KVAN SNAAI Lab
Nieuws
U vraagt, wij scannen!
Keuzes
Succesvolle toevoeging
Lianne de Beurs
SNAAI geeft studenten en young professionals de ruimte om
actueel onderzoek te presenteren. In deze editie vertelt
Lianne de Beurs over haar scriptie U vraagt, wij scannen! Ze
onderzoekt hierin de mogelijkheid tot digitaliseren op
verzoek, ten behoeve van de uitbreiding en/of verbetering
van digitale dienstverlening bij archiefdiensten. Digitale
archiefbronnen worden steeds populairder, maar alle
archiefstukken digitaliseren is onmogelijk. Digitaliseren op
verzoek lijkt een oplossing.
Digitaliseren op verzoek, ook wel scanning on demand genoemd,
is wat de term al zegt: de bezoeker plaatst een verzoek tot
digitaliseren van een archiefstuk. De archiefdienst controleert of
het stuk gescand kan worden. Indien dit mogelijk is, wordt het
gedigitaliseerd en online toegankelijk gemaakt op de website.
De bezoeker kan het digitale stuk, soms tegen een kleine
vergoeding, vanuit thuis bekijken.
In mijn scriptie maak ik een vergelijking tussen drie archiefdiensten
die digitaliseren op verzoek inzetten: het Stadsarchief Amsterdam,
het Haags Gemeentearchief en Het Utrechts Archief. Elke archief
dienst maakt namelijk andere keuzes voor het inzetten van deze
vorm van digitale dienstverlening. Zo kiezen Amsterdam en
Utrecht ervoor het scannen uit te besteden. Zij laten een extern
scanbedrijf een vaste hoeveelheid aanvragen per keer scannen.
Als de scans online staan, kan iedereen deze thuis tegen een
kleine vergoeding downloaden. Bij de archiefdienst blijft het
mogelijk de scan gratis te bekijken. In Den Haag voeren ze de
scanwerkzaamheden intern uit en scannen zij per keer wat
mogelijk is. De scans zijn ook thuis gratis te downloaden.
Natuurlijk zijn er niet alleen maar verschillen tussen deze
archiefdiensten. Bij alle drie de archiefdiensten is het doel van
digitaliseren op verzoek de digitale dienstverlening uit te breiden
en te verbeteren. Digitaliseren op verzoek wordt gezien als een
goede manier om publieksgericht te digitaliseren. Een bezoeker
doet een aanvraag tot digitaliseren en vervolgens kunnen
meerdere mensen het stuk digitaal raadplegen. Of het ook
werkelijk zo is dat een scan door meerdere bezoekers wordt
bekeken, is bij de archiefdiensten (nog) niet bekend.
Digitaliseren op verzoek blijkt voor genoemde archiefdiensten
een succesvolle toevoeging aan de digitale dienstverlening.
Van papier naar digitaal. Het archiefstuk (origineel en scan) is afkomstig
uit het archief van het Dorps- en Polderbestuur Beemster, 1607-1934
(toegangsnummer 0205) van het Waterlands Archief (invnr. 53).
Maar het is niet iets wat van de ene op de andere dag realiteit
is: er moeten eerst belangrijke keuzes worden gemaakt. Wordt
er intern of extern gescand en opgeslagen? Welk bestandsformaat
wordt aangehouden? Worden de scans gratis of betaald? Wordt
er een vaste hoeveelheid scans per week gedaan?
Goed om te beseffen: digitale dienstverlening houdt niet op bij
het digitaliseren op verzoek. In feite creëer je dan enkel een
digitaal depot. Digitale dienstverlening is meer dan dat. In de
studiezaal is dienstverlening namelijk ook het te woord staan en
ondersteunen van bezoekers. Een van de conclusies in mijn
scriptie is dan ook dat digitaliseren op verzoek een succesvolle
methode kan zijn om de digitale dienstverlening uit te breiden
en te verbeteren, maar dat je als archiefdienst dan nog geen
complete digitale dienstverlening hebt.
Lianne de Beurs studeerde in 2014 af aan de Hogeschool van
Amsterdam (Media, Informatie en Communicatie) en is trainee
Proces- en Informatiemanagement bij Breinstein Detachering.
.'•ai
nummer 6 201 5 33
