De kernvraag is: aan welke voorwaarden moet een E-depot voldoen voor het veilig en geordend bewaren en beschikbaar stellen van authentieke digitale bestanden? Hoe regel je het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van digitaal ontstane archieven? Een papieren archief dat je verwerft heeft bepaalde kenmerken: er staan opschriften of registratuurkenmerken op de dozen, ordners en dossiers en de stukken zijn geda teerd. Bij een digitaal gevormd archief is dat in zoverre anders dat de metadata, met uitzondering van de technische, los staan van de stukken. Goed archiefbeheer begint uiteindelijk bij de 'leverancier' van de bestanden en met deze moeten we afspraken maken over de digitale informatieobjecten in hun beginstadium, zowel technisch als wat betreft selectie. Een digitaal informatieobject is meer dan dat ene Wordbestand. Het bestaat, naast de inhoud, ook uit gegevens over het bestand, de zogenaamde metadata. Het gaat dan in de eerste plaats administratieve of beheersmetadata over het proces (wie heeft het gemaakt en gewijzigd, wat iets zegt over de 'authenticiteit') en de technische metadata over het bestand zelf (wat is het formaat). Deze metadata vormen, mét de beschrijvende of contextuele metadata die er gelijktijdig door de auteur of later door de beheerder aan toe worden gevoegd, de basis waarmee de bestanden kunnen worden geïdentificeerd en geïnterpreteerd. Ook deze metadata zullen zoveel mogelijk van de leverancier moeten komen, die immers de context van ontstaan en gebruik het beste kent. Met andere woorden: aan digitale archiefbescheiden worden reeds in de administratieve fase beschrijvende metadata toegekend, zoals een fotograaf ook data toekent aan zijn digitale foto's. Regie over archiefvorming Gedurende het project groeide het besef dat het eigenlijk wel doelmatig zou zijn als het Gemeentearchief de regie kreeg over de digitale archiefvorming bij de gemeente lijke diensten. Het 'records continuüm' (de informatieketen) was tenslotte waar het om ging. In plaats van problemen achteraf te herstellen kun je de zaken beter goed regelen aan de voorkant, bij de archiefvormer, bijvoorbeeld door mee te beslissen over de aanschaf en inrichting van applicaties waarmee documenten worden gemaakt en beheerd. Zowel het Stadsarchief Amsterdam als het Gemeentearchief Rotterdam hebben deze 'regiewens' in hun beleidsplan staan. Ook dit is een ommekeer. De kloof tussen Documentaire Informatie Voorziening of Informatie Management en de bewaarplaatsen verdwijnt. Een heel ander scenario is ook mogelijk. De verandering in 2002 van Algemeen Rijks Archief in Nationaal Archief was meer dan een naamsverandering. De oude Rijksarchiefdienst viel uiteen en de rijksarchieven in de provincie werden verzelf standigd. Deze instellingen transformeerden in Regionaal Historische Centra (RHC), al dan niet na fusie met een gemeentearchief, bibliotheek of museum. Het werden echte erfgoedinstellingen. 'Erfgoed' is hot. De vraag is of deze en andere archief instellingen voldoende inspelen op de uitdaging om de duurzame bewaring van digitaal gevormde archieven te borgen. Zo niet, wie doet het dan wel? Denkbaar is een 'auditdienst' bij overheden, een combinatie van accountantsdienst en archief inspectie, die toeziet op de naleving van wet- en regelgeving op gebied van financiën en informatievoorziening. De inspecteur werkt dan wel onder verantwoordelijkheid van de Archivaris, maar is niet noodzakelijk gevestigd in de archieforganisatie. Hoe dan ook, het archiefwezen is in beweging en het onderscheid 'statisch, semi- statisch en dynamisch' wordt door de voortschrijdende digitalisering betekenisloos. Openbaarheid- en privacyregels blijven natuurlijk wel van kracht. Discussie over het bestel Niet voor niets woedt er in het archiefwezen een stevige discussie over de inrichting van het bestel. Het archiefwezen staat voor een enorme uitdaging, enerzijds de duur zame opslag en toegankelijkheid van digitale en gedigitaliseerde informatie en ander zijds de beschikbaarstelling van die informatie aan een zo groot mogelijk publiek dat ook nog eens wil participeren (web 2.0). Is het archiefbestel toegerust op al deze uitdagingen? Wat is de strategie? Past de archiefwet nog of moet er een Informatiewet komen? Hoe ziet het bestel er eigenlijk uit en wie is verantwoordelijk waarvoor? Over welke competenties moet de archivaris beschikken? archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur veranderingen in het archieflandschap: de digitale revolutie Oorspronkelijk verschenen als: 'Veranderingen in het Archieflandschap', Overheidsdocumentatie, jaargang 63, februari 2009, nr. 2, p. 8-11.

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 10