KVAN SN
Nieuws
Metagegevens, sleutel tot
digitale archieven?!
sêjIs?
SNAAI Lab
|mad^
£a
?ïft!ntextl5DIAH
■5qe| l
Functionele eisenlijst
Uitwisselen
Wensen en mogelijkheden
Bronnen
c 4-jjCCT
op-
y-=
w
o>o>
-OCT
CL?U_
l/>t/}
iySAOtSlgan^eiïj^heid
w^To^ga^g digitaal
nï oO 1c
c y
SNAAI geeft studenten en young professionals de ruimte om
actueel onderzoek te presenteren. In deze editie vertelt Paula
Kiens over haar scriptie Metagegevens, sleutel tot digitale
archieven?! Hierin richt ze zich op de vraag in hoeverre
metagegevens nu en in de toekomst kunnen helpen bij het
digitaal toegankelijk maken en houden van informatie voor
belanghebbenden, zoals burgers, bedrijven, onderzoekers en
natuurlijk medewerkers van overheidsorganen.
Paula Kiens
Stel je voor: het is 2020, de Nederlandse overheid communiceert
volledig digitaal met burgers en bedrijven en stelt daarbij actief
informatie beschikbaar via internet. Burgers en bedrijven kunnen
deze informatie gebruiken voor het ontwikkelen van nieuwe en/of
verbeterde producten en/of diensten door middel van co-creatie.
De Nederlandse overheid heeft besloten om alle digitale informatie
die van belang is voor het cultuurhistorisch erfgoed direct over te
plaatsen naar het daartoe aangewezen e-depot van een erfgoed
instelling. Daarmee kan de Nederlandse overheid zich richten op het
bewaren en beheren van informatie die nodig is voor haar eigen
bedrijfsvoering en verantwoording, terwijl de archiefinstellingen zich
richten op het duurzaam toegankelijk bewaren en beheren van de
informatie die van cultuurhistorisch belang is.
Op grond van de huidige ontwikkelingen binnen de informatiehuis
houding van de overheid en het werkveld van de archiefinstellingen
lijkt dit scenario, of een variant hierop, steeds waarschijnlijker. Mijn
scriptieonderzoek is uitgevoerd door middel van een uitgebreide
literatuurstudie, waarbij ik de wensen van gebruikers en archiva
rissen heb bestudeerd rondom het toegankelijk maken van infor
matieobjecten met behulp van metagegevens. Het uiteindelijke
resultaat van het onderzoek, in de vorm van een functionele
eisenlijst, heb ik vergeleken met vier standaarden voor meta
gegevens, namelijk: ISO 23081, Dublin Core, MODS en MADS en
ICA-standaarden ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDIAH en ISDF. Deze
standaarden worden onder andere gebruikt voor het beschrijven
van de informatie ten behoeve van de toegankelijkheid.
De vergelijking tussen de functionele eisenlijst en de standaarden
levert een aantal interessante bevindingen op. Het blijkt dat de twee
beschrijvingsstandaarden uit de archivistiek - ISO 23081 en de
ICA-standaarden ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDIAH en ISDF - goed scoren
op de functionele eisen die vanuit het perspectief van de archivaris
worden gesteld aan de digitale toegang. De niet-archivistische
beschrijvingsstandaarden MODS en MADS en Dublin Core scoren
goed op de functionele eisen vanuit gebruikersperspectief.
Alle vier de beschrijvingsstandaarden hebben in hun inleidende
bepaling regels opgenomen om de uitwisseling van metagegevens
mogelijk te maken. Deze mogelijkheid opent de weg naar de creatie
van een netwerk waarin informatie over verschillende archieven
door verschillende archiefvormende organisaties, archiefinstellingen,
musea en andere belanghebbenden onderling gedeeld kan worden.
Hiervoor moeten verschillende beschrijvingsstandaarden op elkaar
afgestemd worden, zodat de gebruiker met een zoekvraag door
verschillende soorten beschrijvingen kan zoeken.
Uit het onderzoek komt naar voren dat geen van de beschrijvings
standaarden 100% voldoet aan alle functionele eisen van gebruikers
en archivarissen. Daarnaast is gebleken dat geen enkele beschrij
vingsstandaard een eiland op zichzelf is en juist is ingericht om
gebruikt te kunnen worden met andere beschrijvingsstandaarden.
Dit heeft mij doen concluderen dat een goede digitale toegang moet
kunnen omgaan met meerdere beschrijvingsstandaarden, uit
verschillende disciplines, zodat gebruikers en archivarissen de
mogelijkheid hebben om op verschillende manieren in het archief
naar informatie te zoeken.
- Margaret Hedstrom, 'Archives, Memory, and Interfaces with the
Past', Archival Science 2 (2002), pp. 21-43.
- Heather MacNeil, 'Picking Our Text: Archival Description, Authenti
city, and the Archivist as Editor', The American Archivist 68 (2005),
pp. 264-278.
- Theo Thomassen, 'De veelvormigheid van de archiefontsluiting en
de illusie van de toegankelijkheid', in: Theo Thomassen, Bert Looper
en Jaap Kloosterman (eds.), Toegang. Ontwikkelingen in de
ontsluiting van archieven ('s-Gravenhage, 2001), pp. 13-43.
Paula Kiens studeerde in augustus 2014 af aan de UvA (MA
Archiefwetenschap). Werkzaam als senior beleidsadviseur bij het
UWV, waar ze zich onder andere bezighoudt
met het ontwikkelen van een nieuwe
selectielijst, de digitalisering van
informatie en het schrijven van
beleid op het gebied van archivering.
ai
nummer 7 201 5 39
