Het Gemeentearchief Rotterdam
en het Elektronisch Depot (E-depot)
Digitale archieven voor de eeuwigheid?
Het jaar 2015. Uw tante is op 99 jarige leeftijd overleden. Dat is jammer. De burge
meester komt niet op haar verjaardag, maar u erft €10 miljoen en dat verzacht het
leed aanzienlijk. Uw neef betwist u de erfenis, maar hij heeft geen been om op te
staan. De originele wilsbeschikking in het archief van de betreffende notaris wijst
u aan als enige erfgenaam. Met de akte is niet geknoeid. De tekst van de kopie in
bezit van tante is dezelfde als die van het origineel. Na het innen van de erfenis laat
ook u een testament opmaken. Uw notaris werkt inmiddels volledig digitaal. Hij
bewaart de originele akte met zijn en uw elektronische handtekening en die van een
paar getuigen op een harde schijf, zeg maar zijn elektronisch 'archief.' Dat scheelt
een hoop papierwerk en houdt de kosten laag. U krijgt als u het nodig vindt een
printje mee voor thuis, maar de notaris kan u de akte ook even mailen, dan kunt u
het testament opbergen in uw digitale kluis. In 2055 wordt u verenigd met uw tante
en ook uw nabestaanden betwisten elkaar de flink gegroeide erfenis. Het oude
papieren en moderne digitale archief van de notaris blijkt ondergebracht bij het
Gemeentearchief Rotterdam. Het is nog niet openbaar, maar de nabestaanden
krijgen inzage in het originele testament. Nou ja, origineel... wat is er origineel aan
een digitaal document? Hoe bewijs je de authenticiteit? Hoe zorg je ervoor dat een
digitaal bestand vele jaren later nog in de oorspronkelijke opmaak leesbaar is? Hoe
bewaar je digitale bestanden in oorspronkelijke staat voor de eeuwigheid? Als het
bestand geconverteerd is, bijvoorbeeld van Wordperfect naar Word, is het dan nog wel
origineel? Dit zijn allemaal vragen die duidelijk maken dat het veilig en geordend
bewaren en beschikbaar stellen van authentieke digitale bestanden meer omvat dan
het beschikbaar stellen van voldoende schijfruimte.
19
josje everse en rené spork