden volgens het Dublin Core model metadata (kenmer
ken, beschrijvingen) toegevoegd. De opneemprocedure ("ingest" volgens OAIS) bleek
afgestemd te zijn op een workflow waarbij auteurs hun eigen publicaties kunnen
toevoegen. In tweede instantie voert dan de bibliothecaris een controle uit op de
juistheid van de metadata en beoordeelt hij of zij of de digitale publicatie wel in de
collectie past. Deze workflow was te omslachtig voor het gemeentearchief, waar
tevoren reeds beoordeeld is of het bestand opgenomen moet worden en de medewerker
de vereiste professionaliteit heeft om een correcte beschrijving te maken.
Het lag voor de hand om dan maar eerst het werkproces van het opnemen in het
depot eens onder handen te nemen. Samen met enkele universiteitsbibliotheken
werd een nieuwe workflow geprogrammeerd. Voor het gemeentearchief was dit een
eerste kennismaking met software ontwikkeling in een open source omgeving en het
werken in communities: samen ontwikkelen en de resultaten beschikbaar stellen
aan anderen. Ook die strategie is het gemeentearchief blijven omarmen: elke archief
dienst mag gebruik maken van de resultaten van het project.
De nieuwe workflow loste overigens niet het probleem van de beperkingen in het
metadatamodel op. Bovendien bleek de techniek ("up-load") waarmee Dspace
bestanden opneemt minder geschikt voor zeer grote bestanden, zoals multimedia.
Ook bleek bij nadere analyse dat DSpace onvoldoende ondersteuning bood voor
behoud, en dat terwijl duurzaamheid juist voor archiefdiensten zo belangrijk is. De
universiteitsbibliotheken die van DSpace gebruik maakten, meenden bij verlies te
kunnen terugvallen op de Koninklijke Bibliotheek als back-up. Kortom, DSpace leek,
hoe nuttig ook geweest voor het opdoen van ervaringen en verkrijgen van inzicht,
toch minder geschikt voor de snelle ontwikkeling van een betrouwbaar E-depot.
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot