Verbinden van cultureel erfgoed
(Referentie)architectuur voor archiefinstellingen
Informatiearchitectuur in drie lagen
Data en metadatalaag
[wct-fn ragflgrving]
bewaren, dat wil zeggen langer dan 7 jaar, algemene bedrijfs
gegevens, fiscale gegevens, medische gegevens (tot wel 40
jaar) en milieugegevens. Dit vereist een bewaarstrategie en een
goede digitale beheeromgeving.
Naast het kunnen voldoen aan wet- en regelgeving is het ook
van belang dat een organisatie verantwoording af kan leggen.
Dit wordt hier aangeduid met 'accountability': de erkenning van
de verantwoordelijkheid voor beleid, besluiten, producten,
acties en transacties, en de verplichting om te rapporteren en
verantwoording af te leggen voor de daaruit voortvloeiende
gevolgen. Een goede informatievoorziening is de basis voor
accountability. Transparantie ten slotte, is een optelsom van
compliancy, accountability en bedrijfscultuur. Als een organisatie
voor het archiefbeheer voldoet aan wet- en regelgeving en de
informatievoorziening op orde heeft, dan bepaalt de bedrijfs
cultuur of die informatie ook actief openbaar wordt gemaakt.
Een ontwikkeling is dat overheidsorganisaties door uitplaatsing
onder de Wet openbaarheid van bestuur of door overbrenging
eerder dan de uiterlijke termijn onder de Archiefwet, hun
archief actief openbaar willen maken na afsluiting van het
werkproces. Een andere reden voor 'uitplaatsing' is, dat
archiefvormers ontzorgd willen worden op het gebied van het
leesbaar houden van informatie.
Bij het Noord-Hollands Archief werd onlangs een biografie
gepresenteerd van de 17e-eeuwse Haarlems-Amsterdamse
schilder en vrijdenker Torrentius. Het tumultueuze leven en de
vrijzinnige opvattingen van deze kleurrijke figuur brachten hem
enkele malen voor de rechter. Naast het recente boek is
informatie over deze man dan ook te vinden in rechterlijke
archieven. Het enige overgebleven schilderij hangt in het
Rijksmuseum. Er zijn eerdere boeken geschreven, kranten
artikelen bij het verschijnen van die boeken en er is een
website. Zou het niet geweldig zijn als de bezoeker van de
lezing van het Noord-Hollands Archief al die bronnen in één
keer tot zijn beschikking kan krijgen? Het aan elkaar verbinden
van vele soorten cultureel erfgoed, waarbij archiefmateriaal,
informatie over en foto's van schilderijen, krantenartikelen en
boekinformatie in één keer doorzocht kunnen worden, is de
toekomstvisie van de sector cultureel erfgoed.
Figuur 1: model voor transparantie.
De geschetste ontwikkelingen in de wereld van cultureel
erfgoed en rondom records management in de digitale wereld
gaan door, ondersteund door en soms gedreven door steeds
nieuwe technologie. Ook de hiervoor benodigde (referentie-)
architectuur is nog in ontwikkeling. Voor sommige 'uitdagingen'
hebben we ook nog geen oplossing. Enkele belangrijke
uitgangspunten zijn gaandeweg wel duidelijk geworden.
Die worden hieronder geschetst.
We onderscheiden architectuuruitgangspunten in drie lagen:
De onderste laag is de laag van de data (zoals digitaal
archiefmateriaal en digitale kranten) en de metadata (zoals
beschrijvingen van archief, van foto's en schilderijen). In de
eerste versie van de Enterprise Architectuur voor archief
instellingen lag de nadruk op deze laag.
Een belangrijke infrastructurele component voor RHC's en
Nationaal Archief in deze laag is het e-depot. Dit is een
bewaarplaats voor digitaal materiaal. Dit e-depot wordt
beheerd door het Nationaal Archief. Alle RHC's kunnen er
gebruik van maken. Het e-depot kan een aantal belangrijke
taken uitvoeren, zoals het signaleren dat bepaalde bestands
formaten dreigen te verouderen en het omzetten van deze
'bedreigde formaten' naar gangbare formaten, met
vertrouwde migratietools.
Belangrijk is dat het e-depot ook gebruikt kan worden voor
'uitplaatsing' van archief. Bij uitplaatsing wordt het e-depot
gebruikt om al materiaal te beheren dat nog niet archiefwet-
telijk is overgebracht naar de archiefinstelling, maar dat wel
lange tijd - duurzaam - bewaard moet worden. Op die manier
kan een RHC de dienst 'uitplaatsen van archief' aanbieden
aan haar archiefvormers.
De middelste laag, de verbindingslaag, bevat aggregaties van
metadata over eigenaren heen (bijvoorbeeld archiefinstellingen,
archiefvormers). De aggregaties bevatten verwijzingen naar
de plaats waar de data in te zien is. De aggregaties kunnen
verrijkt worden door automatische en semiautomatische
relaties tussen de objecten en collecties te leggen. Een
voorbeeld van verrijken is het aan elkaar relateren van
begrippen door bijvoorbeeld thesauri en ontologieën.
Voorbeeld: als in een VOC-stuk sprake is van een brigantijn
dan zul je dit niet vinden met de zoekterm 'schip', maar wel
als je de verbinding legt met een ontologie waarin is
vastgelegd dat een brigantijn een bepaald type schip is.
Ontologieën worden vaak opgezet en onderhouden door
interessegroepen, bijvoorbeeld de Molenstichting. Het moet
mogelijk zijn om van dergelijke externe ontologieën gebruik
te maken. Linked open data-technologie maakt dit ook
technisch makkelijker.
De bovenste laag, de presentatielaag, bestaat uit de
publieksinterfaces: de producten en diensten zoals websites
en apps.
Voor alle drie de lagen is een aantal uitgangspunten - principes -
te formuleren. Enkele belangrijke worden hieronder genoemd.
De data kan fysiek opgeslagen zijn op verschillende plaatsen.
Waar data is opgeslagen, zal er primair voor gezorgd moeten
cultuur
H:i:n:|ili,njLf
LLH.'-munliihil iCy
tinformntic huishond ing)
transparantie
nummer 1 2015 17
