E-depot naast de reeds bestaande applicaties zouden staan. Geen dubbele vastlegging
van gegevens en één interface voor onderzoekers werd de leidende eis voor het project.
Er kwam een tweede versterkende factor bij. Aanvankelijk zou het project zich beperken
tot de opname van oorspronkelijk digitale documenten, digital born. Maar zoals
zoveel erfgoedinstellingen digitaliseert het Gemeentearchief Rotterdam in hoog
tempo analoog materiaal, ook die digital re-born documenten moeten zorgvuldig
beheerd worden, want ook al blijft het origineel bewaard, er zijn met de digitalisering
nu eenmaal aanzienlijke bedragen gemoeid.
Het besef groeide dat het niet lang meer zou duren of digitaal beschikbaarstellen zou
de regel worden, en werken met papier uitzondering. De blik en de geest behoefden
verruiming, de oorspronkelijke opdracht was misschien wel te beperkt.
Blauwdruk
Hoewel het realiseren van het E-depot in engere zin, dat is dus de technische voor
ziening voor opnemen opslag en beschikbaar stellen van digitale documenten nog
steeds een doel is, is het niet langer het enige doel. Gedurende het project zien mede
werkers in dat werkprocessen aangepast moeten worden, dat de huidige applicaties
misschien niet helemaal meer voldoen, en vooral dat er de noodzaak is van een
duidelijk gedefinieerd einddoel, een visie: een optimaal digitale dienstverlening,
zowel wat behouden, beheren, bewerken als beschikbaar stellen betreft. Dat is nogal
breed. Daarom wordt er nu gewerkt aan een blauwdruk waarin de verschillende
componenten in onderlinge samenhang staan weergegeven. Deze blauwdruk is het
startpunt. Alle verschillende deelprojecten en ontwikkelingen moeten er op geprojec
teerd kunnen worden. Eén van die deelprojecten is het technisch ontwerp en de
realisatie van het depot zelf, waarom het allemaal begonnen is en waarom heen de
andere projecten zich als het ware groeperen. Dit deelproject wordt gezamenlijk met
het Nationaal Archief uitgevoerd. Andere deelprojecten zijn onder andere het realiseren
van een digitale balie of virtuele studiezaal en het ontwikkelen van een digitaal
toegangensysteem, gebaseerd op de internationale beschrijvingstandaards ISAD(G)
en ISAAR(CPF), waarbij de toegangen in EAD gecodeerd zullen worden. Ook zullen
alle reeds aanwezige digitale bestanden op een gestructureerde manier in het depot
moeten worden opgeslagen en beschreven.
Omdat nu een maal niet alles tegelijk kan, definieert het projectplan een drietal
'plateaus'. Voor elk van de plateaus is precies vastgelegd welke doelen bereikt moeten
worden, binnen welke tijd en tegen welke personele en materiële kosten.
Veranderingstraject
In volgende bijdragen gaan we meer in detail in op de belangrijkste onderdelen van
het project, dat eigenlijk al geen project maar een veranderingstraject is. Het Gemeente
archief Rotterdam transformeert, zonder nog precies te weten waarin. De titel van dit
eerste artikel bevat dan ook de vraag: waarheen? De titels van de volgende artikelen
illustreren het avontuurlijke vervolg: Hoe hoog kun je vliegenHoe diep kun je dalen?,
Hoe zacht kun je landen?, Hoe hard kun je lopen?, Zijn we er al bijna?, Geen weg terug!
en... Hoeveel kun je hebben?
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot
Oorsponkelijk verschenen in: Archievenblad, jaargang 112, nr. 2, maart 2008, p. 28-29.