Personeel
Identiteit
T_n minne. Lm tiijtn
rm iff t-M—iL fin p .P^lu
Ti.1# irWU' T-f^LfJju.
IU klMf Alt ITI^-
B*d. 111 L.nr*.
Hub Lfi «llr J-—U Wimi
v^/v/v/ï !yAff
uit-, collectie HGA/GALV.
moeten bij het proces worden betrokken en gemobiliseerd,
bijvoorbeeld middels een werkgroep. Anders kan het gebeuren
dat een onderdeel met de verkeerde persoon wordt afgesproken
en loop je het risico dat het hele project over moet. De financiën
moeten tussendoor worden gemonitord. Bij dreigende budget
overschrijding moet er tijdig aan de bel worden getrokken.
Wanneer een mijlpaal wordt gehaald, is het goed om hier met
elkaar bij stil te staan en dit te vieren.
Het personeel van beide instellingen moet gelijktijdig op de
hoogte worden gebracht en gehouden van de ontwikkelingen.
Hierbij kunnen regelmatige besprekingen en bijvoorbeeld een
nieuwsbrief helpen. Het is altijd moeilijker om bij een andere
instelling in te trekken, dan met z'n allen een nieuwe locatie
betrekken. Op een nieuwe locatie begint iedereen met een
schone lei. Inhuizen bij een andere instelling, zoals hier het
geval was, is lastig. Enerzijds maakte het feit dat het HGA sinds
1 januari 2014 binnen de gemeente Den Haag onder de dienst
Publiekzaken is geschoven en is overgegaan van kantoorkamers
naar een kantoortuin met flexwerken het gemakkelijker, omdat
ook de medewerkers van het HGA nog moesten wennen.
Anderzijds moesten de collega's van het GALV telkens op zoek
naar de collega waar ze de dag ervoor iets mee hadden besproken.
Het is belangrijk dat nieuwe collega's zich welkom voelen. Bij
het HGA hebben we, zodra bekend was dat we definitief samen
gingen, een borrel georganiseerd voor de collega's van het
GALV, zodat ze op een informele wijze kennis konden maken
met de nieuwe collega's en wij met hen. Parallel aan de verhuizing
van de depotcollectie werden toegangspasjes, inlogcodes, mail
adressen, lockers, telefoons, sleutels en kastruimte geregeld, zodat
dit bij hun eerste werkdag allemaal functioneerde. Voor de
eerste dagen was een kennismakingsmakingsrooster gemaakt,
zodat de nieuwe collega's konden meekijken met de diverse
werkzaamheden en hun nieuwe collega's beter konden leren
kennen en vice versa. Op hun eerste werkdag ving ik hen op en
dronken we eerst samen koffie. Daarnaast is het van groot
belang om als projectleider problemen die aan de orde worden
gesteld, zowel van de kant van het GALV als van het HGA,
serieus te nemen. En vervolgens dit terug te koppelen naar de
opdrachtgever en hiervoor zo snel mogelijke de juiste collega's
te mobiliseren en knelpunten op te lossen.
Na de verhuizing van de collectie zijn de collega's van het GALV
direct begonnen met het inwerkproces bij het HGA. De andere
dagen verrichtten ze nog afrondende werkzaamheden bij het
GALV. Vooruitlopend op 1 januari 2015 hebben de collega's van
het GALV meegedraaid op de studiezaal originelenraadpleging.
Al snel konden zij deze diensten zelf draaien. Tot slot heeft het
HGA in januari 2015 een tentoonstelling in het Atrium van het
Stadhuis georganiseerd met foto- en prentmateriaal uit beide
collecties. Zo konden we aan de stad laten zien dat we samen
verder gaan. De afronding van de werkzaamheden in Leid-
schendam-Voorburg lopen ook na 1 januari 2015 nog door. Dit
is bijna onvermijdelijk in zo'n complex proces. In de komende
periode dient er ook nog een deel van het archief naar Den Haag
te worden verhuisd.
Een van de zorgen van het GALV was dat de historische vereni
gingen en andere erfgoedpartners minder goed, dan wel
anders, bediend zouden worden vanaf 1 januari 2015. Zij wisten
waar het GALV voor stond en dit wilde het GALV zo houden. Ze
waren bang dat door de verhuizing en de verandering die dit
met zich meebracht, de relatie met deze partners verstoord zou
raken. Hierop heeft het HGA een bijeenkomst georganiseerd
waarbij al deze partners uitgenodigd werden. Enerzijds om
kennis te maken en anderzijds om hen te vertellen wat het HGA
in de toekomst voor ze kon betekenen. De opkomst was groot en
de instellingen waardeerden deze uitnodiging enorm. De
conclusie was dat ze er niet op achteruit gingen, maar zelfs een
beetje op vooruit. Dit sterkte ook de collega's van het GALV.
Het GALV kreeg een eigen postbus (mailadres), waar bezoekers
hun vragen kunnen stellen. Op de website van de gemeente
Leidschendam-Voorburg werd het publiek geïnformeerd over de
veranderingen.
Collectieonderdeel Leidschendam-Voorburg (foto Nicolette Faber-Wittenberg).
nummer 4 201 5 37
