De kernvraag is: aan welke voorwaarden moet een E-depot voldoen voor het veilig
en geordend bewaren en beschikbaar stellen van authentieke digitale bestanden?
Hoe regel je het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van digitaal
ontstane archieven?
Een papieren archief dat je verwerft heeft bepaalde kenmerken: er staan opschriften
of registratuurkenmerken op de dozen, ordners en dossiers en de stukken zijn geda
teerd. Bij een digitaal gevormd archief is dat in zoverre anders dat de metadata, met
uitzondering van de technische, los staan van de stukken. Goed archiefbeheer begint
uiteindelijk bij de 'leverancier' van de bestanden en met deze moeten we afspraken
maken over de digitale informatieobjecten in hun beginstadium, zowel technisch als
wat betreft selectie. Een digitaal informatieobject is meer dan dat ene Wordbestand.
Het bestaat, naast de inhoud, ook uit gegevens over het bestand, de zogenaamde
metadata. Het gaat dan in de eerste plaats administratieve of beheersmetadata over het
proces (wie heeft het gemaakt en gewijzigd, wat iets zegt over de 'authenticiteit') en
de technische metadata over het bestand zelf (wat is het formaat). Deze metadata
vormen, mét de beschrijvende of contextuele metadata die er gelijktijdig door de auteur of
later door de beheerder aan toe worden gevoegd, de basis waarmee de bestanden kunnen
worden geïdentificeerd en geïnterpreteerd. Ook deze metadata zullen zoveel mogelijk
van de leverancier moeten komen, die immers de context van ontstaan en gebruik
het beste kent. Met andere woorden: aan digitale archiefbescheiden worden reeds in
de administratieve fase beschrijvende metadata toegekend, zoals een fotograaf ook
data toekent aan zijn digitale foto's.
Regie over archiefvorming
Gedurende het project groeide het besef dat het eigenlijk wel doelmatig zou zijn als
het Gemeentearchief de regie kreeg over de digitale archiefvorming bij de gemeente
lijke diensten. Het 'records continuüm' (de informatieketen) was tenslotte waar het
om ging. In plaats van problemen achteraf te herstellen kun je de zaken beter goed
regelen aan de voorkant, bij de archiefvormer, bijvoorbeeld door mee te beslissen over
de aanschaf en inrichting van applicaties waarmee documenten worden gemaakt en
beheerd. Zowel het Stadsarchief Amsterdam als het Gemeentearchief Rotterdam
hebben deze 'regiewens' in hun beleidsplan staan. Ook dit is een ommekeer. De kloof
tussen Documentaire Informatie Voorziening of Informatie Management en de
bewaarplaatsen verdwijnt.
Een heel ander scenario is ook mogelijk. De verandering in 2002 van Algemeen
Rijks Archief in Nationaal Archief was meer dan een naamsverandering. De oude
Rijksarchiefdienst viel uiteen en de rijksarchieven in de provincie werden verzelf
standigd. Deze instellingen transformeerden in Regionaal Historische Centra (RHC),
al dan niet na fusie met een gemeentearchief, bibliotheek of museum. Het werden
echte erfgoedinstellingen. 'Erfgoed' is hot. De vraag is of deze en andere archief
instellingen voldoende inspelen op de uitdaging om de duurzame bewaring van
digitaal gevormde archieven te borgen. Zo niet, wie doet het dan wel? Denkbaar is
een 'auditdienst' bij overheden, een combinatie van accountantsdienst en archief
inspectie, die toeziet op de naleving van wet- en regelgeving op gebied van financiën
en informatievoorziening. De inspecteur werkt dan wel onder verantwoordelijkheid
van de Archivaris, maar is niet noodzakelijk gevestigd in de archieforganisatie.
Hoe dan ook, het archiefwezen is in beweging en het onderscheid 'statisch, semi-
statisch en dynamisch' wordt door de voortschrijdende digitalisering betekenisloos.
Openbaarheid- en privacyregels blijven natuurlijk wel van kracht.
Discussie over het bestel
Niet voor niets woedt er in het archiefwezen een stevige discussie over de inrichting
van het bestel. Het archiefwezen staat voor een enorme uitdaging, enerzijds de duur
zame opslag en toegankelijkheid van digitale en gedigitaliseerde informatie en ander
zijds de beschikbaarstelling van die informatie aan een zo groot mogelijk publiek
dat ook nog eens wil participeren (web 2.0). Is het archiefbestel toegerust op al deze
uitdagingen? Wat is de strategie? Past de archiefwet nog of moet er een Informatiewet
komen? Hoe ziet het bestel er eigenlijk uit en wie is verantwoordelijk waarvoor? Over
welke competenties moet de archivaris beschikken?
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
veranderingen in het archieflandschap: de digitale revolutie
Oorspronkelijk verschenen als: 'Veranderingen in het Archieflandschap', Overheidsdocumentatie,
jaargang 63, februari 2009, nr. 2, p. 8-11.