het gemeentearchief Rotterdam en het elektronisch depot (e-depot)
En dan is er nog het probleem van de formaten en metadata. Hoe ga je daar mee om?
Met de toepassing van het open source programma Dspace is het Gemeentearchief
Rotterdam in 2005 gestopt. Dspace komt uit de bibliotheekwereld en bleek wat
betreft de variatie en gelaagdheid in de metadata niet voor ons doel geschikt.
Elektronische Depots met wetenschappelijke publicaties, zoals die door bibliotheken
worden ontwikkeld, bevatten vooral tekstbestanden (bijvoorbeeld PDF en Word).
Bij het Archiefdepot gaat het om een verscheidenheid aan uniek materiaal. Er is maar
één origineel van een archiefstuk - je zult het niet in een ander depot aantreffen. De
stukken zijn bovendien opgemaakt met behulp van verschillende programma's in
verschillende versies (van concept tot origineel) en in verschillende formats (tekst,
databases, spreadsheets, maar ook foto's, films, 3d modellen van bijvoorbeeld een
architectuurbureau, enzovoort). En daar komt nog eens bij dat de Archiefwet aan
het duurzaam bewaren van (digitale) archieven strenge eisen stelt ten aanzien van
zorgvuldige bewaring en beschikbaarstelling.
Bij conversie van bestanden kunnen bijvoorbeeld formules in Excel hun functie ver
liezen. Daarom is er bijvoorbeeld door de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal
Archief ook onderzoek gedaan naar 'emulatie' waarbij naast de bestanden ook de
hele omgeving wordt bewaard waarop deze bestanden draaiden.
Eisen stellen aan digitale informatieobjecten
Hoe regel je het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van digitaal
ontstane archieven? Uiteraard moeten we beginnen bij de 'leverancier' van de bestanden.
Digitale informatieobjecten dienen in hun beginstadium, zowel technisch als wat
betreft selectie, al aan een aantal eisen te voldoen, zoals in het vorige artikel wordt
uitgelegd. Ook moeten er van te voren op basis van de inhoud keuzes worden
gemaakt welke digitale informatie bewaard blijft en voor hoe lang. Een dergelijke
selectie zou 'ingebakken' kunnen zitten in een geautomatiseerd post- en registratie
systeem. En als de informatie bewaard blijft, dan is één van de eisen dat bij de aan te
leveren digitale documenten die metadata aanwezig zijn, die nodig zijn om het te
kunnen aanbieden aan de gebruiker.
Hoe pakt het Gemeentearchief Rotterdam dit aan? Het deelproject 'preserverings-
beleid' behelst het opstellen van de eisen waaraan een SIP (Submission Information
Package in de terminologie van het OAIS model) moet voldoen per type archief en
collectievormer, het opstellen van een procedure voor overbrenging per type archief
en collectievormer, het toetsen van de eisen aan de hand van casussen uit gemeente
lijk en particulier veld en diverse soorten media (tekst, bewegend beeld, geluid,
statisch beeld, websites nieuwsbrieven). Hieruit vloeien overdrachtsprotocollen
voort en instructies voor gemeentelijke en particuliere archief- en collectievormers.
Opname van bestanden in het E-depot
Ook een 'ingestprocedure' zal gereed moeten zijn. Deze procedure regelt hoe en in
welk formaat de archiefvormers hun bestanden en metadata moeten aanleveren.
De bestanden gaan bij binnenkomst eerst in quarantaine,om net als de analoge
bestanden 'ontluisd' te worden. Bovendien vindt dan controle plaats op de juistheid
en de authenticiteit. Vervolgens gaan de bestanden over naar het E-depot om voorzien
te worden van beschrijvende metadata. In het E-depot worden bewaard de originele,
de duurzame (bijvoorbeeld XML of TIFF) en de geconverteerde bestanden. Het origi
neel zal nooit worden verwijderd. Voor het publiek kunnen bestanden in een lichter
raadpleegformaat beschikbaar worden gesteld, vooralsnog via de webserver.
Voor de beschrijvende of contextuele metadata maken de beherende afdelingen, zoals
archieven, bibliotheek, beeld- en geluid, gebruik van authority files, ingericht volgens
ISAAR, de internationale norm voor archivistische geautoriseerde beschrijvingen van
organisaties, personen en families. Op die manier worden relaties gelegd tussen de
bestanden in verschillende collecties. Als men zoekt op Van Ravesteyn, dan krijgt
men treffers als het archief van ir. S. van Ravesteyn, o.a. architect van Diergaarde
Blijdorp en het nu afgebroken Centraal Station Rotterdam, alsmede een geluids
registratie van een interview met deze architect en het door Van Ravesteyn geschreven
boek De Sierkunst op Nederlandsche passagiersschepen. Bovendien krijgt men de
volledige beschrijving van de persoon Sybold van Ravesteyn.
Omslag in opslag
Voor het beheer van de digitale informatieobjecten is uiteraard schijfruimte nodig.
Geheugencapaciteit (schijfruimte) is niet het probleem, servers kun je kopen, maar
hoe zit het met de deskundigheid die voor het goed geordende beheer nodig is? Het
Gemeentearchief Rotterdam heeft ervoor gekozen om het beheer in eigen hand te
houden, net als het beheer van de papieren bestanden. De kennis die over de opname,
het beheer en het beschikbaar stellen wordt opgedaan blijft zo in de eigen organisatie.
In de tussentijd volgt het Gemeentearchief Rotterdam met belangstelling de discussie
die gevoerd wordt over het uitbesteden van het beheer van digitale bestanden, zoals
ook wel gebeurt met papieren archieven.
Kleine gemeenten zonder gemeentearchief kunnen hun archieven onderbrengen bij
een buurgemeente die wel over een officiële archiefinstelling beschikt. Zij benoemen
de gemeentearchivaris van een nabij gelegen grotere plaats als gemeentearchivaris
van hun gemeente.
Daarmee plaatsen zij het beheer van hun papieren archieven buiten de gemeente
van herkomst, maar wel bij een partner die aan alle wettelijke eisen voldoet conform
de termijn die de Archiefwet stelt. Overheidsarchieven worden na twintig jaar
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur