peter horsman en rené spork E-depot Rotterdam 2: hoe hoog kun je vliegen? opnemen Doortastendheid kan het Gemeentearchief Rotterdam niet ontzegd worden. Bouwen we een E-depot, dan bouwen we een 'Volledig E-depot'. Dat wil zeggen: niet alleen de apparatuur en programmatuur voor betrouwbare opslag van digitale documenten, maar ook functies voor beschrijven, preserveren en beschikbaar stellen. De kernvraag is: aan welke voorwaarden moet een E-depot voldoen voor het veilig en geordend bewaren en beschikbaar stellen van authentieke digitale bestanden? Maar niet minder belangrijk is: hoe zorg je ervoor dat andere instellingen kunnen profiteren van de ontwikkeling van een E-depot? Om met dit laatste te beginnen: een belangrijk uitgangspunt van het project bij het Gemeentearchief Rotterdam is het gebruik van open standaarden, zoals het OAIS- model (Open Archival Information System). Binnen het OAIS-model worden procedures uitgewerkt voor opname, beheer, toegankelijk maken, beleid en het beschikbaar stellen. Waar mogelijk wordt ook gebruik gemaakt van open source software. De soft ware en de documentatie van het Rotterdamse E-depot zijn door iedereen te gebruiken. De diensten die er gebruik van willen maken, kunnen deze naar eigen inzicht en behoefte implementeren en laten aansluiten op de in gebruik zijnde systemen. Het E-depot biedt ook een oplossing voor het bewaren van de reeds gedigitaliseerde archieven en verzamelingen. Dat zijn dan vooral scans van veel geraadpleegde analoge objecten zoals de huwelijksbijlagen bij de burgerlijke stand. Ook deze gedigi taliseerde bestanden moeten goed worden beheerd, want ook al blijven de analoge originelen behouden, de in digitalisering gedane investeringen rechtvaardigen een zorgvuldig beheer en de gebruiker heeft recht op betrouwbare informatie. Metadata In feite gaat het bij het E-depot om gewone werkzaamheden: acquisitie, beheer, behoud en beschikbaarstelling, maar dan digitaal. Is het zo eenvoudig? Ach, de ambitie is er, en we doen het gewoon! Dus: hoe regel je het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van digitaal ontstane archieven? Een papieren archief dat je verwerft heeft bepaalde kenmerken: er staan opschriften of registratuur- kenmerken op de dozen, ordners en dossiers en de stukken zijn gedateerd. Bij een digitaal gevormd archief is dat iets anders, omdat sommige metadata losstaan van de stukken. Goed archiefbeheer begint uiteindelijk bij de 'leverancier' van de bestanden en met deze moeten we afspraken maken over de digitale informatieobjecten in hun beginstadium, zowel technisch als wat betreft selectie. Een digitaal informatieobject is namelijk meer dan bijvoorbeeld dat ene Wordbestand. Het bestaat, naast de inhoud, ook uit gegevens over het bestand, de zogenaamde metadata. Het gaat dan in de eerste plaats administratieve of beheersmetadata over het proces (wie heeft het gemaakt en gewijzigd, wat iets zegt over de 'authenticiteit') en de technische meta data over het bestand zelf (wat is het formaat). Deze metadata vormen, mét de beschrijvende of contextuele metadata die er later door de beheerder aan toe worden gevoegd, de basis waarmee de bestanden kunnen worden geïdentificeerd. Ook deze metadata zullen zoveel mogelijk van de leverancier moeten komen, die immers de context van ontstaan en gebruik het beste kent. Met andere woorden: aan digitale archiefbescheiden worden reeds in de registratuurfase beschrijvende metadata toegekend, zoals een fotograaf ook data toekent aan zijn digitale foto's. de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot Quarantaine

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 19