het gemeentearchief Rotterdam en het elektronisch depot (e-depot)
Wat doet het gemeentearchief?
Kort gezegd: beheer, behoud en beschikbaarstelling van archieven en verzamelingen
van Rotterdam en regio. Overheidsinstellingen zijn wettelijk verplicht om hun
archieven ouder dan 20 jaar in te leveren en aan particulieren (personen, families,
bedrijven, verenigingen, instellingen) wordt het gevraagd. Het gemeentearchief
beschikt over bewaarplaatsen (depots) waarin de papieren archieven en verzamelingen
zijn opgeslagen. Naast 17 km' archief, telt het gemeentearchief 70.000 boektitels,
kranten en tijdschriften, meer dan een miljoen afbeeldingen zoals foto's, tekeningen,
affiches en plattegronden, en beheert het gemeentearchief beeld en geluidverzamelingen
zoals het complete archief van RTV Rijnmond. Die spullen liggen niet op één grote
hoop, maar worden door deskundige medewerkers geordend en beschreven opdat
het publiek op de studiezalen of via de website de stukken kan raadplegen en inter
preteren, want dat is uiteindelijk het doel. Soms moeten stukken eerst nog worden
gerestaureerd. Al die stukken rekenen we tot ons culturele erfgoed.
De komst van steeds meer digitale bestanden bij het Gemeentearchief Rotterdam
maakt een Elektronisch Depot noodzakelijk. Omdat een kant-en-klaar product niet
voorhanden is, is het gemeentearchief al lerend aan het werk gegaan.
Elektronische werkelijkheid
Het Gemeentearchief Rotterdam ontvangt de laatste jaren steeds vaker digitale
bestanden, variërend van een harde schijf met foto's tot en met grote slappe diskettes
met digitale bestanden bij een particulier archief. Overheidsinstellingen en bedrijven
werken in toenemende mate - en straks wellicht uitsluitend - digitaal en dat betekent
dat het Gemeentearchief Rotterdam archieven van digitale origine gaat beheren.
Daarnaast zijn er tal van websites in de lucht waarvan sommige interessant genoeg
zijn om door het gemeentearchief bewaard te worden. Geconfronteerd met deze elek
tronische werkelijkheid groeide bij het gemeentearchief het besef van de noodzaak
van de ontwikkeling van een Elektronisch Depot (E-depot) voor de bewaring van
deze grote diversiteit aan bestanden.
Het E-depot zou ook een oplossing kunnen bieden voor het bewaren van reeds
gedigitaliseerde archieven en verzamelingen. Denk daarbij vooral aan scans van veel
geraadpleegde analoge objecten zoals de huwelijksbijlagen bij de burgerlijke stand.
Ook deze gedigitaliseerde bestanden vragen om een goed beheer.
Voor al deze digitale documenten ontwikkelt het Gemeentearchief Rotterdam, inmid
dels in samenwerking met het Nationaal Archief en de Archiefschool (Hogeschool
van Amsterdam), een E-depot. Omdat een binnen- of buitenlands kant-en-klaar
product niet voorhanden is, zit er niets anders op dan om lerend aan het werk te
gaan. Internationale ontwikkelingen in vooral Australië en Canada en bij de Belgische
buren (e-David) worden op de voet gevolgd. De gemeente Rotterdam zag en ziet het
belang en financiert de ontwikkeling ervan. Volgens planning opent het E-depot voor
de duurzame opslag van digitale bestanden in 2010 en komen de bestanden via een
'digtale balie' beschikbaar voor het publiek.
Verschillende formats
Aan welke voorwaarden moet een E-depot voldoen om authentieke digitale bestanden
veilig en geordend te bewaren en beschikbaar te stellen? Hoe zorg je ervoor dat andere
instellingen kunnen profiteren van de ontwikkeling van een E-depot?
Om met dit laatste te beginnen: een belangrijk uitgangspunt van het Gemeente
archief Rotterdam wat betreft de ontwikkeling van het E-depot is het gebruik van
open source software en open standaarden zoals het OAIS-model (Open Archival
Information System), zie afbeelding. Binnen het OAIS-model worden procedures uit
gewerkt voor opname, beheer, toegankelijk maken, beleid en het beschikbaar stellen.
Het E-depot is straks door iedereen te gebruiken. De diensten die er gebruik van
willen maken, zullen wel zelf voor implementatie moeten zorgen en voor aansluiting
op de in gebruik zijnde systemen.
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
DIP
AIP
Metadata
(data
Management)
Objecten
(archival
Storage)
Zoeken
Opnemen
(ingest)
Besturing (OAIS administration)
Beschikbaar
Stellen
(Access)
Bewerken
(Preservation planning)
