bewaren/opslag ontwerpdocumentatie zou volgen op het programmeren. De afdelingshoofden droegen in hoge mate de verantwoordelijkheid voor ontwikkeling en implementatie. Die aanpak sloot goed aan bij de bedrijfscultuur van het gemeentearchief. De stuur groep E-depot bewaakte budget en voortgang - een gemeentelijke 'monitor' keek kritisch mee. Een andere eis van het project was het voorkomen van het opnieuw uitvinden van 'het wiel.' Er moest maximaal gebruik gemaakt worden van wat aan kennis en middelen beschikbaar was. Het werken met open source en open standaarden bleek daarin heel goed te passen. Minder geschikt Een eerste verkenning van het gebruik van DSpace leerde dat dit systeem voor de door het gemeentearchief gewenste zoek- en raadpleegfunctie minder geschikt was. Om aan de eis van één interface voor de gebruikers tegemoet te komen leek het Nederlandse open source product, i-Tor, dat ontwikkeld was in het kader van het DARE-project (Digital Academic Repositories, een initiatief van de gezamenlijke Nederlandse universiteiten om hun onderzoeksresultaten digitaal toegankelijk te maken), meer geschikt. Maar uiteindelijk bleek toch ook i-Tor niet te voldoen. Het metadatamodel ('beschrijvingsmodel') dat DSpace en i-Tor hanteren is Dublin Core. Dat is niet direct een archivistisch metadatamodel, maar eerder afgeleid van bibliografische standaards en minder geschikt voor archivalia. Met name de 'gelaagd heid' van archivistische beschrijvingen, conform standaards als ISAD(G), worden niet door Dublin Core ondersteund. Maar Dublin Core heeft weer wel het grote voordeel van wereldwijde toepassing. Zou het gemeentearchief dan de intern in gebruik zijnde metadatamodellen moeten herzien en moesten de archivisten, biblio thecarissen en atlas-medewerkers in een meer uniform keurslijf worden gedwongen? Het leek (en lijkt) er wel op. Workflow 'DSpace' werd nog eens nader onderzocht. Als je weet wat een systeem niet kan en waarom, dan wordt ook duidelijk welke eisen je aan een nieuw (te bouwen) systeem moet stellen. In de kern is het pakket vooral een metadatasysteem. Bij het opnemen van digitale documenten worden volgens het Dublin Core model metadata (kenmer ken, beschrijvingen) toegevoegd. De opneemprocedure ("ingest" volgens OAIS) bleek afgestemd te zijn op een workflow waarbij auteurs hun eigen publicaties kunnen toevoegen. In tweede instantie voert dan de bibliothecaris een controle uit op de juistheid van de metadata en beoordeelt hij of zij of de digitale publicatie wel in de collectie past. Deze workflow was te omslachtig voor het gemeentearchief, waar tevoren reeds beoordeeld is of het bestand opgenomen moet worden en de medewerker de vereiste professionaliteit heeft om een correcte beschrijving te maken. Het lag voor de hand om dan maar eerst het werkproces van het opnemen in het depot eens onder handen te nemen. Samen met enkele universiteitsbibliotheken werd een nieuwe workflow geprogrammeerd. Voor het gemeentearchief was dit een eerste kennismaking met software ontwikkeling in een open source omgeving en het werken in communities: samen ontwikkelen en de resultaten beschikbaar stellen aan anderen. Ook die strategie is het gemeentearchief blijven omarmen: elke archief dienst mag gebruik maken van de resultaten van het project. De nieuwe workflow loste overigens niet het probleem van de beperkingen in het metadatamodel op. Bovendien bleek de techniek ("up-load") waarmee Dspace bestanden opneemt minder geschikt voor zeer grote bestanden, zoals multimedia. Ook bleek bij nadere analyse dat DSpace onvoldoende ondersteuning bood voor behoud, en dat terwijl duurzaamheid juist voor archiefdiensten zo belangrijk is. De universiteitsbibliotheken die van DSpace gebruik maakten, meenden bij verlies te kunnen terugvallen op de Koninklijke Bibliotheek als back-up. Kortom, DSpace leek, hoe nuttig ook geweest voor het opdoen van ervaringen en verkrijgen van inzicht, toch minder geschikt voor de snelle ontwikkeling van een betrouwbaar E-depot. archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 22