peter horsman en rené spork
E-depot Rotterdam 2:
hoe hoog kun je vliegen?
opnemen
Doortastendheid kan het Gemeentearchief Rotterdam niet ontzegd worden.
Bouwen we een E-depot, dan bouwen we een 'Volledig E-depot'. Dat wil zeggen:
niet alleen de apparatuur en programmatuur voor betrouwbare opslag van digitale
documenten, maar ook functies voor beschrijven, preserveren en beschikbaar
stellen. De kernvraag is: aan welke voorwaarden moet een E-depot voldoen voor
het veilig en geordend bewaren en beschikbaar stellen van authentieke digitale
bestanden? Maar niet minder belangrijk is: hoe zorg je ervoor dat andere
instellingen kunnen profiteren van de ontwikkeling van een E-depot?
Om met dit laatste te beginnen: een belangrijk uitgangspunt van het project bij het
Gemeentearchief Rotterdam is het gebruik van open standaarden, zoals het OAIS-
model (Open Archival Information System). Binnen het OAIS-model worden procedures
uitgewerkt voor opname, beheer, toegankelijk maken, beleid en het beschikbaar
stellen. Waar mogelijk wordt ook gebruik gemaakt van open source software. De soft
ware en de documentatie van het Rotterdamse E-depot zijn door iedereen te gebruiken.
De diensten die er gebruik van willen maken, kunnen deze naar eigen inzicht en
behoefte implementeren en laten aansluiten op de in gebruik zijnde systemen.
Het E-depot biedt ook een oplossing voor het bewaren van de reeds gedigitaliseerde
archieven en verzamelingen. Dat zijn dan vooral scans van veel geraadpleegde
analoge objecten zoals de huwelijksbijlagen bij de burgerlijke stand. Ook deze gedigi
taliseerde bestanden moeten goed worden beheerd, want ook al blijven de analoge
originelen behouden, de in digitalisering gedane investeringen rechtvaardigen een
zorgvuldig beheer en de gebruiker heeft recht op betrouwbare informatie.
Metadata
In feite gaat het bij het E-depot om gewone werkzaamheden: acquisitie, beheer,
behoud en beschikbaarstelling, maar dan digitaal. Is het zo eenvoudig? Ach, de
ambitie is er, en we doen het gewoon! Dus: hoe regel je het verwerven, beheren,
behouden en beschikbaar stellen van digitaal ontstane archieven? Een papieren
archief dat je verwerft heeft bepaalde kenmerken: er staan opschriften of registratuur-
kenmerken op de dozen, ordners en dossiers en de stukken zijn gedateerd. Bij een
digitaal gevormd archief is dat iets anders, omdat sommige metadata losstaan van de
stukken. Goed archiefbeheer begint uiteindelijk bij de 'leverancier' van de bestanden
en met deze moeten we afspraken maken over de digitale informatieobjecten in hun
beginstadium, zowel technisch als wat betreft selectie. Een digitaal informatieobject
is namelijk meer dan bijvoorbeeld dat ene Wordbestand. Het bestaat, naast de
inhoud, ook uit gegevens over het bestand, de zogenaamde metadata. Het gaat dan in
de eerste plaats administratieve of beheersmetadata over het proces (wie heeft het
gemaakt en gewijzigd, wat iets zegt over de 'authenticiteit') en de technische meta
data over het bestand zelf (wat is het formaat). Deze metadata vormen, mét de
beschrijvende of contextuele metadata die er later door de beheerder aan toe worden
gevoegd, de basis waarmee de bestanden kunnen worden geïdentificeerd. Ook deze
metadata zullen zoveel mogelijk van de leverancier moeten komen, die immers de
context van ontstaan en gebruik het beste kent. Met andere woorden: aan digitale
archiefbescheiden worden reeds in de registratuurfase beschrijvende metadata
toegekend, zoals een fotograaf ook data toekent aan zijn digitale foto's.
de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot
Quarantaine