peter horsman en rené spork
E-depot Rotterdam 1
waarheen?
aanbod
Jarenlang konden archiefinstellingen en bibliotheken volstaan met (klimaat)bevei-
ligde depots voor de opslag van kilometers papier. Nu komt er het E-depot voor de
opslag van digitale informatie, terabyte op terabyte.
Een ontspannen avondje televisie wordt plotseling onderbroken voor een rechtsreeks
verslag van een gebeurtenis van groot historisch belang. Een politicus ligt vermoord
op straat, getuigen vertellen wat ze hebben gezien en voorbijgangers geven de eerste
geschokte reacties. Eigenlijk zouden deze beelden moeten worden bewaard voor het
nageslacht. U start uw dvd-recorder (nog niet zo lang geleden had u een videorecorder
met VHS of Betamax of Video 2000 banden) maar op een gegeven moment zet u de
recorder weer uit.
Er zal - zo denkt u niet ten onrechte - wel een of ander omroeparchief zijn dat zorg
draagt voor de goede bewaring van dit materiaal. De partij van de politicus stelt haar
website open voor reacties van burgers. Dagenlang komen er niet alleen condoleances
binnen, maar ook allerlei uitingen van onvrede over de maatschappij. De website
ontwikkelt zich zelfs tot het forum voor dergelijke uitingen. Steeds minder mensen
schrijven brieven, maar e-mailen direct en daardoor is de toon wellicht ongenuan
ceerder dan per brief. Andere politieke partijen zijn behalve geschokt door de moord,
verbijsterd door de hoeveelheid felle reacties die dagelijks op internet worden gezet.
De maatschappelijke onvrede blijkt groter dan men had gedacht. Ook deze partijen
besluiten hun websites open te stellen voor discussies met hun achterban door
middel van forums.
De historicus die jaren later onderzoek doet naar de gebeurtenissen komt dankzij het
raadplegen van (digitale) kranten, archieven, beeld- en geluidmateriaal en het houden
van interviews redelijk, maar niet volledig, aan zijn trekken. Een van de ondervraag
den: 'die maatschappelijke onrust, dat kun je je nu niet meer voorstellen. Wat er toen
op internet verscheen, onze website was soms uren niet raadpleegbaar, zoveel belang
stelling... Onze huidige site, ik geloof de vierde alweer, is lang zo populair niet'. Tja,
had iemand er toen maar aan gedacht om die ene website te bewaren, in een elektro
nisch depot, het E-depot.
Ruimere blik
"Vroeg of laat krijgt elke archiefdienst er direct mee te maken: de inrichting van
een digitaal depot", zo opende Ivo Zandhuis zijn eerste artikel in mei 2005 in het
Archievenblad. Het project was toen nog maar net gestart, met een ogenschijnlijk
eenvoudige opdracht: de realisatie van een voorziening voor het veilig bewaren van
digitaal archief. De voorziening kreeg de naam E-depot en het project een bijna
typisch Rotterdams motto: E-depot. Doen! Maar wat was dat, een E-depot?
Eigenlijk werd in het eerste jaar vooral een antwoord op die vraag gezocht. Was het
E-depot niet meer dan veilige opslagruimte, zoals een fysiek depot - een depot zonder
stellingen, of ging het om een e-archief, dat wil zeggen de hele organisatie? Het
werken met een prototype van een E-depot gaf enige duidelijkheid, in elk geval het
inzicht dat het antwoord noch het één noch het ander was. Immers, ook bij de opvat
ting dat het E-depot 'slechts' een digitale equivalent van een depot met stellingen is,
moet er het nodige rondom gebeuren. De documenten moeten opgenomen worden
in het depot, en daarvoor is software nodig. De documenten moeten geplaatst en
gevonden kunnen worden, daarvoor zijn metadata nodig - het onderwerp van het
tweede artikel van Ivo Zandhuis. Maar opnemen, registreren, beschrijven en beschik
baarstellen zijn ook kernactiviteiten van gewoon archiefbeheer en de projectgroep
leden vonden het ongewenst dat de software voor de beheersfuncties rond het
de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot