Documents
bewaren materiaal, en wel voor de duur van twintig jaar. Omdat
de gemeente zelf niet op de zitting aanwezig was, kon de RvS
hierover verder geen duidelijkheid krijgen.
Nieuw besluit
Omdat het niet geheel duidelijk was of de stukken (het
audioverslag en de e-mail) bewaard moesten worden op grond
van de Archiefwet, droeg de RvS de gemeente op een nieuw -
goed gemotiveerd - besluit te nemen. Dat kwam er en op 22
oktober 2014 deed de RvS een definitieve uitspraak.
De gemeente had intussen alle plooien glad weten te strijken.
Ten eerste bestond het verslag van de vergadering uit een
besluitenlijst en een gedeelte van het audioverslag. Meer was
er niet en kon dus ook niet worden gearchiveerd. Volgens de
RvS is er geen wettelijke plicht om een - volledig (woordelijk) -
verslag van een gemeenteraadsvergadering te maken.
Wat de e-mail betrof: deze kon volgens de gemeente geen
betrekking hebben op het bestemmingsplan, aangezien het
bestemmingsplan in 2009 was vastgesteld, de e-mail van begin
2010 dateerde en er geen sprake was van een jaarlijkse
aanpassing van het bestemmingsplan. De RvS oordeelde als
volgt: 'De raad heeft zich terecht op het standpunt gesteld dat
de e-mail van Van Hofweegen [de wethouder, toevoeging EKR]
niet als een bescheid betreffende de voorbereiding van een
bestemmingsplan kan worden aangemerkt, zodat op de raad
geen verplichting rustte om de e-mail op grond van de
archiefregelgeving te archiveren.'
Hiermee lijkt de RvS te willen zeggen dat e-mails op grond van
de archiefregelgeving alleen bewaard moeten worden wanneer
het betrekking heeft op de voorbereiding van een bestemmings
plan. Op grond van de selectielijst had de e-mail immers ook op
andere gronden bewaard kunnen worden. Nu de uitspraak
echter verder geen aanwijzingen bevat over de inhoud van de
e-mail, is niet met zekerheid te zeggen of en hoe lang de
e-mail wel bewaard had moeten worden.
Conclusie
Uit deze uitspraak en anderen2 blijkt dat een beroep op de
verplichtingen van de Archiefwet in Wob-procedures kan helpen
om al te gemakkelijke beweringen dat documenten niet
openbaar gemaakt kunnen worden omdat ze niet (meer)
bestaan, te weerleggen. Bestuursorganen worden soms
verplicht om ook bij derden navraag te doen of het gevraagde
document daar aanwezig is. Maar als na onderzoek blijkt dat de
documenten er niet meer zijn, trekt de verzoeker toch aan het
langste eind: wat er niet meer is, kan uiteraard niet worden
gereproduceerd.
X weet nu in ieder geval wel dat het volledige audioverslag er
niet is, en dat de e-mail geen betrekking had op het bestem
mingsplan.
Noten
■Documents found
"Documents not in folder
Documents missing
"Unknown
Vindbaar of niet (fictief voorbeeld).
1 ABRvS, 2 juli 2014, ECLI:NL:RVS:2014:2391 en 22 oktober
2014, ECLI:NL:RVS:2014:3756.
2 Bijvoorbeeld: ABRvS 20 mei 2015, ECLI:NL:RVS:2015:1586;
ABRvS, 20 oktober 2010, ECLI:NL:RVS:2010:BO1189; ABRvS
ECLI:NL:RVS:2007:BB5862.
Erik Kraai senior juridisch adviseur bij het Nationaal Archief.
Dit artikel is mede tot stand gekomen dankzij Noor Schreuder,
juridisch adviseur bij het Nationaal Archief.
Raad
vanState
nummer 7 201 5 29
