MS: 'We zitten al aan het einde van deze trend. In Den Haag waren
we al heel lang geen eigen dienst meer. Na Rotterdam is ook
Amsterdam geclusterd als RVE Stadsarchief Amsterdam, binnen het
cluster Dienstverlening en Informatie. En dat is helemaal niet erg.
We houden onszelf al heel lang voor dat we een belangrijke factor
zijn in het informatiebeheer van de overheid. In werkelijkheid zijn
we maar een klein radertje in het grote geheel. We kunnen met
andere onderdelen van publiekszaken onze eigen dienstverlening
verbeteren. Ik denk dat archiefdiensten zich moeten concentreren
op waar ze goed in zijn: snelle, goede en gratis digitale dienstver-
lening. Met die 500.000 unieke bezoekers aan de website kan ik
stellen dat elke Hagenaar van 0 tot 99 jaar één keer per jaar op de
website van het HGA komt. Ga verder de wijken in en probeer
mensen lokaal te interesseren voor de geschiedenis van hun
omgeving. En op het gebied van informatiebeheer: de archivistische
expertise en de inspectietaak moeten dicht bij de CIO worden
georganiseerd. Dan kunnen we onze meerwaarde laten zien. We
moeten bijdragen aan het goed functioneren van de overheid en
er niet alleen op toezien.'
MS: 'Een archivaris anno 2015 zou zichzelf moeten zien als
informatieprofessional en dus zou ik zeggen dat we moeten
verbreden en aansluiten bij een groter geheel. Maar laten we wel
blijven beseffen dat we specifieke deskundigheid hebben.'
MS: 'Natuurlijk en niet alleen daarom. Ik vind het HGA een mooie
organisatie: prachtige collectie en deskundig personeel. Ik hoop dat
de samenwerking met andere partners, zoals het NMI en
Leidschendam-Voorburg, verder wordt uitgebouwd. Met als
resultaat een historisch documentatiecentrum voor iedereen in de
Haaglanden. Maar let wel: vooral digitaal en dicht bij de burger!'
MS: 'Als historicus blijft het fantastisch om in de depots van het
HGA oog in oog te staan met 700 jaar geschiedenis van Den Haag.
Dat zal ik echt missen. Maar in mijn nieuwe functie kan ik bouwen
aan de toekomst. Er moet een nieuwe organisatie komen die kan
bijdragen aan het goed functioneren van de overheid en kwalitatief
hoogwaardige informatiedienstverlening leveren aan de organisatie
en burgers. Dat gaan we in Den Haag met elkaar realiseren.'
RS: 'Archiefinstellingen worden door de buitenwereld enige
gezapigheid toegedicht (erfgoed), terwijl het bestieren van de
informatiehuishouding bol zou staan van de dynamiek: actieve
openbaarheid, uitdagende automatiseringsprojecten, politiek
gevoelig (bonnetjes!) en qua organisatie volop in verandering.
Heb je het idee dat je nu een arena met meer dynamiek betreedt
en is dat ook de drijfveer om van baan te veranderen?'
MS: 'Ja, en dat voelt ook goed. Ik heb meer dan acht jaar bij het
Haags Gemeentearchief gewerkt, met heel veel plezier. Maar na
zo'n periode is het goed, voor mijzelf en de organisatie, om wat
anders te gaan doen. De dynamiek in mijn nieuwe functie is echt
anders. Binnen de programmaorganisatie wordt - met nog zeven
andere kwartiermakers en hun teams - projectmatig gewerkt. Veel
collega's weten niet wat ze volgend jaar doen. Dat maakt ze ook
niet uit. Die instelling bevalt mij erg goed en geeft, hoe gek het
misschien klinkt, ook rust.'
RS: 'De positionering van het Haags Gemeentearchief als
informatiecentrum van de gemeente wees aanvankelijk niet op
onderbrengen bij de bibliotheek. Eerst was er ook nog de fusie
met het Gemeentearchief Leidschendam-Voorburg. Vanwaar deze
uitkomst?'
MS: 'Even voor de goede orde: het HGA komt samen met de
Bibliotheek Den Haag in één sector binnen de dienst Publiekszaken
en blijft als herkenbare entiteit zichtbaar voor het publiek. Dat is
wat anders dan een onderdeel worden van. Kort gezegd: het aantal
directeuren binnen de gemeente Den Haag moet worden
teruggebracht en de span of control moet vergroot. Eerst werd het
aantal diensten verminderd. Zo werd de dienst Openbare Bibliotheek
een sector binnen Publiekszaken. Nu die operatie is afgerond wordt
een aantal kleinere sectoren samengevoegd. Het archief en
bibliotheek kunnen prima met elkaar het publiek bedienen. Het
HGA heeft in 2014 meer dan 500.000 bezoekers via internet
ontvangen en heeft veel kennis op het gebied van digitale dienst
verlening. Denk maar aan de gratis functie 'Digitaliseren op
Verzoek'. Daar kan de bibliotheek zijn voordeel mee doen. Het
aantal fysieke bezoekers van het HGA komt niet boven de 7.000
uit, terwijl de openbare bibliotheek meer dan twee miljoen
bezoekers heeft. Daar kan het HGA van profiteren. Overigens heeft
de wethouder na het succes van Ypenburg en Haagse Hout besloten
dat alle twaalf bibliotheekfilialen in Den Haag worden voorzien van
een historische informatiepunt (HIP). Nou, dan ligt het ook voor de
hand om de bezoekersruimten van het HGA in het stadhuis over te
brengen naar de Centrale Bibliotheek.'
RS: 'Het Stadsarchief Rotterdam is - mede als gevolg van
toenemende centralisatie binnen de gemeente - geen zelfstan
dige dienst meer, maar onderdeel van het cluster Dienstverlening.
Is dat een voorbeeld van een algemene trend? Wat betekent dat
voor het archiefwezen?'
RS: 'Volgend jaar bestaat de KVAN 125 jaar. Blijven we een
beroepsvereniging van archivarissen of worden we een beroeps
vereniging van informatieprofessionals, omdat het onderscheid
tussen oude en jonge informatie vervaagt?'
RS: 'De informatie van vandaag is het erfgoed van morgen. Onder
je taken valt ook het wegwerken van papieren achterstanden. Blijf
je toch nog in nauw contact met het Haags Gemeentearchief?'
RS: 'In één jaar wordt meer digitale informatie geproduceerd dan
de afgelopen eeuwen op papier is verzameld. 'Alles' het e-depot
in pompen of in de cloud zetten gaat niet. Managers spreken
graag van een prettige uitdaging, maar eigenlijk is dit toch
'onbegonnen werk'? Moeten instellingen en particulieren zelf
verantwoordelijkheid gaan dragen voor hun informatie, terwijl de
overheid zich beperkt tot basisinformatie (recht en bewijs)?'
MS: 'Betekent dit dat het archiefwezen zich louter gaat richten op
overheidsarchieven en particuliere archieven verder niet acquireert?
Nou ja, misschien geen slecht idee. Dat is de participatiesamen
leving waar de rol van de burger steeds belangrijker wordt en de
overheid terugtreedt. In feite hebben we dat bij het HGA gedaan
door het Indisch Familiearchief (SIFA) onderdak te bieden en samen
te werken met het Expatriate Archive Centre. We bieden dus wel
de faciliteiten maar laten de kenners het werk doen. Het is goed
om als archiefdienst een vangnet te bieden. Niet alle groepen in de
samenleving zijn zich bewust van het belang van de eigen historie.
Daar is soms tijd voor nodig.'
RS: 'Wat zal je het meest missen aan het Haags Gemeentearchief
en wat is het leukste aan je nieuwe baan?'
René Spork hoofdredacteur Archievenblad en programma
manager bij het Stadsarchief Rotterdam.
nummer 7 201 5 21
