Vrijwilligers
Verhuizing
Migratie
Conclusie
Noten
JiC J11 ---a rarnica xj:ia dil. 3Un if it-dïtrtrrV-rtii
jEulm!! Tax leitr jd ia**!Vx-J" r 1.1L m rurrJfrl niri
I i.rin- ueuiI .1= TTnLrs'LcBfl rTTM-mJ i
j^.vrrci.Hnh**F£j*wi.p Lt^*= pr-ww-mn.
Uit: collectie HGA/GALV
Op dit moment kunnen bezoekers voor het archief van het GALV
alleen op afspraak komen. Zodra alle veel geraadpleegde
archieven zich in het depot van het HGA bevinden en via
archieven.nl vindbaar zijn, kunnen de bezoekers ook voor deze
archieven, zonder afspraak, tijdens de openingstijden, op de
studiezaal terecht.
De bezoekers van de website van het GALV zijn gewend om hier
beeldmateriaal te vinden, zoals foto's, prenten en tekeningen.
Het HGA heeft ook een beeldbank. In een van de volgende
projecten zal de beeldbank van het GALV worden gemigreerd
naar de beeldbank van het HGA. Door de term Leidschendam of
Voorburg als zoekterm in te tikken, zal de bezoeker snel kunnen
filteren op plaats.
Het GALV maakt net als het HGA gebruik van vrijwilligers. Deze
vrijwilligers waren tijdig uitgenodigd om hen te vertellen wat
het HGA te bieden had. We hebben er wel voor gezorgd dat een
eerste project nog met materiaal van het GALV zou zijn. Tot onze
vreugde zijn alle vrijwilligers meegekomen en op 1 oktober 2014
bij het HGA aan de slag gegaan.
Ook de praktische zaken zijn belangrijk. De collega's van GALV
hadden een inventarisatie gemaakt van de collecties die in
2014 mee moesten verhuizen naar het HGA. Deze hebben we
samen in Voorburg doorgelopen. Op de verhuisdagen waren er
twee collega's van het GALV in Voorburg en eentje samen met
mij in Den Haag. In Den Haag vingen we de verhuizer op en
gaven aan waar en hoe de archieven en bibliotheekcollectie in
de stellingen moesten komen te staan. Dit ging van een leien
dakje. Helaas kon er bij het HGA op de studiezalen minder
materiaal worden geplaatst dan ze bij het GALV gewend waren.
In goed overleg is hier een modus voor gevonden die voor
iedereen werkbaar is.
Het HGA gebruikt voor de archiefinventarissen het programma
MaisFlexis. De archiefinventarissen van het GALV moesten
hiernaartoe worden gemigreerd. Na deze migratie moesten de
fouten, voor zover dit niet in bulk kon, handmatig worden
gecorrigeerd. Collega's van het HGA hebben hierin een belangrijke
rol gespeeld. Niet alleen hebben zij het contact met de
leverancier onderhouden, maar ook hebben zij de migratie
geregeld en de eventuele fouten besproken. Daarnaast hebben
zij geholpen om de nieuwe collega's wegwijs te maken in dit
systeem. Het voordeel is dat hierdoor, na het doorvoeren van
correcties en openbaarheidsbeperkingen, ook de collecties van
het GALV straks via Digitaliseren op Verzoek door bezoekers
kunnen worden aangevraagd, een dienstverlening die het GALV
nog niet had. Overigens blijft de oorspronkelijke nummering
ook nog in het beheerssysteem staan, zodat de collectie van het
GALV er achteraf altijd weer uitgefilterd kan worden en hun
collectie herkenbaar blijft.
Door van tevoren al goed te weten wat eventuele struikelblokken
konden zijn en hierop te anticiperen, is de samenvoeging
redelijk gladjes verlopen en kan deze ervaring goed als opmaat
voor de definitieve samenvoeging met het NMI dienen. De
collega's van het GALV zijn inmiddels in vaste dienst bij de
gemeente Den Haag en draaien volledig mee in de dienstverlening
op de studiezaal en in onze beheerssystemen. Ze voelen zich al
aardig thuis en geven aan dat ze het erg prettig vinden om met
collega's te kunnen overleggen die tegen dezelfde zaken aan
lopen als zij. De balans tussen de oude situatie en de nieuw
situatie hebben zij, maar ook wij gevonden. En dat binnen één
jaar. Er zullen de komende tijd nog wel enkele onvoorziene
zaken op ons pad komen en nog enkele projecten moeten
worden afgerond. Mede door de flexibele opstelling van deze
collega's en de collega's van het HGA is de sfeer goed en is de
verwachting dat beide partijen binnen afzienbare tijd niet beter
weten dan dat we altijd al één archief waren.
1 Merger, a way to survive. Autonomy en merger within the
museum field of the Netherlands (Thesis Master's Degree,
Programme Reinwardt Academy/Newcastle upon Tyne, 1996).
2 'Museumfusies, een pad naar de toekomst', Vakblad
Management Cultuur (1997) nr. 1.
Nicolette Faber-Wittenberg Haags Gemeentearchief.
38 2015 nummer 4
