peter horsman en rené spork
E-depot Rotterdam 3:
hoe diep kun je dalen?
Bij aanvang van het project, in 2004, werd het E-depot of digitaal depot gedefini
eerd als 'het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden,
kennis en vaardigheden waarmee het Gemeentearchief Rotterdam in staat is zijn
digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen'. Binnen een jaar en met
een beperkt budget moest zo'n depot er zijn. Deel 3 van een serie over de ontwik
keling van het E-depot in het Gemeentearchief Rotterdam.
Het optimistische motto bij start was: E-depot: doen! Het projectontwerp was dan
ook vooral pragmatisch en resultaatgericht, indachtig het overzichtelijke advies van
Doug Taylor Munroe, in de jaren negentig van de vorige eeuw werkzaam voor de
National Archives of Canada: hoe begin je een digitaal archief in twee stappen?
Stap 1: koop een computer. Stap 2: 'Have fun'. Maar met een computer alleen, die in
dit geval zelfs door een geïnteresseerde leverancier om niet beschikbaar werd gesteld,
ben je er nog niet. Voor de 'fun' is ook software nodig. Gezien de breedte van de eigen
digitale collecties koos het gemeentearchief voor open source software voor digital
libraries, dit met de gedachte dat een bit een bit is, of het nu onderdeel van een
archiefstuk is of van een boek of een foto In het donker zijn alle katjes grauw. Niet de
verschillen, maar de overeenkomsten tussen de collecties vormden het vertrekpunt.
En om alvast enigszins op de gebeurtenissen vooruit te lopen: dit uitgangspunt is tot
op de dag van vandaag overeind gebleven! De keuze viel op het softwarepakket
DSpace, dat gratis beschikbaar is en dus goed paste in het beperkte budget. Een
collega van de bibliotheek van de Erasmus Universiteit was bereid zijn kennis en
kunde wat betreft DSpace met ons te delen. Hij gaf zelfs een demonstratie die de
toeschouwers overtuigde van de betrekkelijke eenvoud van het pakket. Voor de
installatie was wel specialistische hulp nodig, en die was niet gratis, maar de initiële
kosten bleven in elk geval beperkt.
Maximale integratie
Toch bleef het hele project een tamelijk grote sprong in het duister, ook al had onze
raket ambitie als brandstof en daarmee kun je - zie vorige artikel - heel hoog vliegen.
De meer aardse leden van de projectgroep E-depot hadden behoefte aan nadere
kennismaking met een organisatie die al ervaring had opgedaan met het beheer van
digitaal geboren of gedigitaliseerde archieven. En zo toog een brede delegatie van
het Gemeentearchief Rotterdam naar The National Archives in Kew, Engeland. Het
bezoek aan deze instelling hielp met de keuze hoe het E-depot in de organisatie te
plaatsen. Bij The National Archives is een afzonderlijke afdeling Digital Preservation
ingericht, die verantwoordelijk was voor alle beheersfuncties ten aanzien van digitale
informatie. Het Gemeentearchief Rotterdam stond juist maximale integratie in de
bestaande organisatie voor ogen: elke beherende afdeling wordt verantwoordelijk
voor digitale informatie en beheert dus bepaalde typen documenten, ongeacht de
vorm. De afdeling Materieel Beheer krijgt ook het behoud van digitaal materiaal in
haar takenpakket. En de studiezaal (baliediensten) stelt zowel analoge als digitale
informatie beschikbaar. Het gevolg van die keuze is dat beheer en beschikbaarstelling
van digitale bestanden in werkprocessen ingepast moeten worden. Dat besluit leidde
tot drie fundamentele functionele eisen:
geen dubbele invoer van beschrijvingen, dat wil zeggen dat de metadata van
digitale bestanden niet nogmaals in de beheersapplicaties voor analoog
materiaal zouden moeten worden ingeklopt;
één zoek- en raadpleeginterface voor bezoekers; dus niet voor elk type
document een eigen zoekmachine;
maximale integratie in bestaande technische infrastructuur, volgens
standaarden die de gemeente Rotterdam bepaalt.
Prototyping
Het bezoek aan The National Archives gaf een nadere interpretatie van het begrip
E-depot: een software applicatie, of een verzameling van applicaties met de bijbeho
rende opslagvoorzieningen. Maar het Gemeentearchief Rotterdam heeft meer appli
caties in gebruik en die applicaties zullen op een of andere manier met het E-depot
moeten communiceren of gegevens uitwisselen. Bij het begin van het project werd
besloten de bestaande applicaties voorlopig niet te veranderen of te vervangen, al
was het maar om het project niet te gecompliceerd en te kostbaar te maken en om
onnodige weerstand bij de medewerkers te voorkomen. De projectfilosofie op z'n
Rotterdams was 'doen'. Door middel van 'prototyping' zou het E-depot ontwikkeld
worden en zou het gemeentearchief leren wat een E-depot behelst en wat de
consequenties voor de organisatie zouden zijn. De doorlooptijd moest kort zijn, de
de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot