Fusie of samenvoeging
Jij en ik of wij?
Op 1 januari 2015 ging het Gemeentearchief Leidschendam-Voorburg (GALV) officieel samen met het
Haags Gemeentearchief (HGA). Een deel van de collectie is hiervoor overgebracht naar de depots van
het HGA. Drie medewerkers van het GALV kwamen met een dienstverleningsovereenkomst mee naar
Den Haag en daarnaast nog vijf vrijwilligers. Nicolette Faber-Wittenberg begeleidt als projectleider het
samenvoegingstraject. Een weerslag van dit boeiende proces.
Mijn rol
Struikelblokken
Planning en financiën
Fusies zijn al jarenlang een trend en niet alleen in de erfgoed
sector. Leidend motief voor fusies is de verwachting dat een
fusie voor kostenverlaging en een betere dienstverlening zorgt.
Ook bij dit traject heeft dit een grote rol gespeeld. Een fusie,
volgens de definitie een 'samensmelting van gelijkwaardige
instellingen', bestaat eigenlijk niet. In de praktijk blijkt het toch
vaak om een 'overname' te gaan. Hierbij wordt dan over het
algemeen voorbijgegaan aan het feit dat een dergelijk proces
een enorme impact op de medewerkers heeft. Meestal worden
zij niet of nauwelijks betrokken bij het fusietraject en wordt
alles op hoger niveau geregeld. Om het vriendelijker te laten
klinken en omdat het woord fusie dus eigenlijk niet de lading
dekt, wordt een dergelijk traject samenvoeging genoemd.
In 2013 werd ik projectleider van de samenvoeging van het
Nederlands Muziek Instituut (NMI) en het Haags Gemeentearchief
(HGA). Dit project heeft als einddatum 31 december 2015. Ik
vond dit een leuke uitdaging omdat ik hiermee de kans kreeg
om het onderzoek dat ik tijdens mijn studie uitvoerde1 en het
artikel dat ik hierover publiceerde2 nu daadwerkelijk in praktijk
te brengen. In het eerste kwartaal van 2014, toen ik midden in
deze samenvoegingsperikelen zat, kwam het verzoek of ik ook
projectleider van de samenvoeging van het HGA met het
gemeentearchief Leidschendam-Voorburg (GALV) wilde worden.
Daar hoefde ik niet lang over na te denken. Ik was inmiddels al
aardig door de wol geverfd en bedreven geworden in het
laveren tussen conflicterende karakters, het coördineren van
verhuizingen en het bedenken van pragmatische oplossingen.
De eerste stappen moesten echter al binnen één maand worden
gezet en op 1 januari 2015 moest deze samenvoeging een feit
zijn. Met dit in mijn achterhoofd ben ik direct nadat ik gevraagd
was op mijn fiets gesprongen en naar Voorburg gefietst om naar
de drie nieuwe collega's van het gemeentearchief Leidschendam-
Voorburg te gaan en kennis met hen te maken, gewoon even bij
een kopje koffie. Persoonlijk contact is belangrijk. Oprechte
belangstelling ook. Hiermee was stap 1 gezet.
Tijdens mijn onderzoek halverwege de jaren 90 bleek dat er
een aantal struikelblokken in een fusieproces zijn, die niet
moeten worden onderschat. Dit zijn onder meer planning en
financiën, het al eerder genoemde personeel en de identiteit
van een instelling. Dit is hoe ik hiermee omgegaan ben.
Wanneer er geen duidelijke opdrachtgever is en geen project
leider is die het proces coördineert, bespreekt en stuurt waar
nodig, wordt het lastig om deadlines te halen. De juiste mensen
36
201 5 nummer 4
