het gemeentearchief Rotterdam en het elektronisch depot (e-depot)
overgebracht naar een archiefinstelling, zijn dan openbaar en vervullen geen rol meer
voor de administratie. Deze archieven worden voer voor historici en/of de recht- en
bewijszoekende burger die bijv. in een overgebracht bouwtekeningen archief zoekt
naar originele details van zijn huis dat hij in oorspronkelijke staat wil brengen.
Voor de Archiefwet is er geen verschil tussen papieren en digitale archieven. Dat
digitale bestanden pas na twintig jaar zullen worden overgebracht lijkt - gezien de
vernieuwing zeg elke vijf jaar van het automatiseringspark - niet erg waarschijnlijk.
Het beheer ondertussen extern onderbrengen bij een commerciële onderneming
roept vragen op. Het gaat immers om nog niet openbare bestanden. Om de veilige
bewaring van deze bestanden te garanderen zouden ze op een veel kortere termijn
moeten worden overgebracht naar bijvoorbeeld het E-depot van de gemeente (dyna
misch semi-statisch), die de bestanden vervolgens conform de wettelijke termijn
overbrengt naar het E-depot van het gemeentearchief (statisch).
Er kan ook voor worden gekozen om één E-depot te bouwen voor beide functies,
semi-statisch en statisch, de grenzen vervagen immers. Archiefinstellingen krijgen
hoe dan ook meer regie over het proces van archiefvorming, van wat nu de DIV-taken
zijn. Een goede administratie is noodzakelijk voor een controleerbare en betrouwbare
overheid en dient de democratische rechtsorde. Zo wil het Gemeentearchief
Rotterdam de veilige opslag van digitale archieven starten na afhandeling van een
dossier en uiteraard is bemoeienis met de Rotterdamse informatiearchitectuur nood
zakelijk: er waren in 2003 in Rotterdam 1300 verschillende bedrijfsspecifleke applicaties.
Het gemeentearchief wil natuurlijk niet in 1300 gevallen pas bij de overdracht met de
eigenaardigheden van deze applicaties geconfronteerd worden.
Plannen
Het E-depot komt in 2009-2010, in samenwerking met het Nationaal Archief,
beschikbaar.
De bestanden in het E-depot moeten uniform doorzoekbaar zijn. Dat betekent dat
aan alle ontsloten objecten door de beheerder bepaalde metadata moeten worden
toegekend. 'Zoeken' via de 'Digitale Balie' (voorlopige term, 'virtuele studieaal' kan
ook) op de website levert treffers op uit archieven en verzamelingen, van archiefstuk
tot en met tekening, foto, boek etc. Van sommige treffers krijgt men alleen de
beschrijving te zien, van anderen ook het beschreven object (bijvoorbeeld een foto of
gescand archiefstuk). De treffers kunnen worden geraadpleegd. Voor het raadplegen
van analoge bestanden zal verwezen worden naar de studiezaal, een scherm zal
verschijnen waarin men stukken kan aanvragen, tenzij de openbaarheid, de materiële
staat of de aanwezigheid van een duplicaat dit verhinderen. Voor het raadplegen van
direct beschikbare digitale bestanden zal een muisklik voldoende zijn. Uiteraard
het doen van een bestelling mogelijk.
De 'Digitale Balie' is uiterlijk 2011 beschikbaar voor het publiek.
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
Oorspronkelijk verschenen als: 'Gemeentearchief Rotterdam ontwikkelt Elektronisch Depot',
Informatie Professional, 2008, nr. 2, p. 26-29.