Choreograaf
Uit: 'Digitaal archief, kunnen we het aan?'
verschillende belangen bij onderzoek binnen het wetenschap
pelijke werkveld.
De wetenschap heeft de afgelopen decennia een prominentere
rol gekregen in onze samenleving. De resultaten van weten
schappelijk onderzoek bepalen steeds meer het beleid binnen
allerlei domeinen in de maatschappij. Er wordt daarbij grote
waarde gehecht aan de betrouwbaarheid van onderzoeksresul
taten. Recente gevallen van fraude in wetenschappelijk onder
zoek en de toegenomen mogelijkheden om digitale data te
onderzoeken, genereren meer aandacht voor de wijze waarop
er met onderzoeksgegevens wordt omgegaan.
Toch is er vanuit de archiefwetenschap relatief weinig onder
zoek gedaan naar deze specifieke problematiek of naar de
betekenis van wetenschappelijke onderzoeksarchieven. Dit
onderzoek draagt bij aan een archiefwetenschappelijke onder
bouwing van beleid voor onderzoeksarchieven. Het records
continuum model geeft vier invalshoeken op de functies van
archiefdocumenten in relatie tot doelstellingen en regels binnen
het wetenschappelijk werkveld.
Het records continuum diagram van de Australische archief
wetenschapper Frank Upward is daarbij een bruikbare analytische
tool gebleken. Dit contextmodel kan ook binnen andere
domeinen bijdragen aan een afgewogen oordeel bij de
waardering van verschillende typen archiefbescheiden.
Archiefzorg; archieven
Kirsten van Opijnen, Archiefzorg. Onderzoek naar het
ontstaan, (her)gebruik en interpretatie van het begrip
Van Opijnen onderzoekt de betekenis van het begrip archiefzorg.
Hoe, wanneer en waarom wordt het begrip gebruikt en
geïnterpreteerd? Als cesuur neemt zij de drie archiefwetten,
vanuit de aanname dat archiefwetgeving invloed heeft gehad
op het begrip archiefzorg. Startpunt van het onderzoek is de
oprichting van de Vereniging Archivarissen Nederland in 1891.
In de eerste periode betekent zorg voor archieven eenvoudig
het bewaren van de archieven. De Archiefwet van 1918 regelt
de archiefzorg in grote lijnen voor overgebrachte archieven van
overheidsorganen. De overheidsorganen regelen de archiefzorg
voor de eigen dossiers.
De Archiefwet 1962 regelt de zorg en verantwoordelijkheid voor
het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden.
Het beheer, het uitvoeren van de archiefzorg, wordt gedelegeerd
aan ambtenaren. De gemeentearchivaris houdt toezicht op het
beheer door de ambtenaren. De Archiefwet 1962 brengt ook de zorg
over niet-overgebrachte archiefbescheiden onder haar werking.
In de Archiefwet 1995 worden de begrippen zorg en beheer
toegevoegd aan de begripsomschrijvingen. Voor het eerst wordt
de zorgdrager in de wet opgenomen. De zorgdrager krijgt
verantwoordelijkheid over en de vrijheid om de archiefzorg uit te
voeren. De bestuurlijke lagen worden complex. Naast gemeenten
ontstaan regio's, herindelingen en samenvoegingen, waarbij de
borging van archiefzorg een lage prioriteit krijgt.
Achteraf gezien blijkt de toevoeging 'ongeacht de vorm' de
belangrijkste wijziging in de wet, want dat opent de deur voor
digitale archiefbescheiden.
Archiefwezen; digitaal werken; archiefvormende
overheidsorganen; records management
Josine van Yperen, Digitaal archief, kunnen we het aan?
Een onderzoek naar hoe het archiefwezen een dynamische
organisatie als een gemeente in tijden van verandering
beïnvloedt
Om met de conclusie in huis te vallen: het archiefwezen is de
aansluiting op de archiefvormende overheidsorganen in de
omslag naar digitaal werken kwijt. In elk geval in 2013 en in
Haarlem.
Van Yperen brengt de situatie in Haarlem in kaart met rapporten
van de archiefinspectie en de RODIN-toets. Via deskresearch
onderzocht zij het archiefwezen in deze tijd van verandering en
analyseerde het aanbod van vakliteratuur voor de archivaris.
Tot slot interviewde zij enkele bestuurders van de gemeentelijke
organisatie, de gemeentearchivaris en de archiefinspecteur.
Het onderzoek is verpakt in een dansmetafoor en dat werkt
verfrissend. De choreograaf (toezichthouders), het theater
(het archiefwezen) en de dansers (componenten van het
archiveringssyteem) tonen hoe het een het ander beïnvloedt,
bijstuurt en ondersteunt.
Van Yperen concludeert dat het archiefwezen meer moet sturen
op modernere wet- en regelgeving. Er schort veel aan de
instrumenten voor een goed (digitaal) archiefbeheer. De manier
waarop het archiefwezen invloed uitoefent op de archiefvormende
organen is niet praktisch, niet passend en niet effectief. Makers
van normen, standaarden en handreikingen moeten zich meer
verdiepen in wat er gebeurt op 'de vloer' en luisteren naar de
behoefte vanuit de praktijk. Het archiefwezen is erbij gebaat
zich te richten op de archiefvormers in plaats van de historische
centra en archiefbewaarplaatsen. De veranderende organisatie
met digitale werkprocessen en dito archiveringssysteem zijn
dermate complex dat de praktijk er eigenlijk niet uitkomt.
Wetenschap en opleiding moet hierop inspringen.
Marieke de Haan coördinator Archiefschool, Hogeschool van
Amsterdam.
nummer 4 201 5 31
