Niets ligt meer voor de hand dan om te beginnen met een definitie van het E-depot.
Die definitie hebben wij als sluitstuk van onze zoektocht eerst geformuleerd na afloop
van de artikelenreeks en is inmiddels geplaatst in Wikipedia. In deze publicatie laten
wij de definitie keurig vooraf gaan aan de artikelenreeks, zoals het eigenlijk hoort.
Definitie
Synoniem: elektronisch depot, digitaal depot. Een technische voorziening,
bestaande uit hardware en software, voor de duurzame en betrouwbare bewaring
en beschikbaarstelling van digitale informatie, zowel digitaal geboren als
gedigitaliseerd. Het gaat dus niet alleen om geheugenruimte. E-depots worden
vooral ontwikkeld door archieven en bibliotheken die in toenemende mate
geconfronteerd worden met digitale documenten. Een E-depot is in staat zulke
documenten op te nemen, op te slaan, veilig te bewaren en voor raadpleging
beschikbaar te stellen. Rond het E-depot is een aantal voorzieningen vereist
om de betrouwbaarheid te garanderen: organisatie, professioneel personeel,
gebruik van standaards en procedures. In het bijzonder vraagt de conservering
van de informatie voortdurend de aandacht van de beheerders. Immers, digi
tale documenten hebben hun eigen opslagformaat en zijn voor de raadpleging
afhankelijk van programmatuur. Zowel opslagformaten als software verou
deren en dus zijn er maatregelen nodig om de documenten ook in de toekomst
raadpleegbaar te houden.
Begin
De Koninklijke Bibliotheek nam in 1994 de strategische beslissing om het verza
melen, bibliografisch beschrijven, bewaren en ter raadpleging beschikbaarstellen
van in Nederland uitgegeven elektronische publicaties aan te merken als een taak
voor de KB als nationale bibliotheek. Al in de jaren tachtig ontving de KB af en
toe diskettes of cd-roms als bijlage bij een gedrukte publicatie. Gaandeweg verschenen
steeds meer zelfstandige publicaties op elektronische media. Langzamerhand
realiseerden nationale bibliotheken, ook de KB, evenals archieven, banken,
ministeries en het kadaster zich dat er iets moest gebeuren, omdat dit digitale
erfgoed anders voorgoed verloren zou gaan. Er waren al voorbeelden van computer
gegevens van NASA en van een bevolkingsonderzoek uit de jaren zestig in de
Verenigde Staten, die niet meer te reconstrueren waren. De opbouw en inrichting
van het Depot van Nederlandse Elektronische Publicaties (DNEP) bleek pioniers
werk te zijn. Er waren in de jaren 1994-1996 geen voorbeelden van andere
(nationale) bibliotheken die reeds zo'n elektronisch depot hadden.
Duurzaam
De duurzame raadpleegbaarheid is een van de grote uitdagingen waar erfgoed
instellingen - bibliotheken en archieven in bijzonder - voor staan. Steeds meer
informatie, die het waard is voor het nageslacht bewaard te blijven, is digitaal.
Soms was het oorspronkelijke document nog analoog - een brief, een rapport,
een boek, tekening - en is later gedigitaliseerd, maar in toenemende mate wordt
informatie direct al digitaal gemaakt, langs elektronische wegen verzonden,
digitaal ontvangen en in digitale vorm bewaard. Digitale informatie heeft grote
voordelen boven papieren documenten: gemakkelijk en snel te verzenden, goed
doorzoekbaar, prima te veranderen en opslag neemt weinig fysieke ruimte in.
Digitale informatie heeft echter ook een nadeel: ze is kwetsbaar. De grootste
bedreiging is de snelle veroudering van software en documentformaten. Een brief
of een gedrukt boek van tien, vijftig of honderd jaar geleden laat zich doorgaans
nog prima lezen, maar een digitaal document dat tien jaar oud is loopt een groot
risico nu al onleesbaar te zijn geworden, als het al niet door onoplettendheid is
gewist of overschreven.
Informatie
Archiefdiensten hebben als wettelijke taak relevante informatie te bewaren. In de
eerste plaats is dat overheidsinformatie, maar ook particuliere administraties
kunnen blijvend van belang zijn voor de maatschappij. Al vanaf 2004 werkt het
Gemeentearchief Rotterdam samen met het Nationaal Archief aan de ontwikkeling
en realisatie van een E-depot. Inmiddels werken ook de Justitiële Dienst in Almelo
en het Stadsarchief Amsterdam met/aan E-depots.
Kwaliteitseisen
Evenals een gewoon depot moet een digitaal depot aan hoge kwaliteitseisen
voldoen. Die betreffen vooral de betrouwbaarheid, zowel van de techniek als van
de organisatie. De Archiefinspectie ziet toe op de kwaliteit van de bewaring van
archieven. Wat E-depots aangaat heeft het Landelijk Overleg Provinciale Archief
inspecteurs in mei 2008 'ED3' Eisen Digitale Duurzaamheid Digitaal Depot,
gepubliceerd, dat een toetsingskader wil zijn voor de beheersomgeving van
blijvend te bewaren digitale informatie.
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot
Zie: nl.wikipedia.org/wiki/E-depot.