Regie
Net als met analoge bestanden moeten er van te voren op basis van de inhoud keuzes
worden gemaakt welke digitale informatie bewaard blijft en voor hoe lang. Een derge
lijke selectie zou 'ingebakken' kunnen zitten in een geautomatiseerd post- en registratie
systeem. En als de informatie bewaard blijft, dan is één van de eisen dat bij de aan te
leveren bestanden (SIP's, Submission Information Package in de terminologie van het
OAIS model) die metadata aanwezig zijn, die nodig zijn om het bruikbaar (als DIP,
Dissimination Information Package) aan de onderzoeker te kunnen aanbieden.
Eigenlijk zou het wel doelmatig zijn als het gemeentearchief de regie kreeg over de
digitale archiefvorming bij de gemeentelijke diensten. Dat digitale bestanden pas na
twintig jaar zullen worden overgebracht lijkt noch verstandig, noch waarschijnlijk.
Het is namelijk maar zeer de vraag of de archiefvormer het in de semistatische fase
(als dat begrip nog geldt voor digitaal geboren bestanden) met voldoende aandacht
zal beheren. En het beheer extern onderbrengen bij een commerciële onderneming
roept twijfels op. Het gaat immers om nog niet openbare bestanden. Om de veilige
bewaring van deze bestanden te garanderen zouden ze op een veel kortere termijn
moeten worden overgebracht naar bijvoorbeeld het E-depot van de gemeente, die de
bestanden vervolgens conform de wettelijke termijn overbrengt naar het E-depot van
het gemeentearchief. Of misschien nog beter: we bouwen - nu we toch bezig zijn -
één E-depot voor het hele concern. Het gemeentebestuur heeft in beginsel al ja gezegd
tegen de ontwikkeling van zo'n depot.
Beheer
Dat brengt ons op het beheer. Er moet een 'ingestprocedure' komen die regelt hoe de
archiefvormers hun bestanden en metadata moeten aanleveren, en in welk formaat.
Tijdens verblijf in de quarantaine (om net als de analoge bestanden 'ontluisd' te
worden) vindt controle plaats op de juistheid en de authenticiteit. Daarna gaan de
bestanden over naar het E-depot om voorzien te worden van beschrijvende metadata.
In het E-depot worden bewaard de originele, de duurzame (bijvoorbeeld XML of TIFF)
en de geconverteerde bestanden. Het origineel zal nooit worden verwijderd. Voor het
publiek kunnen bestanden in een lichter raadpleegformaat beschikbaar worden
gesteld, vooralsnog via de webserver.
Voor het beheer van de digitale informatieobjecten is uiteraard schijfruimte nodig.
Geheugencapaciteit (schijfruimte) is niet het probleem, servers kun je kopen, maar
hoe zit het met de deskundigheid die voor het goed geordende beheer nodig is? Het
Gemeentearchief Rotterdam heeft ervoor gekozen om het beheer in eigen hand te
houden, net als het beheer van de papieren bestanden. De kennis die over de opname,
het beheer en het beschikbaar stellen wordt opgedaan blijft zo in de eigen organisatie.
Beschikbaarstelling
En dan beschikbaarstelling. De klant staat voorop. Het doel is de ontwikkeling van
een 'digitale balie' met behulp waarvan de klant alle digitale bestanden kan doorzoeken
en de treffers in samenhang krijgt aangeboden. Daaraan wordt toegevoegd 'scanning
on demand' en dat alles in een nieuwe website in web2.0 omgeving met virtuele
studiezaal.
De 'Digitale Balie' is ook het venster op de analoge bestanden. Om dat te bereiken is
een nieuw, aan internationale standaards aangepast metadata model ontworpen.
Voor wat betreft de contextuele metadata gaan de beherende afdelingen (archieven,
bibliotheek, beeld- en geluid) gebruik maken van authority files, ingericht volgens
ISAAR, de internationale norm voor archivistische geautoriseerde beschrijvingen van
organisaties, personen en families. Zo worden relaties gelegd tussen de bestanden in
verschillende collecties. Als men zoekt op burgemeester G.E. van Walsum (1900
1980), dan krijgt men treffers als het persoonlijke archief van Van Walsum, het
archief van de Kamer van Koophandel waar hij secretaris was, alsmede redevoeringen
(geluidsregistratie) van deze burgemeester, maar ook door hem geschreven boeken,
zoals 'Het televisievraagstuk in ruimer verband' (1963) en foto's. Bovendien krijgt
men de volledige beschrijving van de persoon G.E. van Walsum. Dat er door de
afdelingen nog wel 'wat' aan retro-invoer moet worden gedaan spreekt voor zich.
Hoog ambitieniveau
Onmiskenbaar ligt het ambitieniveau hoog. Wat nodig is om dit te bereiken is
deskundigheid, enthousiasme, capaciteit en geld en een uitgekiend plan, waarvan
de voortgang wordt bewaakt door een projectleider. Inhoudelijk is er een nauwe
samenwerking opgezet met de Archiefschool, maar het zijn de medewerkers van het
gemeentearchief die het karwei moeten klaren. De organisatie gaat een verander-
traject in, maar veranderen is toch ook een uitdaging?
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot
Oorspronkelijk verschenen in: Archievenblad, jaargang 112, nr. 3, april 2008, p. 20-21.