Hannie Kool-Blokland Column
Onesie
Zoals misschien bekend, heb ik wel wat met de verkiezing
'Woord van het Jaar'. Het aardige daarvan is dat aan de
hand van één woord een vaak langlopende discussie of
een belangrijk item in ons land wordt weergegeven. Je
hebt meteen 'beeld'. Dat is eigenlijk ook wel een beetje
onze archieftaak, om de afspiegeling van de samenleving
te kunnen tonen in onze archieven, zodat later een tijd kan
worden gereconstrueerd of in ieder geval geïnterpreteerd.
Dat laatste is een discussie apart, maar daar wil ik het nu
even niet over hebben.
Met de dagobertducktaks - de winnaar - heb ik niet zoveel
van doen, helaas, al hopen we wel dat de doelgroep die
die taks moet betalen bij zijn erflatingen ook aan het
archief denkt. Ons goede voornemen is om daar actiever
achteraan te gaan. We hebben echter wel ons kerstdiner
vastgelegd met een selfiestick, we hebben last gehad van
de flitsmarathon, zien de vergeetverzoeken langskomen en
maken schaamteloos gebruik van het pakkenproletariaat
(hoogopgeleide mensen voor wie geen werk op hun eigen
niveau beschikbaar is en daarom op alle andere banen
solliciteren). Vooral voel ik iets bij de onesie. Overdrach
telijk dan wel.
Na de gemeenteraadsverkiezingen nodigen we altijd de
nieuwe raden uit om ze te laten zien wat het archief doet.
Dit keer hebben we ons helemaal gericht op het e-depot
en de noodzaak van digitale langdurige bewaring. Vroeger
zei ik altijd: de duurzame bewaring, maar iedereen denkt
daarbij aan groene stroom. En iedere keer weer word ik
verrast door het feit dat raadsleden - maar eigenlijk heel
veel andere mensen - totaal niet aan deze moderne
archieftaken denken. Ze zien het archief nog vaak als een
museum voor papieren documentatie. De rol in modern
informatiebeheer en -bewaring moet echt onder de
aandacht worden gebracht. Het feit dat én papieren archief
én digitaal archief allebei over informatie gaan en dat het
allebei taken van een archiefdienst zijn en allebei in de
Archiefwet zijn begrepen, is nog niet overal geland. Terwijl
wij benadrukken dat het één taak is, een onesie, ziet men
het nog vaak als geheel verschillende uitingsvormen van
cultuur en van informatie. Dat komt vaak ook wel omdat bij
overheden een archiefdienst onder de verantwoordelijkheid
van de wethouder Cultuur valt, terwijl het informatiebeheer
aan een andere wethouder is toebedeeld. Dit betekent dat
beide partijen samen moeten werken en een gedeelde
visie dienen te ontwikkelen. Dat is lastig.
Voor het Zeeuws Archief als niet-koploper in het e-depot
wordt 2015 een belangrijk jaar. Dan gaan wij ook met
pilots beginnen en komt de definitieve aansluiting bij het
e-depot. We hebben veel profijt van de eerdere pilots die
de koplopers hebben gedaan en het helpt dat langzamer
hand ook in gemeenteland er meer aandacht komt voor de
noodzaak van langdurige bewaring. Maar we hebben nog
steeds veel zendingswerk te doen. Het feit dat de VNG het
Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)
heeft aangenomen, is afgelopen jaar een belangrijke stap
geweest. Het zou heel erg dienstig zijn wanneer het IPO
ook de provincies kan mobiliseren om een actieve rol in het
langdurig bewaren van informatie te gaan spelen. Daartoe
is het TMLO onmisbaar op weg naar volledige digitalisering
en bewaring. Een actieve participatie is van belang, evenals
het bewustzijn dat samenwerking ons verder kan brengen.
Zowel provincies als gemeenten zullen het TMLO moeten
inbedden in hun informatiebeheer. De informatiearchitectuur
dient op de duurzaamheidseisen (lees: langdurigheid) te
zijn afgestemd, en hun DMS dient het digitaal archief te
kunnen overbrengen naar het e-depot volgens de richt
lijnen metadata.
Het wordt voor ons een spannend jaar waarin wij veel
zullen leren, samen met gemeenten en provincie. Het
wordt voor ons een jaar waarin de papieren en digitale
archieftaak als eenheid zichtbaar zal worden. De Archiefwet
als onesie.
Hannie Kool-Blokland voorzitter KVAN en directeur Zeeuws
Archief.
40 2015 nummer 1
